Existem várias maneiras de obter café para a sua cafeteria. Você pode comprar pacotes de café sob demanda em uma torrefadora no atacado, torrar seus próprios grãos internamente ou pode estabelecer uma parceria com fornecedores na cafeteria de forma mais perene, de longo prazo.

As parcerias com fornecedores na cafeteria geralmente trazem vários benefícios, que podem incluir preços reduzidos, manutenção regular, equipamento gratuito e muito mais. No entanto, às vezes também há restrições e desafios que os donos de cafeterias precisam considerar.

Mas como você inicia sua parceria? Quem é o parceiro certo para você? Como irá funcionar tudo isso? Para responder a essas e outras perguntas, conversamos com três profissionais do café nos Estados Unidos, Alemanha e África do Sul. Continue lendo para descobrir o que eles têm a dizer. 

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O que são as parcerias com fornecedores na cafeteria?

Simplificando, uma parceria com o fornecedor é qualquer tipo de relação comercial acordada entre um fornecedor de mercadorias e um comprador, geralmente em um contexto business-to-business (B2B).

Isso pode assumir várias formas, mas, para cafeterias, geralmente significa parceria com uma torrefadora. A própria parceria geralmente envolve o fornecimento de café torrado, mas também pode cobrir tudo, desde xaropes e xícaras até equipamentos e treinamento. Também pode exigir que ambas as partes assinem um contrato, às vezes rotulado como um “acordo de fornecimento”.

No entanto, é importante lembrar que não há dois fornecedores iguais e, portanto, não há duas parcerias iguais. Os exemplos neste artigo podem ser um bom ponto de partida, mas cada parceria potencial deve ser abordada caso a caso. Especialmente quando falamos de países diferentes, onde a cultura e as relações são estabelecidas de formas diferentes. 

Encontrando a parceria certa

A parceria “certa” com o fornecedor para a sua cafeteria dependerá das necessidades específicas do seu negócio. Além do café torrado, você também pode entrar em acordo sobre os termos do aluguel de uma nova máquina de café espresso, por exemplo. O importante é encontrar um acordo que funcione para você.

Erica Piedmonte faz parte da equipe de vendas da Higher Grounds Trading Co., uma torrefação com sede em Traverse City, Michigan. Ela explica que a Higher Grounds fornece café torrado para diversos cafés, restaurantes e supermercados da região. 

Dependendo do cliente, ela diz que sua equipe tem formas diferentes de trabalhar. Ela conta que geralmente não trabalham com contratos de parceria, com exceção de clientes que estão alugando equipamentos. Em algumas circunstâncias, eles também pedem um pedido mínimo de café para usar o equipamento e têm frete grátis. 

Nicole Battefeld foi a campeã barista alemã de 2018 e trabalha na Röststätte em Berlim há mais de cinco anos. Ela me disse que eles têm diferentes tipos de parceria. Enquanto a Röststätte fornece café torrado para seus próprios cafés e outros em todo o país, a marca também é distribuidora de máquinas Victoria Arduino na Alemanha. Como tal, oferece “pacotes” que geralmente incluem máquinas de café expresso, suporte técnico e café torrado.

Shaun Aupiais é consultor de café e treinador de baristas na Red Band Academy com base na África do Sul. Ele conta que já fez diversas parcerias, especificamente com marcas de café importado. “Para as marcas importadas, oferecemos um fornecimento consistente de café e também de acessórios de marca como xícaras e pires, outros insumos e até outros produtos com a marca, como relógios e porta-canetas”, afirma. 

Ele também diz que o contrato que eles usam varia de acordo com as necessidades individuais do café. “Para equipamentos, costumamos trabalhar com um contrato de prazo mais longo”, diz Shaun. “Isso inclui, por exemplo, uma cláusula afirmando que apenas o café daquela marca em particular pode ser comprado e usado no equipamento em questão.”

Vantagens para cafeterias

Portanto, sabemos que as parcerias de longo prazo com fornecedores podem assumir várias formas diferentes, dependendo das necessidades específicas de um café.

Mas quais são as vantagens de fazer parceria com um fornecedor a longo prazo?

O café certo na hora certa

Para cafés e outros negócios de hospitalidade, sem dúvida uma das áreas mais importantes a se concentrar é o café que você usa. 

Em parceria com fornecedores especializados, como torrefadoras, você pode focar na compra de café de alta qualidade para melhorar a satisfação do cliente. Os donos de cafeterias podem escolher entre uma ampla gama de opções, desde misturas de café espresso com notas de chocolate até torras claras para cafés de origem única para serem servidos em métodos filtrados.

Nicole acrescenta que criar um bom relacionamento com seu fornecedor torna mais fácil oferecer (e comunicar sobre) cafés com sabores ou perfis específicos que seus clientes possam estar procurando.

Érica lembra que, além disso, o café costuma ser mais fresco. “Nós torramos e depois enviamos, o que leva dois dias”, diz ela. “Se um cliente liga na segunda-feira e faz um pedido, geralmente vamos enviá-lo na terça ou na quarta-feira.”

Mais econômico

Essas parcerias de longo prazo também podem ajudá-lo a melhorar seu fluxo de caixa. Por exemplo, comprar café por meio de parcerias costuma ser mais barato no longo prazo do que um único pedido no atacado de uma torrefadora. Você também pode descobrir que os parceiros existentes são mais inclinados a serem flexíveis, se necessário.

Nicole diz que a Röststätte também faz pacotes para os donos de cafeterias. “Você poderia levar uma máquina ou um moedor, mas, se você levar os dois junto com o nosso café, nós lhe daremos um preço melhor pelo próprio café”, diz ela. 

Isso reduz o custo unitário do café torrado e pode contribuir muito para a construção de um relacionamento comercial forte e lucrativo entre o comprador e o fornecedor.

Impulsionando a imagem de sua marca

“Uma das principais vantagens do marketing é o profissionalismo que isso traz para o seu café”, diz Shaun. “Faz com que a cafeteria sinta que está obtendo mais valor pelo seu dinheiro.”

Em outras palavras: se você trabalha com uma torrefadora ou fornecedora reconhecida por sua qualidade e imagem de marca, os clientes irão associar seu café a ela. Isso pode aumentar a autoridade de sua marca a longo prazo.

“Quando uma cafeteria faz um pedido de alguém com experiência em torrefação, os clientes geralmente já conhecem a marca”, acrescenta Érica. “Eles podem até já saber que vão gostar do café.” 

Quais são os desafios?

Embora pareça que não faltam benefícios, entrar em parcerias com fornecedores para cafeterias pensando em longo prazo não é simples e não deve ser uma decisão tomada levianamente.

Por exemplo, você precisa começar explorando onde está localizado o fornecedor ou torrador com o qual deseja fazer parceria. Se a distância for muito longa, os tempos de entrega e envio podem aumentar. Isso pode ter um impacto na qualidade do café, pois o café torrado se torna menos fresco e vibrante quanto mais tempo leva para chegar à cafeteria.

Shaun diz que outro grande desafio surge ao trabalhar com fornecedores de outros países: a taxa de câmbio. “Esse pode ser um desafio constante”, diz ele. “De pedido em pedido, seu preço de atacado pode sofrer grandes mudanças. Fornecer o seu café a um preço consistente torna-se um desafio e pode afetar o custo do item e até mesmo os preços do menu.”

As parcerias com fornecedores para cafeterias também podem ter cláusulas de exclusividade escritas no contrato. Isso normalmente assume a forma de um acordo para usar apenas um determinado café por um período fixo de tempo em troca de equipamento (geralmente uma máquina de café espresso) que, de outra forma, seria custoso ou caro.

Embora isso possa ser adequado para alguns, mantenha seu plano de negócios em mente e veja onde você deseja estar meses e anos no futuro. Por exemplo, a falta de liberdade e flexibilidade nos estágios iniciais do seu negócio pode ser um desafio e não será a solução para todos.

Certifique-se de que a identidade de sua marca também esteja alinhada com a de seu fornecedor. Isso tornará muito mais fácil estabelecer uma relação de trabalho forte. Observe o modelo de negócios do seu fornecedor potencial e pergunte: os valores deles estão de acordo com os seus? Você está feliz com a maneira como eles fazem negócios?

Isso também pode se aplicar a fornecedores; alguns são mais exigentes do que outros no que diz respeito aos critérios para uma parceria. Por exemplo, Nicole diz que a Röststätte avalia regularmente as cafeterias que abastece, para garantir que sua marca seja representada adequadamente.

Erica também diz que eles costumam ensinar as novas cafeterias que pedem seu café para ajudá-los a entender mais sobre a marca. A Higher Grounds é uma empresa B Corp Certificada, com uma série de projetos que ajudam a dar retorno às comunidades cafeicultoras. “Queremos que as cafeterias entendam nosso propósito principal”, diz ela. “E, por sua vez, queremos que elas transmitam a mensagem do propósito da Higher Grounds para as pessoas que os visitam.”

Então, por onde você deve começar?

Um bom ponto de partida é simplesmente fazer sua pesquisa. Nicole diz: “As cafeterias podem procurar todas as torrefações da região, outras das quais já ouviram falar ou aquelas que foram recomendadas”, diz ela.

Você também pode visitar o parceiro com quem está interessado em trabalhar. Isso lhe dará a oportunidade de experimentar seus cafés, ter uma ideia mais ampla do que eles oferecem e entender se seus produtos são adequados ao gosto de seus clientes.

No que diz respeito aos contratos, Shaun diz que é importante garantir que os termos sejam adequados tanto para o comprador quanto para o fornecedor. “Ambas as partes devem estar felizes com a jornada que temos pela frente”, diz ele. “Certifique-se de que seus planos a curto e longo prazo para o café estejam alinhados com sua marca e modelo de negócios, especialmente o contrato e os termos que você está assinando.”

Cada cafeteria tem suas próprias necessidades. Quando estiver pensando em entrar em uma parceria de longo prazo com um fornecedor, mantenha as necessidades do seu café em mente e certifique-se de que o contrato seja adequado a você. Esta será a melhor base possível para um relacionamento comercial forte e saudável a longo prazo. 

Em última análise, estabelecer uma parceria não envolve apenas conseguir o melhor negócio. Procure um parceiro com quem você goste de trabalhar, com uma equipe que compartilhe valores semelhantes. Essa será a melhor fórmula para o sucesso a longo prazo.

Créditos das fotos: Nicole Battefeld, Higher Grounds Trading. 

Observação: a Higher Grounds Trading é patrocinadora do PDG Brasil.

Tradução: Daniela Andrade. 

PDG Brasil

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