20 de junho de 2020

Como Abrir sua Própria Cafeteria de Café Especial

Chegou a hora: você conseguiu o capital inicial, fez um plano de negócios e está pronto para mergulhar de cabeça e abrir sua própria cafeteria de café especial.

Porém, como começar? O que você deve levar em consideração para o layout do seu café? E quando devemos considerar questões como infraestrutura, capacidade, custos e menu? Quanto equipamento e estoque você deve adquirir?

Eu conversei com Richard Sandlin, Gerente Geral do The Crown: Royal Coffee Lab & Tasting Room, e também com Brandon Lowder, Gerente de Desenvolvimento de Projetos do Blue Bottle, para obter alguns conhecimentos específicos da indústria na abertura de cafés. Eis o que eu descobri.

Leia em espanhol: Cómo Abrir Tu Propia Tienda De Café De Especialidad

Crédito: Suzana Scott

Planejamento Antecipado

Talvez você já tenha um conceito para seu futuro café. No entanto, como traduzir isso para a realidade?

  • Colaboradores & Contratados

Não importa o seu orçamento, você não pode fazer isso sozinho. De eletricistas a fabricantes de equipamentos, você terá que trabalhar com outras empresas. Richard aponta a importância de ter as pessoas certas no seu time. É importante considerar não apenas a qualificação deles, mas também seu etos.

Como Gerente Geral do The Crown, da Royal, o futuro laboratório de café, centro educacional, espaço de eventos e tasting room de 260 m² em Oakland, Califórnia, ele recentemente teve que trabalhar nesta tarefa pessoalmente. Em adição aos cursos, às apresentações, entre outros, o The Crown permitirá ao público em geral aprender sobre café em uma instalação inspirada pelo café, incluindo até os baristas que servem suas bebidas.

Para ele, baseado na área da baía de São Francisco, a ideia de “café open-source” foi essencial. “Ao Sul, nós temos Facebook, Google, Apple, São Francisco e Twitter…”, ele informa. “Nós estamos cercados por esse conceito da indústria de tecnologia: a ideia de que você não é proprietário da sua informação ou do seu conhecimento, mas que você existe no mundo para fazê-lo melhor. E isso é uma grande parte do que nós queremos fazer com o The Crown.”

Ele buscou profissionais com um forte conhecimento da cultura open-source para trabalhar. Uma vez que eles já entendiam bem o objetivo, estavam mais bem capacitados para trabalhar juntos construindo o espaço físico apropriado.

Assim, questione-se o que quer criar, qual a filosofia que importa para você, e então busque os parceiros que lhe ajudarão a construir essa ideia. 

Crédito: Evan Gilman.

  • Tamanho & Localização do Café

Quão grande deve ser o seu negócio? Quantas opções deve apresentar no menu? De quanto equipamento e estoque precisará? Para trabalhar nas respostas para estas questões, é preciso considerar seu modelo de negócios, suas despesas acessórias e o que você pode realisticamente arcar.

Frequentemente, isso determina a localização.

Richard diz que “o valor da propriedade determina tudo. O valor do seu aluguel mensal irá ditar o número de xícaras que você deve prover e como será seu programa. Você deverá suprir, por exemplo, uma baixa rotatividade com sanduíches de ovos?”

Isso é onde o conceito do seu café irá se conectar. Brandon diz que “reconhecer a vizinhança onde está é fundamental. O café será um lugar grande e espaçoso onde as pessoas virão, sentarão e apreciarão seu café? Será que o local é um distrito comercial onde as pessoas se deslocarão rapidamente?”

“Há um compromisso aqui: quanto maior o espaço, mais duro sua equipe terá que trabalhar para manter o espaço.”

De fato, Brandon conta que seu principal conselho para os futuros proprietários de um café é que pesquisem a vizinhança. “Faça seu dever de casa. Vá pessoalmente e passe um dia inteiro andando pela vizinhança…”

“Eu trabalhei com pessoas que diziam: ‘vá e faça isso, descubra aquilo’. Porém, eu fazia meu próprio dever de casa nos bastidores e então, em paralelo, falava com as pessoas que foram contratadas para me ajudar a estabelecer um lugar novo”.

Leia também: Por que o Leite Forma Espuma e Como Isso Afeta o seu Café?

Crédito: Evan Gilman.

O Espaço do Café

Uma vez que você tenha parceiros e a localização de seu café, é hora de começar a planejar o seu layout. Contudo, enquanto tudo deve suportar sua visão, os pequenos detalhes são frequentemente de natureza mais mundana. Vamos dar uma olhada em alguns pontos práticos a considerar:

  • Infraestrutura e Utilitários

“Essas quatro coisas, encanamento, drenagem, gás e eletricidade… são as mais importantes que ditarão seu design”, diz Richard.

As utilidades básicas impactam tudo, desde o planejamento de onde ficarão a entrada e a saída até onde ficará a máquina de espresso. Pegue um pedaço de papel e comece a mapear essas coisas.

Assim que o fizer, você perceberá que estará planejando onde irão as cadeiras, onde as luminárias serão necessárias e irá tracejar onde se localizarão suas caixas de energia elétrica, onde localizar as tomadas elétricas, onde será o banheiro e como o encanamento passará pelo estabelecimento…

E a partir daí, você pode pensar como isso funcionará com o seu conceito de café.

“Portanto, nosso foco foi primeiro definir onde se entra, e isso ditou todo o resto”, de acordo com Richard. “Isso determinou onde ficaria o caixa, o tipo da máquina de espresso que usamos, o fluxo do bar, etc., etc.”

“Bom, isso é um pouco mais que a média das cafeterias, mas a ideia sobre o ponto de partida foi como queríamos que as pessoas entrassem no prédio, e o que gostaríamos que elas vissem primeiro. As primeiras impressões são realmente importantes”.

Crédito Suzanna Scott.

  • Seleção de Equipamento

Que equipamento melhor se encaixará no seu conceito? “[Nossa companhia] gosta de buscar a peça de equipamento mais inovadora que há no mercado”, diz Brandon. Ele supervisionou numerosas expansões da Blue Bottle ao longo dos anos.

Ao mesmo tempo, não se trata apenas de inovar pela inovação em si.  “Muito disso é sobre o que esta… localização falará ao consumidor”, ele continua. “O nosso primeiro café é um exemplo. Nós queríamos que aquele café tivesse uma aparência fluida, aberta”. Assim, nós especificamente adotamos máquinas de espresso discretas, do tipo que amplia o espaço”.

Em seguida, é importante considerar a instalação: onde ficará a máquina, quão frequentemente precisará de manutenção e se as opções de manutenção são acessíveis, assim como a forma com que ela interage com o espaço e outros equipamentos no balcão.

“É também sobre funcionalidade e como ela irá se sustentar”, salienta Brandon. Para um café com um influxo constante de clientes, é importante ter em mente a taxa de depreciação do equipamento bem como a reposição e manutenção da tecnologia.

Crédito: Evan Gilman.

  • Armazenamento

Você não pode se dar ao luxo de negligenciar o espaço de armazenagem, seja ele para o seu café, estoque ou equipamento, o que pode acabar preenchendo potenciais áreas úteis de superfície.

“Se vocês pensarem sobre os cafés que adoram na cidade onde vivem, versus aqueles que vocês não gostam”, diz Richard, “minha suposição é que, claro que o café precisa ser bom, mas isso talvez tenha a ver com o fato de que há caixas grandes, feias e volumosas por todos os lados”.

“E se você tem um design e estética brilhantes, mas não consegue esconder (as caixas) porque não planejou os seus utilitários, isso põe tudo a perder.”

Richard contou que essa foi uma consideração importante para o The Crown. “Todo equipamento grande e volumoso seria escondido, com exceção da máquina de espresso…[e] você não verá os cabos elétricos. Toda a drenagem passará sob o piso.”

O balcão de café deles é composto de cinco seções curvadas, cada qual é um carrinho separado. Isto significa que os carrinhos podem ser movidos, criando novos espaços e novas experiências. No entanto, isto não quer dizer que você irá tropeçar em uma trilha de fios. “Cada um desses carrinhos é alimentado por uma caixa de doze por doze polegadas debaixo do nosso piso de concreto e que contém nosso encanamento, eletricidade, CO2, N2 e nossa drenagem… isso nos dá flexibilidade infinita.”

Crédito: Suzanna Scott.

A Experiência do Cliente

O layout do café não é apenas sobre a função dos seus utilitários. Deve também assegurar que os clientes tenham a melhor experiência possível.

  • Fluxo da Clientela

Como os clientes irão transitar pelo seu espaço?  Você está provendo sinalização e pontos de contato suficientes? Há uma direção de fluxo evidente? Há algum gargalo? Há assentos ou espaço suficientes para esperar de pé enquanto se espera o café para viagem?

Brandon e o time da Blue Bottle levam essas questões a sério. “Nós estudamos muito onde colocar, por exemplo, as portas de entrada e de saída”, disse Brandon, “e então, onde seria a localização ideal para os pontos de venda, considerando ainda como as pessoas formariam as filas em relação ao local de retirada dos pedidos.”

O modelo da Blue Bottle, continua ele, tende a ter o ponto de venda no extremo esquerdo do balcão retangular, bem de frente à entrada, com clientes se movimentando no sentido horário da fila até a metade do balcão onde os pedidos são entregues. Se a entrada fosse mais à esquerda do ponto de venda, mesmo que só um pouco, gargalos poderiam ocorrer dificultando o trânsito de clientes e da equipe.

“[As coisas] se complicam a partir daqui”, diz ele. “Então você precisa começar a pensar sobre coisas como, posso colocar nossa mercadoria aqui para conduzir a fila? Devo colocar organizadores de fila (pilares e cordas) para guiar a fila?

Richard também destaca a importância do acesso para pessoas com deficiências. Com sede nos Estados Unidos, o The Crown observa as regulações definidas no American Disability Act, que Richard descreve como sendo “um importante conjunto de leis que orientam bastante o código de construção. Ele determina que os assentos acessíveis sejam parte da experiência geral.”

Enquanto os requisitos legais variam de país para país, a acessibilidade é uma importante consideração. Como uma pessoa em cadeira de rodas circulará pelo seu espaço? Como uma pessoa com visão ou audição limitadas irá interagir com o menu ou saber quando o seu pedido de café estiver pronto? Haverá algum com limitação na fala? Dificuldade de aprendizado? Todas essas pessoas apresentam desafios diferentes, então talvez valha a pena falar com um especialista para evitar deixar passar algo.

Afinal de contas, como Brandon enfatiza, isso não é apenas sobre seguir a lei ou aumentar lucros. “É sobre fazer a coisa certa.”

  • Menus

Quer você ofereça serviço de mesa ou de balcão, os clientes devem ter a chance de considerar o menu antes de chegar no caixa. Isso prevenirá congestionamentos.

Os menus não devem ser prolixos ou muito complicados: opções simples ajudarão os clientes a fazerem a escolha certa. Isso não significa que você não possa incluir detalhes como o terroir ou o método de processamento. No entanto, é melhor fazer de uma forma que não sobrecarregue o cliente. Considere quem eles são, o quando eles sabem, e o que sua marca os oferece.

Por exemplo, no futuro Tasting Room do The Crown, Richard tomou uma decisão ousada que ele sabe que não funcionaria em muitas cafeterias tradicionais. Ainda assim, é a perfeita demonstração do que The Crown simboliza.

“Nós somos importadores de café verde”, diz ele, “[portanto] nosso menu terá o nome dos produtores de café em primeiro plano – e nenhuma bebida. Assim, ao acessar o prédio… você será recepcionado por um barista sorridente. Porém, não estará lá em letras grandes: espresso, cappuccino, latte, macchiato, nada do tipo. Em vez disso, [o menu] elevará os produtores de café que destacaremos e nenhum preço será listado.”

“Então, enquanto você se aproxima do caixa, lá estará o menu mais tradicional,” ele continua. “Como um importador de café verde que está buscando oferecer um tasting room (sala de prova) para destacar nossas ofertas de café, nós queremos inovar enfatizando a origem.”

Finalmente, considere outros produtos que os clientes poderiam comprar e como você pode dispô-los visualmente no caminho até o caixa. “Conforme (eles) caminham em direção ao primeiro ponto de venda, eles encontrarão mercadorias”, Brandon fala enquanto me conduz pelo layout da loja da Blue Bottle. “Nós posicionamos nossas opções de grab-and-goes e opções para viagem adjacentes ao próprio ponto de venda”.

Crédito: Evan Gilman.

Condições de Trabalho

É importante não apenas observar o bem-estar dos seus clientes pagantes, mas também da equipe do seu café todos os dias. Políticas de RH podem cobrir tudo, desde o bem-estar físico e financeiro até bem-estar emocional e crescimento na companhia – todas essas coisas, dizem Richard e Brandon, devem ter a mais alta prioridade.

“Ter um lugar de trabalho seguro é a coisa mais importante”, segundo Richard. “Como focar na ergonomia do barista: tendo tampers Puqpress, se você pode adquiri-los para ajudar os ombros do pessoal… e tem a ver com design do café, também. Como, a escolha do lugar para colocar a geladeira do leite irá mudar totalmente, radicalmente, o bem-estar físico de quem estiver no balcão”.

Brandon concorda. “Nós queremos fazer espaços lindos, elegantes, mínimos, mas também queremos fazê-los funcionais para nossos times limparem, assim eles não correrão 6 metros atrás do balcão para buscar as louças.

“Para nós, é sobre o que permite aos nossos baristas fazerem o trabalho de acordo com nossos padrões de treinamento de forma mais eficiente e ergonomicamente sustentável. Nós fizemos balcões no passado onde nossos baristas literalmente tinham que percorrer 4.5 m na ida e 4.5 m na volta para preparar as bebidas… não é a forma correta de dispor o espaço de trabalho.”

“É pegar aquele feedback e entregá-lo ao nosso time de design e repensar algumas dessas ideias. Nós até fizemos estudos sobre diferentes tapetes anti-fadiga!”

E segurança não se refere apenas sobre equipamentos e fluxo de trabalho. [Todo café] precisa de uma política clara de assédio sexual”, diz Richard. “É preciso ter uma política clara de igualdade de oportunidades de emprego e de anti-discriminação.”

Pequenas coisas podem ter um grande impacto. “Uma das [outras] coisas que tem sido realmente legal é a questão de que pronome a pessoa prefere”, conta Richard. “Não é tão difícil fazer essa pergunta;

não é difícil seguir a resposta. Contudo, isso talvez signifique muito para alguém e é algo que nós tentamos aplicar aqui”.

Embora coisas assim talvez sejam vistas como “senso comum”, políticas podem proteger a equipe, sinalizando-os que você irá levar questões de segurança a sério, e lhe ajuda a responder de forma confiante se houver algum problema.

Como Brandon diz, “Segurança do trabalhador… é simplesmente o que é ético e certo a ser feito. Certifique-se de que está construindo seu espaço para acomodar todos. E penso que, se você é realmente alguém que quer construir um café hospitaleiro e acolhedor, você simplesmente o fará. Isso não é sequer questionado.”

Há muito a levar em consideração antes de abrir sua cafeteria, mas um bom planejamento é a chave do sucesso. No final das contas, é mais fácil construir um bom café com boas políticas antes da abertura do que tentar consertar as coisas no segundo dia, segundo mês, ou mesmo, no segundo ano de operação.

Para Richard, tudo se resume a um meticuloso e bom design da cafeteria. Ele diz que uma vez definido, tudo o mais se encaixa naturalmente. Você quer que sua cafeteria trabalhe a seu favor, e não contra você. O design da cafeteria irá ditar coisas simples como a velocidade na qual aceita pedidos, a rapidez com que faz e serve o seu café.

“É custo extra de mão de obra, de tempo, é menos eficiente”, diz Richard. “Eu acho que o design do café é extraordinariamente importante.”

Portanto, faça sua pesquisa. Planeje seu layout, equipamento e espaço de armazenagem. E considere tanto a experiência do cliente quanto a do empregado. Os seus esforços serão futuramente recompensados.

Nota: Este artigo foi originalmente patrocinado pela Royal Coffee

Tradução: Sandra Sousa.

PDG Brasil

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