Ser proprietário de uma fazenda de café não é uma tarefa fácil. Com a recente crise no preço do café, o constante risco de pragas e doenças, e condições de tempo inesperadas devido à mudança climática, há muito a considerar.

Portanto, é importante se preparar o máximo que puder. Um plano de negócios é uma ferramenta que pode ajudá-lo a identificar onde concentrar os seus recursos e como se planejar de antemão.

Descubra por que você deve usar um plano de negócios e pegue algumas dicas sobre como elaborá-lo.

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OS BENEFÍCIOS DE UM PLANO DE NEGÓCIOS

Talvez soe assustadoramente formal elaborar um plano de negócios, mas de fato ele é apenas um documento que descreve o que você quer fazer com sua fazenda. Um plano de negócios pode ajudá-lo a projetar os custos, identificar metas de longo prazo, e detalhar os passos necessários para alcançar os seus objetivos. Ele também pode ser um pré-requisito para conseguir um financiamento, seja na forma de subsídio ou empréstimos.

“Você precisa de um plano de negócios para saber onde o seu negócio está indo,” diz Isabela Minondo, Representante de Marketing e Vendas na Santa Inés de Medina Coffee Estates, em Antígua, Guatemala.

“Um plano de negócios que leva em consideração todos os custos, não apenas aqueles que são óbvios, permitiria, no mínimo, os produtores saberem se estão operando com ou sem lucro durante o ciclo de colheita,” afirma Benjamin Weiner, CEO e proprietário da Gold Mountain Coffee Growers.

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Dependendo de sua localidade, talvez haja organizações que possam ajudá-lo a desenvolver um plano de negócios. Algumas organizações governamentais e ONGs fornecem ajuda, e cooperativas também podem ser um recurso útil para elaborá-lo.

Você também pode usar um consultor profissional para avaliar o seu negócio e desenvolver um plano com você, embora esta será, provavelmente, uma opção mais cara.

O QUE INCLUIR EM UM PLANO DE NEGÓCIOS

Planos de negócios são específicos para suas necessidades e recursos, por isso, não existe um modelo ou fórmula que funcione para todos. Em contrapartida, existem alguns pontos chave para ter em mente ao montar o plano.

• Estratégia

Quem é você, o que você oferece, e o que quer vir a oferecer? O seu café é commodity ou é especial? Onde você deseja vende-lo? Existem oportunidades realistas para fazê-lo?

Pense no longo prazo: não considere apenas essa colheita, mas, em vez disso, pergunte-se onde você deseja estar nos próximos cinco, dez e vinte anos. A fim de obter respostas úteis, também é importante avaliar seus pontos fortes e ser honesto sobre sua falta de experiência ou confiança.

Marketing

Você conhece para quem está vendendo, qual o mercado para o seu café, e como atingir potenciais clientes? Como você pode promover seu café para novos compradores? Quais são os pontos de venda exclusivos do seu café? É importante que você conheça bem o seu produto para que possa atingir os compradores certos e falar sobre ele com confiança.

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• Finanças

O quão bem você conhece seus ganhos e perdas? Você mantém registros precisos e se planeja para diferentes cenários? O seu plano de negócios deve incluir o seu custo de produção, uma demonstração de resultados, além de uma projeção de fluxo de caixa.

Acompanhar os seus custos de produção o ajudará a entender melhor o seu negócio e onde gastar o dinheiro. Ter ciência dessas coisas pode ajudá-lo a fazer planos futuros realistas e identificar onde investir.

Se você conhece o seu custo de produção, é possível calcular o seu ponto de equilíbrio. Isso é simplesmente quanto dinheiro você precisa para cobrir seus custos. O ponto de equilíbrio significa que você não tem ganhos nem perdas. Para determinar o seu ponto de equilíbrio, divida o total de custos fixos da produção pelo preço por unidade, menos os custos variáveis necessários para sua produção.

Um balanço de perdas e lucros (P&L) registra suas entradas e saídas em um certo intervalo. É uma boa ideia fazê-la ao final de cada mês para verificar que áreas são mais dispendiosas, onde você pode reduzir custos e quanto dinheiro você está realmente fazendo. Esse documento é baseado na simples fórmula de Receita – Despesas = Lucro/Perda.

A projeção de fluxo de caixa mostra que capitais você espera que entrem e saiam de seu negócio.  É importante porque indica quando suas despesas planejadas estão muito altas ou quando você poderá ter um excedente de caixa em mãos. Ela pode ajudá-lo a decidir se toma um empréstimo ou procura outro investimento.

Você pode vender seu café a um bom preço, mas não receber o valor por 6 meses. Quando aquele pagamento chegar, talvez pareça que você teve bastante lucro, mas é importante prever no orçamento os períodos que você não terá entrada de capitais.

Para ter certeza de que a sua previsão de fluxo de caixa é precisa, inclua todos os compromissos, como os pagamentos de empréstimos ou tributos devidos em uma data específica, bem como o custo de vida.

Não confunda a previsão do fluxo de caixa com a sua demonstração de resultados. Em vez de registrar o que aconteceu no passado, a projeção de fluxo de caixa mostra quais receitas e despesas são antecipadas para um período específico no futuro.

• Operações

Como as operações ocorrem em sua fazenda? Os métodos podem ser melhorados ou desenvolvidos para novos empreendimentos? Certifique-se de que conhece inteiramente as atividades de cada etapa da produção e saiba que equipamentos e suprimentos você possui.

O seu maquinário é velho ou está em más condições? A reposição ou reparos talvez precisem ser considerados na previsão de custos estimados.

• Recursos Humanos

Quantas pessoas você emprega e em que termos? Considere quantos trabalhadores sazonais você precisa e qual o pagamento ofertado a eles. Certifique-se de incluir os custos da mão de obra no seu custo de produção para se planejar melhor de antemão.

SEJA REALISTA EM SEU PLANEJAMENTO

Ao elaborar um plano de negócios, seja honesto e realista sobre suas habilidades e objetivos. O alvo é acompanhar as despesas e planejar com a maior precisão possível.

Você também deve se assegurar de levar em consideração o seu custo de vida. Isso inclui comida, moradia, utilidades e suprimentos diários para sua família. Um plano de negócios que não considera as despesas diárias, não é um reflexo real de suas finanças.

“Ao fazer até o mais rudimentar plano de negócios, é importante levar em consideração custos ocultos”, diz Benjamin. Exemplos incluem comida, instalações de higiene para os catadores, custos de combustível para o maquinário e transporte, e as cestas ou containers usados na colheita. Até mesmo pequenas despesas podem se somar e impactar o resultado.

É preciso incluir também alguma margem para eventos inesperados, como uma geada fora de época ou a disseminação de uma doença. Segundo Isabela, “faça um orçamento considerando seus custos gerais e previsão de renda prevista. O seu orçamento precisa ter uma margem de erro de 20 a 30%, dependendo da sua capacidade econômica.”

INVESTIMENTO & CRESCIMENTO

Planos de negócios também devem incluir detalhes sobre onde você planeja investir ou expandir. É importante considerar cuidadosamente onde investir os lucros para melhores resultados a longo prazo. Por exemplo, talvez você queira investir em uma nova infraestrutura ou maquinário. Mas você terá dinheiro suficiente em mãos no caso de uma emergência, como ter que comprar pesticidas ou fertilizantes se houver um surto de pragas ou uma doença?

Use a sua projeção de fluxo de caixa para decidir se é possível fazer investimentos ou se é melhor esperar. Considere quanto dinheiro em caixa você precisa para se sentir confortável no caso de uma emergência. Se você tem uma boa ideia do seu fluxo de caixa, pode avaliar o quanto pode dispor para investir em nova infraestrutura. Você também deve tem em mente que a maioria dos investimentos leva um longo tempo para dar retorno.

“Na terra da fantasia, todos nós seríamos capazes de gastar o que fosse necessário, em qualquer parte da produção do café, para melhorá-la. Na realidade, contudo, nós precisamos ser extremamente cuidadosos em como e onde gastamos o dinheiro ao longo do ano”, diz Isabela.

“Você precisa certificar-se de que está tendo lucro. Portanto, um plano de negócios pode realmente ajudar a alocar suas despesas de maneira adequada, dependendo dos seus objetivos como produtor.”

ESTEJA ABERTO A MUDANÇAS & ADAPTAÇÃO

Quando possível, crie alternativas e planos de contingência caso as condições mudem. “Sempre crie um plano B e um plano C,” diz Juan Vargas, Cofundador e Diretor de Negócios das Fazendas Klem, em Minas Gerais.

Alguns aspectos estão fora do nosso controle, como o mercado internacional, mas você precisa estar pronto para se adaptar a esses tipos de variáveis. Por exemplo, você sabe onde encontrar novos compradores se os antigos não retornarem esse ano?  O que acontece se os seus cafés pontuam mais alto do que esperado nos cuppings? E se suas plantações forem afetadas pela ferrugem do café ou uma praga?

Todos esses eventos mudariam o cenário de lucros e perdas, portanto, você deve revisar e atualizar o seu plano de negócios caso haja mudanças. O objetivo final permanece o mesmo, mas o caminho até talvez precise ser adaptado à nova realidade.

“No mercado de café, preços e custos mudam constantemente, e até as condições do tempo são imprevisíveis,” conta Juan.

“[Use] a estratégia emergente ou de baixo pra cima, onde você envolve os novos conhecimentos práticos de sua equipe para compartilhar diferentes perspectivas para ajudá-lo a resolver problemas do mundo real. Isto significa que os objetivos principais de seu plano de negócios não mudam, mas o caminho para eles mudará.”

Mesmo que você não experimente grandes mudanças, é importante assegurar que o seu plano de negócios se mantenha relevante. Marque uma data no calendário para uma revisão anual, ou a agende com mais frequência se achar necessário.

“Com o passar do tempo, os produtores com planos de negócios formais ou informais precisam se adaptar e reanalisar suas ações e estruturas de negócios,” diz Ben.

“Nós temos produtores nos perguntando por variedades de cupping mais elevado porque os torrefadores os pagarão um prêmio maior por esses cafés. Nós temos visto produtores investirem em um caminhão apenas para concluírem que o caminhão não é ideal para aquela parte da montanha – um produtor vendeu um Jeep para comprar vários burros. O principal é analisar e tomar ações antes que seja tarde demais.”

Elaborar um plano de negócios pode parecer complicado e intimidador, mas olhe para ele como um simples esboço do que o seu negócio é e para onde você gostaria que ele fosse.

Ubion Terra é o Diretor Geral do O’Coffee Brazilian Estates. Ele diz que “com um plano, você definirá o propósito do seu negócio, os seus objetivos de curto e longo prazos, pesquisará devidamente e conhecerá melhor a conjuntura do mercado. [Ele irá ajudá-lo] a identificar os recursos e as capacidades fundamentais necessários para operar a fazenda e o auxiliará a prever cenários financeiros, [que podem ser] úteis para a obtenção de empréstimos.”

Fale com outros produtores, com sua cooperativa local e com quaisquer outras organizações relevantes em sua área. Juntos, vocês podem ser capazes de desenvolver um plano básico de negócios. Conforme você se torne mais confiante, poderá acrescentar mais informações até que tenha um plano de negócios detalhado que o ajudará a compreender melhor a sua fazenda e ter sucesso.

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Traduzido por Sandra Sousa.

Crédito das imagens: Ivan Laranjeira Petrich, Fazendas Klem, SiCafe S.A de C.V, Mapache Coffee, Fernando Pocasangre, Ana Valencia, Isabela Minondo

PDG Brasil

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