19 de agosto de 2021

Barista faltou e é horário de pico. O que fazer?

 

Em alguns momentos do ano, como as férias sazonais ou o inverno, a maioria das cafeterias recebe muitos clientes. Agora, com a retomada pós-Covid-19, esse movimento acima do esperado também pode acontecer. Se você é proprietário ou gerente de um café, esse pode ser um dos momentos mais lucrativos do ano. No entanto, nesses períodos também é provável que haja falta de pessoal. Barista faltou, e agora?  

Isso pode ser estressante – mas não necessariamente. Se preparando adequadamente, o impacto no seu café e no seu resultado pode ser mínimo.

Aqui estão algumas dicas práticas para ajudar seu negócio a lidar com esses desafios com a equipe.

Você pode gostar de ler nosso artigo sobre produtividade e eficiência na cafeteria. 

barista faltou

 

Lidar com os pedidos de férias dos colaboradores

Os cafés veem seu maior movimento de vendas durante os meses de verão e de inverno, que coincidem frequentemente com épocas festivas em torno do mundo. Os membros da sua equipe podem querer tirar alguns dias durante esses períodos para viajar ou estar com amigos e família. Então, como lidar com esse possível conflito de interesses? 

Certifique-se que dispõe de uma política de férias para informar todos os funcionários sobre o que esperar se solicitarem tirar dias de férias. Ela deve enfatizar a importância de não fazer quaisquer planos definitivos antes que seu pedido de férias seja aceito. Isso torna o processo justo para todos e mantém todos informados.

Em segundo lugar, certifique-se de que a sua política exija que a equipe avise com a devida antecedência para que se possa revisar os outros pedidos. Embora você legalmente possa recusá-los por razões justificadas, deve-se considerar o bem-estar da equipe e o significado dos pedidos de férias e folgas.

Andrea Allen é coproprietária do Onyx Coffee Lab, em Arkansas, EUA. Ela acredita que é importante criar um sistema justo, onde todos possam ter uma folga do trabalho. “Na Onyx, reunimos as disponibilidades de todos e tentamos contratar pessoal para fazer com que as férias sejam possíveis para todos.” 

“Muitas vezes perguntamos aos colaboradores se eles podem mudar as datas de viagem, se podem ser antes ou depois de um feriado, e tentamos equilibrar as coisas dessa forma.”

barista cafeteria

A escassez de profissionais e a Covid-19

Além das férias, a retomada das cafeterias, após a Covid-19, pode ser um momento em que haja também um desencontro entre a demanda das cafeterias e a oferta de profissionais. No Brasil, esse desequilíbrio tem se tornado cada vez mais evidente. 

Marcio Shinagawa é consultor gastronômico da Asianline Consultoria Gastronômica e sócio da Coffee Hands, uma plataforma de vagas e profissionais para o mercado de café. Ele acompanha o mercado de café no país de perto há 16 anos e confirma essa percepção. 

“Antes da pandemia de Covid, o mercado de cafeterias estava crescendo e já havia sinais de falta de profissionais qualificados. Na pandemia tudo mudou: muitos baristas perderam seus empregos, pois muitas cafeterias fecharam suas portas. Atualmente o cenário está mudando. Com o advento das vacinas, o setor começa a aquecer e muitas pessoas que tinham o sonho de empreender resolveram abrir cafeterias. O resultado é o aumento na demanda de baristas no mercado”, explica.

Além da ausência geral de profissionais em número suficiente, há a questão da qualificação. “Faltam pessoas preparadas para operar uma máquina de espresso, regular moinho, ter experiências com outros métodos de extração e conhecimento da cadeia produtiva do café.”

Ele avalia que também contribui para esse cenário o fato de algumas empresas não terem planejamento em recursos humanos, a falta de investimento em capacitação e a remuneração pouco atrativa.

barista faltou

Dicas básicas do que fazer se o barista faltou 

Com tudo isso em jogo, retomada, folgas e férias, a situação de ter menos baristas na equipe se tornar mais e mais frequente. No entanto, existem formas de minimizar o impacto negativo que isso tem sobre todos.

A Estela Cotes é coproprietária do Café do Moço em Curitiba, Brasil. A sua cafetaria registra suas maiores vendas durante os meses mais frios do Brasil, que ocorrem entre maio e agosto. 

Ao lidar com turnos com falta de pessoal, ela sugere que se peça aos colaboradores para trabalharem por mais horas, a fim de maximizar o trabalho da equipe. O bem-estar do empregado deve ser levado em consideração, uma vez que os longos períodos de horas extras de trabalho podem ser física e mentalmente difíceis.

Ela também sugere que os proprietários de cafés “gerenciem as atividades prioritárias, para otimizar o tempo dos colaboradores na empresa. Por exemplo, organizando tarefas pendentes por ordem de importância”. Para começar, servir os clientes deve ser sempre a maior prioridade, ao passo que organizar o estoque seria menos importante.

Ao lidar com a escassez de pessoal, Andrea conta que se ela tem “turnos que normalmente começam às seis, pode-se pedir que a pessoa venha às oito ou nove e pedir que fique até mais tarde para tentar cobrir os horários mais movimentados”. Isso garante que mais colaboradores estarão disponíveis quando for necessário.

“Publicamos sempre uma nota agradecendo aos clientes pela paciência e informando-lhes que estamos com falta de pessoal, mas estamos trabalhando duro para atendê-los. Na minha experiência, a maioria das pessoas são muito compreensivas quando sabem que há algo assim acontecendo”, diz ela. 

Por exemplo, é possível criar sinalizações pedindo aos clientes que deixem seus pedidos no balcão quando o quadro de colaboradores está desfasado. 

Essas soluções funcionam como uma medida temporária. Entretanto, se seu negócio estiver enfrentando constantemente problemas de falta de pessoal durante determinados períodos, pode ser a hora de contratar colaboradores temporários.

Quando e por que razão deve se contratar um colaborador temporário?

É importante saber ao certo quando contratar colaboradores temporários.

A Land of A Thousand Hills é um café e torrefação com várias lojas na Geórgia, EUA. Johnni Jesús, gerente de uma das lojas, explicou como e quando começa a procurar pessoal temporário. Ele diz que “tentamos procurar [pessoal temporário] com cerca de um mês de antecedência. Gosto de passar cerca de três semanas com novos funcionários conversando sobre a história da empresa, expectativas, nos conhecendo e preparando café!”.

“Essa é uma ótima maneira de comunicar aos profissionais temporários sobre o que o café representa e o que esperamos deles.” Isso não é só crucial para ajudá-los a iniciar suas novas funções, como também ajuda a eliminar contratações inadequadas.

Tomar este tipo de cuidado quando se contrata funcionários temporários é importante, pois eles podem se tornar colaboradores fixos no futuro. Por esta razão, é importante tratar o pessoal temporário com o mesmo respeito e consideração que a equipe fixa. Fazendo-os sentir valorizados, serão mais produtivos e eficientes.

Estela recomenda levar o tempo que for preciso procurando trabalhadores temporários. “Eu recomendaria iniciar a pesquisa com pelo menos dois meses de antecedência. É um tempo que devemos investir em busca dos funcionários certos, dos documentos para contratá-los e para o treinamento que precisarão fazer”, explica. 

Estela explica que há pontos positivos e negativos na equipe temporária. “Os pontos positivos incluem a energia que os novos colaboradores trazem para toda a equipe. Os negativos são que novos colaboradores não estão acostumados com seus clientes e às vezes leva alguns dias para que eles entendam o processo da sua loja e para que se acostumem a todos os itens no menu.”

Márcio conta que muitos baristas temporários o são, por opção de vida. “Jovens com interesses em novas experiências e contato com o segmento de cafés especiais. Também são temporários, por falta de oportunidade e condições atrativas de trabalho fixo”, diz. 

“Há também os extras que trabalham em cafeterias, mas para complementar a renda fazem trabalho extra em outras cafeterias, nos dias de suas folgas. Eles são os ‘Baristas Anjos’, que muitas vezes salvam as cafeterias nos dias e horários de pico.”

Outro aspecto interessante que Márcio aponta é que contratando temporários, a empresa cria uma rede de profissionais qualificados. “Eu recomendo que se faça isso sempre. Alguns proprietários de cafeterias muitas vezes, não enxergam com bons olhos esse giro de baristas temporários, mas quando ficam sem opção, são estes que os socorrem. É preciso respeitar mais o profissional barista.”

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Previsão de pessoal temporário

A previsão envolve as futuras necessidades de mão-de-obra do seu negócio com base nas suas vendas, crescimento e outros fatores projetados. Essa previsão pode ser usada para prever quantos membros adicionais da equipe você precisará contratar durante os feriados. Os dados anteriores podem informar isso, e isso pode incluir os números de vendas do ano anterior nos mesmos períodos do ano. Saber isso, ajudará você a acompanhar um aumento ou diminuição na quantidade de clientes que você espera. 

Ao fazer previsões, considere o nível de habilidade e a disponibilidade da sua força de trabalho atual. Isso irá ajudá-lo a definir um nível de desempenho geral que o informe sobre os volumes de vendas que o seu café pode suportar sem necessitar de ajuda adicional.

Faça isso de forma contínua para obter a melhor imagem possível das necessidades do seu café. Você precisa de uma previsão precisa, pois números errados podem fazer você contratar funcionários a mais ou a menos.

Para pequenos cafés, a previsão pode depender de uma “intuição”, além dos números de vendas anteriores. Os colaboradores mais antigos da equipe, que geralmente trabalham nos períodos sazonais, podem fornecer sua percepção sobre o número de clientes que visitam sua loja a cada ano, ou aproximadamente quantas bebidas são feitas diariamente durante este período.

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Encontrar e contratar pessoal temporário

Quando se coloca um anúncio em busca de colaboradores temporários, é importante que não se tenha pressa de contratar ninguém.

Márcio sugere que se utilize grupos de Whats App de cafeterias e baristas como o Grão Coletivo ou plataformas de vagas específicas do mercado, como a que criou durante a pandemia, chamada Coffee Hands. No site, é possível se cadastrar gratuitamente como profissional ou empresa, para buscar vagas ou especialistas em determinadas funções, como baristas, torradores, degustadores. O site já conta com 320 profissionais inscritos e mais de 20 empresas. 

Redigir uma descrição do trabalho para a função que pretende preencher é um bom começo. O anúncio deve incluir o fato de que a função é temporária, datas de início e término, horários dos turnos e a experiência que a pessoa deve ter. Ser franco sobre suas expectativas para a posição e dizer ao candidato exatamente o que é requerido deles.

Andrea explica que a Onyx segue um processo específico quando anuncia vagas para novos colaboradores. Eles sempre mantêm currículos e formulários à mão, usam as redes sociais para anunciar vagas abertas e contratam ex-funcionários para trabalho sazonal. Buscar funcionários antigos significa se beneficiar de alguém já familiarizado com a forma como o seu café funciona.

Se o tempo é pouco ou há muitos candidatos, uma opção é entrevistá-los em grupos. Isso agiliza o processo, permite que você avalie as habilidades individuais de cada um em equipe e observe se elas se encaixam na cultura do seu café.

A contratação com base na experiência pode beneficiar os gerentes e proprietários de cafés, mas dependerá de suas necessidades e perspectivas. Estela recomenda que “é muito importante ter baristas com alguma experiência, já que você terá mais clientes provavelmente não terá muito tempo para ficar atento a eles”.

Por outro lado, trabalhar com uma “tela em branco” pode ser benéfico. Johnni afirma que “Eu realmente só procuro uma pessoa que esteja disposta a aprender e começar empolgada no trabalho. Penso que não é necessário ter competências de barista ou conhecimento demais para começar a trabalhar conosco”. 

Ele considera que pode “ensinar como fazer café, mas que a vontade de trabalhar e servir os clientes vem da pessoa que se candidata. Curto treinar pessoas que não têm experiência porque adoro ver elas ‘se apaixonarem’ pela indústria do café especial”.  

cafeteria espresso barista

Com uma pequena organização e a preparação certa, você pode conseguir evitar os piores aspectos da correria caótica das altas temporadas e dos dias em que estiver com a equipe defasada.

Equilibrar os pedidos de férias dos funcionários com uma política abrangente de gestão de tempo ajudará a garantir que o seu café funcione sem problemas e sem qualquer buraco na equipe.

Você também evitará os acidentes e sustos habituais associados à contratação de última hora e garantirá que seus funcionários permanentes e temporários trabalhem juntos de forma coesa.

Tradução: Daniela Andrade. Colaboração: Giuliana Bastos. 

Créditos: Rod Long (foto destaque), 89ºC Coffee Station, Devon Barker, Ethan Covey, Tasmin Grant, Virginia Coffee Roasters, Rea Café, Van Marty

PDG Brasil

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