Como proprietários de cafeterias da terceira onda, nosso principal objetivo é servir deliciosos cafés especiais para as pessoas e também obter lucro. Para isso, contratamos a melhor equipe, compramos o melhor equipamento, adaptamos um ótimo espaço e oferecemos o melhor café possível.

Mas quando se trata do tempo de espera, às vezes decepcionamos nossos clientes. E, ao fazer isso, também prejudicamos nossa rentabilidade e reputação.

Estamos realmente preparados para longas filas? Podemos preparar centenas de cafés em pouco tempo? E quais são algumas maneiras simples de melhorar a eficiência? Eu entrevistei vários proprietários de cafeterias para descobrir. Aqui está o que eu aprendi.

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Crédito: 5 Senses Coffee

Por que Você Precisa de um Menor Tempo de Espera 

Fazer um café delicioso pode exigir tempo, especialmente se for um método filtrado ou se desejar produzir uma ótima latte art. No entanto, é importante lembrar que produtos de boa qualidade nem sempre compensam os longos tempos que um cliente gasta na espera. Os clientes ocupados podem ir para outro lugar se você os fizer ficar na fila por muito tempo.

Dale Harris, diretor de vendas da Has Bean Coffee, diz que os longos tempos de espera podem ser barreiras para aumentar as vendas e servir novas pessoas.

E, é claro, sem um grande número de vendas, é difícil lucrar. Karl Purdy, fundador da Coffeeangel em Dublin, diz que, embora as margens de lucro do café possam ser boas, você precisa vender muitos produtos.

Com menos vendas, você teria que aumentar os lucros por venda – aumentando preços ou reduzindo custos. O problema é que os clientes que pagam preços altos geralmente esperam um ótimo produto e um ótimo atendimento ao cliente.

E um ótimo atendimento ao cliente é normalmente rápido.

Em outras palavras, a eficiência em servir café é fundamental para a lucratividade. Pode aumentar a venda por hora, a satisfação do cliente e, por sua vez, a retenção de clientes.

Então, vamos ver algumas maneiras de diminuir sua fila nas lojas e servir os cafés com mais eficiência.

Crédito: Ozone Coffee

Fluxo de Trabalho

Karl me diz que um bom uso do espaço e a alocação bem planejada de equipamentos permitirá que os baristas trabalhem bem.

“Tentamos ter um fluxo de trabalho linear, então nosso equipamento tende a ser consistente em todas as nossas lojas em termos de onde está posicionado”, ele me diz. “Como estamos lidando com bebidas quentes, não gostamos que nossa equipe tenha que passar atrás ou na frente das pessoas”.

Um bom fluxo de trabalho reduzirá o tempo de serviço. Os baristas que fiquem no caminho um do outro não apenas podem criar riscos à segurança, mas também se atrasarão. E embora possa demorar apenas alguns segundos por xícara, quando você tem uma fila na porta, esse tempo aumenta rapidamente.

Da mesma forma, Dale recomenda que você considere tudo o que seus baristas precisam e verifique se eles estão no melhor lugar. “Coisas simples, como filtros pré-lavados e doses já pesadas de chá e café, podem reduzir pela metade o tempo necessário para atender um cliente. Isso permitirá que você concentre esse tempo no cliente e no produto que está comprando. ”

Karl concorda: “Não faz sentido parar por cinco minutos enquanto você corre para pegar pitchers de leite”.

Crédito: Marco Beverage Systems

Treinamento de Equipe

Karl acredita que a eficiência do barista vai além do fluxo de trabalho. É também sobre treinar e delegar.

“Obviamente, as pessoas devem ter habilidade em todos os aspectos do preparo, seja moendo, compactando, extraindo, vaporizando ou derramando”, diz ele, “mas devem se dedicar a uma função por um certo período de tempo e seguir as necessidades.”

“Você não deve ter duas ou três pessoas todas compactando, coando, extraindo, vaporizando, tudo… no mesmo período”.

Ter um membro da equipe por tarefa permite que eles trabalhem com a máxima eficiência – algo pelo que seus clientes ocupados vão agradecer.

Stephen Leighton, proprietário da Has Bean Coffee, me diz que o bom gerenciamento de equipes não é apenas importante para a velocidade, mas também para a confiança do cliente. Não faça com que os clientes esperem enquanto você resolve as coisas, ele aconselha. Em vez disso, verifique se seus baristas estão confortáveis ​​com suas tarefas e podem fazê-las bem.

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Equipamento

Kasim Ali, fundador da World Tea Brewers Cup e do café Cardiff Waterloo Tea, me diz: “Investir em bons equipamentos geralmente leva a melhorias na eficiência”.

Dos moedores às máquinas de café expresso, diferentes equipamentos terão diferentes níveis de eficiência. E você deve considerar não apenas a eficiência de um equipamento específico, mas também a eficiência de sua cafeteria em particular.

Veja as máquinas de café espresso, por exemplo: uma máquina de três ou quatro grupos permitirá que você sirva mais cafés ao mesmo tempo. Na superfície, essa é facilmente a opção mais eficiente. No entanto, para pequenas lojas, uma máquina de um ou dois grupos pode melhorar o fluxo de trabalho. É mais fácil colocar a máquina de café espresso onde você precisa na loja. Qual é o mais eficiente? Depende do tamanho da sua cafeteria e do número de clientes.

Você também pode encontrar maneiras inesperadas de ser mais eficiente. Karl me disse que o uso da máquina de café espresso como fonte de água quente para bebidas que não são de café espresso levou a atrasos. Eles foram forçados a esperar a pressão do vapor e a temperatura da caldeira na máquina de café espresso se recuperarem – o que significava que seus clientes também foram forçados a esperar. Ele precisava de um suprimento externo de água quente.

Também não subestime o impacto que isso pode ter. Karl me disse que optou pelo Marco MIX, um sistema de controle de volume com várias temperaturas que em 2017 ganhou o SCA Best New Product em Seattle e Budapeste. O resultado? “Mais ou menos, em duas semanas nossos volumes de café aumentaram em pelo menos 30%.”

Kasim – que também usa o Marco MIX – diz que as lojas também devem se preocupar com economia de energia. Ele explica que há uma grande quantidade de uso de água quente ao longo do dia. Os “altos e baixos” do serviço podem tornar a eficiência energética importante, tanto do ponto de vista financeiro quanto ambiental.

Isso é especialmente importante para as cafeterias que servem chá especial também. O chá exige uma variação maior na temperatura de preparo do que o café, com faixas diferentes para folhas pretas, verdes, brancas e oolong.

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Marco MIX. Credit: Marco Beverage Systems

Deseja melhorar as vendas, a satisfação e a retenção de clientes da cafeteria? Reduza o tempo de espera do cliente.

Porém, enquanto simplesmente dizer à sua equipe “trabalhe mais rápido” pode estressá-la, existem várias maneiras fáceis de melhorar a eficiência no serviço: bom fluxo de trabalho, treinamento e gerenciamento da equipe e escolha de equipamentos.

Traduzido por Ana Paula Rosas.

Nota: a versão originial deste artigo publicada no Perfect Daily Grind foi patrocinada por Marco Beverage Systems

PDG Brasil

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