Sem dúvida, um dos grandes desafios para quem empreende é controlar e reduzir os custos, e nas torrefações isso não poderia ser diferente. Especialmente em um momento de retomada nos negócios, após a pandemia, reduzir os custos da torrefação ganha grande importância. Ter um café verde de qualidade, desenvolver uma torra com perfil incrível, conseguir atrair clientes… nada disso é suficiente se os gastos não estiverem sob controle.

Mas afinal, será que existe alguma medida que possa amortecer e ajudar nessa missão? Quais aspectos podemos considerar para que os custos não corroam todo o seu lucro?

Em uma conversa franca com profissionais escolados na tarefa de gerir uma torrefação, o PDG Brasil foi a fundo nesse assunto e trouxe aqui dicas que podem te ajudar a manter as rédeas nas mãos e não se perder entre números e dívidas.

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Papel e caneta na mão: é hora de planejar

Não vai faltar dever de casa para quem decide empreender. Caderneta a tiracolo, computador com pastas e planilhas mil sempre vão existir. E não tem jeito, pois pular etapas sempre resultam em um reflexo negativo futuro.

Então comece com papel e caneta nas mãos, para anotar todos os detalhes e compor com o máximo de cuidado e atenção todo o seu planejamento. Se necessário, não hesite em buscar ajuda profissional especializada, pois essa realmente é uma etapa bastante importante que pode afetar seu negócio a longo prazo.

Aqui trataremos do recorte do planejamento financeiro de uma torrefação. Segundo Paula Dulgheroff, sócia da empresa Mundo Café, Mundo Café Experience, e uma das criadoras do projeto Adote uma Microtorrefação, tudo começa com o conhecimento sobre sua matéria-prima, o café, e sua precificação de acordo com a qualidade do grão.

Para ela, a gestão do estoque, prazo de venda e prazo de pagamento devem ser coerentes entre si. “Depois da estrutura física 100% montada, o maior capital investido é o do estoque de café. Negociar prazos para compra pode ajudar com o capital de giro.”

“Sem contar que, um bom plano de negócio, bem estruturado, com diversidade de produtos e estratégia de vendas, são foco para o giro mais rápido do café torrado.”

Leonardo Gonçalves, que é barista, torrefador, caçador de cafés especiais e administrador do Café Ao Leu, sediado no Rio de Janeiro (RJ), reforça e confirma as palavras de Paula: “Coloque todos os custos no papel, e busque bons fornecedores sempre, que sejam seus parceiros e tenham o pensamento alinhado ao seu. Não se esqueça de entender seu mercado, e escolher o público que realmente deseja atender, mantendo foco sem se perder pelo caminho”.

No caso dele, que empreendeu desde o início com a abertura simultânea de uma torrefação junto com uma cafeteria, em espaços físicos diferentes por questão de logísticas de estrutura e localização, foi muito importante esse primeiro momento focado em planejamento, pois se tratava de um negócio com dois braços.

Apesar de parecer loucura essa abertura em dose dupla, Leonardo conta que considerando sua experiência no mercado de cafés que já vinha sendo construída antes de seu empreendimento, uma operação acaba ajudando a outra em termos de sustentabilidade financeira, e do negócio como um todo.

“A ideia é crescer devagar se for preciso, mas com uma base bastante sólida. A cafeteria por si só não se pagaria, então a torrefação veio para alimentar a cafeteria e também nosso conceito, enquanto a loja funciona como uma vitrine, nos tornando cada dia mais conhecidos pela qualidade e bom atendimento.”

Para ambos os entrevistados, considere que a estrutura financeira da torrefação precisa ser basicamente: 

• matéria-prima;
• custo operacional;
• embalagens;
• distribuição;
• tributos;
• marketing (lembrando muito do poder das mídias sociais nos dias de hoje. Não adianta você ter o melhor café do mundo, mas ninguém saber que ele existe);
• depreciação dos equipamentos.

Erros comuns, custos fixos e variáveis

Podem acontecer muitos erros durante a administração de uma torrefação, como em qualquer outro tipo de negócio, seja do mesmo segmento ou não. Mas, segundo Paula e sua experiência nesse mercado, um dos erros mais comuns é a precificação do produto final.

“É importante que o custo do produto seja entendido milimetricamente, para que o cálculo do preço de venda tenha um lucro verídico. Todos os custos operacionais devem ser calculados por gramas de café.”

“Cada torrefação tem uma realidade diferente. Os preços devem ser equalizados com a compra e custos específicos da torrefação, e não necessariamente de acordo com as gôndolas de mercado e/ou dos concorrentes”.

Leonardo comenta sobre os casos de torrefações e até mesmo cafeterias que já viu fechando por um erro bastante comum e muitas vezes resultado de uma pequena falha: precificação. Muitas vezes o empresário se precipita, baixa seus preços e cai em uma concorrência bastante injusta.

“Querer trabalhar com qualidade e ficar fazendo ofertas pelo preço baixo não funciona, afinal os custos do café especial são incomparáveis com relação aos cafés de outras categorias. Trabalhar com preço abaixo do que seu negócio precisa, pode te fazer fechar as portas. Não perca o foco, se mantenha dentro de seu mercado e planejamento inicial.”

É difícil pontuar exatamente quais são os custos fixos e variáveis, mas geralmente funciona assim:

• Custos fixos: estão relacionados à estrutura física da operação (aluguel, salário dos colaboradores, produtos de linha etc.);
• Custos variáveis: acompanham as mudanças de acordo com a produção (depreciação de equipamentos, emergências estruturais, efeitos da pandemia etc.).

Não deixe de se preocupar com detalhes importantes em sua torrefação:

• preço do café cru, que impacta diretamente na outra ponta da cadeia que é a sua venda;
• gestão de estoque, a fim de minimizar ao máximo gastos desnecessários;
• custo operacional;
• aproveitamento integral da matéria-prima, pensando sempre em minimizar ou até mesmo zerar o desperdício;
• tenha sempre um caixa a mais, uma “gordurinha financeira” para calçar eventuais percalços que possam surgir.

E por falar em desperdício, cada grama de café tem seu custo. Por exemplo, grãos podem cair no chão o tempo todo, mas cada um deles custa para sua torrefação. O cuidado com desperdício está totalmente relacionado à sustentabilidade financeira da empresa, implemente protocolos e padrões em sua produção para neutralizar o desperdício.

Gestão de estoque e de pessoas

Gestão de estoque e de pessoas, sejam elas sua equipe ou seus parceiros e fornecedores, é um aspecto importante no comando de uma torrefação ou negócio próprio.

Paula coloca como o primeiro passo para gestão do estoque: conhecer seu público, entendendo quais são os produtos de maior giro para então focar neles. Em paralelo, é necessário também entender da vida útil de cada matéria-prima de seu estoque e fazer o fluxo de saída de acordo com a vida de cada grão.

Para Leonardo, esse é sempre um grande desafio que precisa ser encarado com seriedade. Retome o caderninho de anotações ou planilha, controle e anote tudo que entra e sai em sua torrefação. Cada etiqueta, cada grama de café, embalagens, tudo importa.

Lembre-se também de entender sobre prazo de entrega, tempo de safra, época de compra, que impactarão diretamente nas suas tomadas de decisões de maneira mais assertiva.

Sobre sua possível equipe, busque pessoas que a tornem produtiva, que sejam ágeis e técnicas (considerando que conseguem manter padrões e respeitar processos e protocolos definidos por você, para criar consistência em todas as suas etapas internas de logística). Os ensinamentos sobre café você mesmo pode passar na rotina diária, junto com os protocolos de sua operação, mas agilidade e produtividade não se ensina.

Encare que a torrefação é uma fábrica, quanto mais eficiente for a equipe, maior o aproveitamento dos custos operacionais da máquina, por exemplo.

Vale lembrar sempre que são pessoas e não máquinas que funcionam no automático. Administre, cobrando na mesma medida em que motiva sua equipe, e isso poderá fazer uma grande diferença no balanço anual da torrefação.

Leonardo ainda completa sobre a transparência e as relações que você constrói com seus parceiros e fornecedores, sejam eles produtores de café ou de copo descartável. Estar envolvido com toda a cadeia é um dos seus objetivos com o Café Ao Leu. Dessa forma, busca evitar quebras nas logísticas que existem e fazer a melhor entrega possível para o cliente, tendo clareza e consciência no produto que está entregando.

Isso facilita o processo de fidelização dos clientes, estreitamento de relações confiáveis com seus fornecedores e produtores. Leonardo acredita que falar de custos também é falar de relações humanas, pois as relações que você constrói e nutrem seu negócio, impactam diretamente nos momentos de negociação, por exemplo.

Valorize seus parceiros nos momentos em que houver esse espaço, reconhecendo, dando retornos positivos. Da mesma maneira que sempre que for necessário, pegue no pé, exija o que foi combinado, e esteja sempre alinhado de maneira honesta e transparente.

Tenha em mente que você é o exemplo dentro da sua empresa, não tenha medo de arregaçar as mangas sempre que necessário. Você vai ter que cobrar seus funcionários, mas a menos que você entre munido de muita bagagem financeira, saiba que você naturalmente entrará no primeiro turno e será o último a sair da empresa. E saiba fazer tudo aquilo que você irá exigir, para depois saber cobrar de sua equipe aquilo que você realmente precisa que seja feito, da maneira como deseja.

10 dicas imprescindíveis para reduzir os custos da torrefação

Tome nota para não esquecer nenhum detalhe, ou deixar de lado aquele que lá na frente fará diferença. A junção de cada um dos aspectos certamente favorecerá seus processos e a possibilidade de controlar melhor seus custos:

• aprenda a provar café para saber comprar e precificar seu café torrado;
• conheça seu consumidor para oferecer a ele o produto certo;
• calcule o custo de cada grama de café, sem desperdício, e anote tudo que entra e tudo que sai de sua torrefação;
• saiba negociar suas compras, prazos e tributos;
• alimente suas plataformas digitais e aumente seus canais de venda, se você não tem tempo ou vontade de se dedicar a isso, contrate um especialista;
• desenvolva protocolos internos, controle e cobre seu padrão na produção;
• tenha uma comunicação transparente e bom relacionamento com seus fornecedores parceiros, também equipe e clientes;
• entenda bem seu mercado, a fim de economizar com o que realmente precisa, e gastar sem economizar com o indispensável;
• planeje o que precisa para nunca faltar, nem acumular seu estoque; 
• tenha em mente que sempre poderão surgir gastos inesperados e você precisa estar preparado.

Cada negócio vai ditar suas próprias regras, mas existem práticas básicas aqui levantadas que poderão ajudar qualquer negócio a se manter de pé de maneira saudável e sustentável financeiramente.

Olhe com uma lupa em cada detalhe, por mais irrelevante que ele te pareça. Não tenha preguiça, não tenha medo de pedir ajuda se preciso for, e principalmente não tenha receio de construir bons relacionamentos que fortalecerão os pilares que sustentarão sua torrefação.

Mantenha sempre o foco em todo esse planejamento que vai te tomar algum tempo inicial, mas vai ditar os aspectos fundamentais que prolongarão a vida e saúde financeira de seu negócio, possibilitando que o crescimento esteja sempre presente, mesmo que não seja a galope.

Créditos: Café Ao Leu (visita ao produtor Nilton Martins (ES), visita ao produtor José Alexandre e seu filho João Vitor (ES), e prova de cafés); Mundo Café (Paula Dulgheroff torrando café); William Moreland (pacote de café).

PDG Brasil

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