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Puntos clave

• El rediseño de una cafetería debe partir de los valores de la marca, no de los colores ni del mobiliario
• La afluencia de clientes es el factor más subestimado en el diseño de una cafetería
• El flujo de trabajo del personal pasa desapercibido cuando todo funciona, pero resulta costoso cuando no es así
• La flexibilidad en la distribución permite realizar ajustes a medida que cambia el comportamiento de los clientes

El rediseño de una cafetería puede ser un elemento determinante de la identidad de un negocio. Cada vez más, los propietarios de cafeterías están renovando sus espacios para mejorar la experiencia del cliente. Por eso, es necesario reflexionar detenidamente sobre el concepto, la distribución de los asientos, la carta y el flujo de trabajo del personal.

“El espacio físico es la materialización de la marca y el diseño interior suele reflejar la identidad de la misma”, afirma Dustin Khan, director de ventas y marketing de Cloud Picker Coffee en Dublín, Irlanda, finalista en la edición europea de los Global Coffee Awards 2025.

“Puedes actualizar tu logotipo, renovar tu empaque o volver a entrenar a tu equipo en el tono de voz, pero si alguien entra en un espacio que sigue teniendo el mismo aspecto y transmitiendo la misma sensación que su versión anterior, el rediseño no ha surtido efecto”.

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¿Por qué rediseñar una cafetería?

Las cafeterías rediseñan sus espacios por varias razones: para optimizar el espacio de trabajo, para respaldar un cambio de imagen o una renovación de la marca, o simplemente porque el interior necesita una actualización.

En un mercado competitivo, mejorar la experiencia del cliente es una motivación igualmente importante. Starbucks está haciendo precisamente eso, recuperando elementos de épocas anteriores, como sofás cómodos, una iluminación cálida y un ambiente más acogedor, como parte de una estrategia de cambio más amplia.

Los pequeños detalles también importan y a menudo son los que requieren más reflexión. Además, constituyen una de las formas más claras que tiene una marca para expresar sus valores.

“Los pequeños detalles exigen plantearse preguntas más profundas: ¿para qué sirve este espacio? La ubicación de una papelera, la altura de una estantería, por dónde pasan los cables o simplemente un pequeño espacio vacío, son invisibles cuando se hacen bien”, afirma Dustin. “Solo te fijas en ellos cuando están mal”.

En Cloud Picker, esos detalles incluyen un grifo para rellenar botellas de agua, agua gratuita y proyectores que hacen referencia a la historia cinematográfica de la cafetería de Pearse Street, construida en 1824 y remodelada como cine en 1920.

Loïc Installé, propietario de Belga & Co., con cafeterías en Bruselas y Amberes, adopta un enfoque similar. “Lo que quieres es que los clientes y el personal se sientan como en casa y ofrecerles la experiencia de primera calidad que buscan”, afirma. “Tazas de porcelana de calidad, un buen sistema de sonido, una iluminación adecuada. Estos son los detalles que al principio no se notan, pero que después calan hondo y te hacen volver”.

La identidad de marca es lo primero

Rediseñar un espacio para que refleje la identidad de marca de una cafetería está directamente relacionado con la experiencia del cliente. 

Para Cloud Picker, el rediseño de un local supone una oportunidad para armonizar todos los elementos. “De este modo, el espacio pasa a formar parte de la historia, en lugar de contradecirla”, añade Dustin.

Aliaksandra Sonets, directora de marketing de The Miners, una cadena de cafeterías y tostadurías de especialidad con presencia en República Checa, España, Polonia, Eslovaquia, Austria y Países Bajos, sostiene que el diseño de interiores por sí solo no es suficiente para mantener la relevancia de una marca. Según ella, una renovación es siempre un proceso más complejo.

“Para mí, el interior refleja ideas. Es una herramienta de comunicación, una forma física de expresar y reforzar los valores, las ambiciones y la identidad de una marca”, afirma. “Las decisiones de diseño no deberían partir de cuestiones sobre colores, mobiliario o materiales. Deberían partir de preguntas sobre lo que representa la marca, cómo quiere ser percibida y qué tipo de experiencia quiere crear”.

¿Cuál es un buen punto de partida para rediseñar una cafetería?

Un punto de partida habitual es la distribución física: el espacio para los clientes, los asientos y el flujo de personas deben estudiarse con detenimiento. A medida que crecen los negocios, también lo hacen las exigencias sobre sus espacios. El volumen aumenta, los menús cambian y se renueva el equipamiento, cada factor altera la forma en que debe funcionar un espacio.

“El flujo de clientes es lo que más se subestima y lo más difícil de predecir”, afirma Dustin. “Se puede planificar durante la construcción: dónde crees que la gente hará fila, dónde esperará y cómo recogerá su pedido. El comportamiento real es más caótico y la gente es impredecible. Necesitas un diseño flexible porque tendrás que ajustarte a los patrones de los clientes, a las horas pico o a los cambios en el servicio”.

Loïc ha comprobado que pequeños cambios pueden marcar una diferencia significativa. Según cuenta, trasladar el panel del menú al otro lado de una de sus tiendas cambió notablemente la dinámica de las interacciones entre los baristas y los clientes. 

“También, debes pensar en detalles como las tomas de corriente y el espacio para dejar bolsos y abrigos”, añade.

El flujo de trabajo del personal tiene la misma importancia. Si los baristas no pueden moverse con eficiencia o el equipo está mal ubicado, los tiempos de espera aumentan y el servicio se resiente. “Servicio lento, bebidas inconsistentes, gente moviéndose por todas partes, personal estresado”, dice Dustin. “El flujo de trabajo es invisible cuando funciona bien y muy visible cuando no lo hace”.

Aliaksandra lo plantea como una extensión de la experiencia del cliente. “Incluso sin darse cuenta, los clientes interpretan inconscientemente el espacio: ¿es luminoso u oscuro?, ¿ruidoso o tranquilo?, ¿la música es agradable?, ¿se sienten invitados a acercarse a la barra?”, explica. “Planificamos cuidadosamente los movimientos del barista paso a paso para que su flujo de trabajo sea lo más cómodo, lógico y eficiente posible”.

Consejos prácticos y directrices para rediseñar una cafetería

El rediseño de una cafetería puede ser principalmente estético o más sustancial, pero, en cualquier caso, Aliaksandra recomienda empezar con un concepto pensado para largo plazo.

“Cuando damos forma a una nueva cafetería, la diseñamos con un concepto que debe funcionar durante al menos diez años, que suele ser la duración estándar de un contrato de alquiler para una cafetería”, afirma.

Su consejo práctico es ir de lo general a los detalles más pequeños, dando prioridad a la ubicación y al local. A partir de ahí, el proceso consiste en escuchar con atención y plasmar la visión de la marca en un espacio que resulte auténtico para la ubicación y para el negocio.

El punto de partida de Dustin es la honestidad. “Antes de comenzar cualquier proyecto, los propietarios deben tener clara su identidad de marca y los recursos de los que disponen”. “Revisa cómo se utiliza realmente tu espacio, no cómo pretendías que se utilizara, y diseña a partir de ahí”, aconseja.

“Habla con el personal”, añade, “ellos saben dónde están los problemas. Incorpora flexibilidad, porque el flujo de clientes te sorprenderá. Mantén la funcionalidad y la estética en estrecha consonancia en todo momento: un espacio que tenga buen aspecto pero que funcione mal pasará factura al negocio día tras día”.

No se trata de seguir una plantilla

Los locales de Cloud Picker en los aeropuertos ilustran bien estos aspectos. Cada ubicación se trató como un proyecto independiente, en lugar de como una plantilla. “Las expectativas de volumen en una terminal internacional no son las mismas que en una regional y el presupuesto tenía que reflejar lo que el espacio podía aportar de forma realista”, explica Dustin. “Trabajamos en cada aspecto del proyecto por separado: distribución, flujo de trabajo, ubicación del equipamiento”.

Loïc destaca que el rediseño de una cafetería supone una oportunidad para aprender de los errores anteriores, ajustar el flujo de trabajo y replantearse la experiencia del cliente. “El fregadero que puede parecer útil en un local quizá debería trasladarse al otro lado”, afirma. “Aunque esto es algo que solo sabrán tus baristas”.

Rediseñar una cafetería va más allá de la estética y de exhibir una llamativa máquina de espresso. Es importante tener en cuenta el flujo de trabajo del personal, la eficiencia operativa y el propio espacio físico. 

“Se trata de entender qué debe mantenerse, qué debe evolucionar y cómo crear una mejor experiencia para todos los que cruzan la puerta”, concluye Aliaksandra.

Preguntas frecuentes sobre el rediseño de una cafetería

¿Cuándo debería una cafetería plantearse un rediseño?
Un rediseño tiene sentido durante un cambio de imagen de marca, cuando la distribución ya no se adapta a cómo el personal y los clientes utilizan el espacio o cuando han aumentado las exigencias operativas, como cambios en la carta o mejoras en el equipamiento.

¿Por qué es tan importante el flujo de trabajo del personal en el diseño de una cafetería?
Un flujo de trabajo deficiente aumenta los tiempos de espera, genera inconsistencias y somete al personal a una presión innecesaria. Un flujo de trabajo mal diseñado resulta inmediatamente visible para los clientes, mientras que uno bien diseñado pasa totalmente desapercibido.

¿Por dónde debe comenzar el proceso de rediseño de una cafetería?
Hay que empezar por los valores de la marca y la ubicación física, no por la estética. Es importante comprender qué representa el negocio, cómo se mueven los clientes por el espacio y qué necesita el personal para trabajar de forma eficiente. Todo lo demás, incluidos los colores, el mobiliario y los materiales, debe derivarse de esas decisiones.

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Crédito de las imágenes: The Miners, Cloudpicker Coffee

Traducido por Almudena Torrecilla Aznar. Traducción editada por Alejandra Soto.

PDG Español 

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