Como manter seus clientes felizes? Essa é a parte mais fácil de gerenciar uma cafeteria. No Reino Unido, até 60% dos cafés e pequenos restaurantes fecham em seu primeiro ano de abertura, número não muito fora da realidade de outros países, por motivos como saturação, capital inadequado, inexperiência na indústria, e falta de planejamento nos negócios.

Sendo assim, como você pode planejar financeiramente sua cafeteria para ser bem sucedido? Quais os erros financeiros mais comuns e como evitá-los?

Eu conversei com Jim Starcev e Mark Calhoun do PerfectCube, e Chris Deferio, do podcast Keys to the Shop, para pedir conselhos. Jim e Mark apresentaram o trabalho Real Numbers in Your Café: The Financial Side of Running a Successful Business (Números Reais no Seu Café: O Lado Financeiro de Administrar um Negócio de Sucesso) no Coffee Fest New York 2019, enquanto Chris apresentou o trabalho The Top 10 Ways to Lose Employees (As 10 Principais Formas de Perder Empregados), no mesmo evento.

Eis aqui o que Jim, Mark e Chris têm a dizer sobre administrar uma cafeteria de sucesso e financeiramente saudável.

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Entendendo Seus Custos & Lucros

Uma coisa é saber diferenciar os ristrettos dos piccolos, mas você sabe a diferença entre os seus custos fixos e variáveis? Como proprietário de uma cafeteria, entender os detalhes dos modelos de custos e lucros o ajudarão a moldar seu plano de negócios.

Esse conhecimento também é útil em discussões de litígio e legislação, ao consultar o contador, e quando você decidir se deve investir em um novo equipamento ou abrir uma nova unidade. Além disso, irá ajudá-lo a identificar os fatores sobre os quais você precisa focar ou agilizar para aumentar sua rentabilidade.

“Felizmente, o café não tem nenhuma terminologia especial em relação às métricas de negócios”, segundo Chris. “Isto significa que você pode falar com outras pessoas sobre estabelecer um bom sistema de métricas para seguir em sua cafeteria e não precisará traduzir termo algum”.

Seguem alguns termos financeiros com os quais você deve se familiarizar:

Margem de Lucro: o montante pelo qual a receita com vendas excede os custos. Quando considerar adicionar um produto, você deve levar em conta os custos de material, do desperdício e da mão de obra. Isso o permitirá precificar o produto de forma que todos esses custos sejam cobertos.

Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) versus Folha de Balanço: ambas são declarações financeiras que as companhias emitem regularmente para demonstrar a saúde financeira de seus negócios. Uma declaração de resultados detalha as receitas, os custos e despesas incorridas em um determinado período (exercício). A folha de balanço é um registro dos ativos, passivos, e patrimônio líquido de uma empresa em dado momento.

Custo dos Produtos Vendidos (CPV): são os custos diretos de produção dos produtos vendidos em uma companhia. Isso inclui o custo de material usado bem como os custos de mão de obra diretamente envolvida na produção.

Custos Primários:  consiste no custo direto de um produto, representado pelo material e mão de obra envolvidos na sua produção, excluídos os custos fixos. Jim diz “Eu gosto de trabalhar com os custos primários como um número porque é formado por duas variáveis que eu posso controlar – CPV e mão de obra”.

Custos Variáveis versus Custos Fixos: Os custos fixos frequentemente incluem o aluguel, as construções, o maquinário etc. Os custos variáveis são aqueles que variam conforme a produção. “Os custos variáveis (são) o seu CPV e sua taxa de mão de obra (combinados)”, de acordo com Jim. “O custo fixo é seu aluguel e os custos totais de ocupação. [Estes são frequentemente] as três diretrizes para determinar se a sua cafeteria está lucrando ou não, na maioria dos casos”.

Custos alimentares: o seu custo em matérias primas para preparar um prato como uma percentagem da renda gerada por esse item. Isso o ajuda a precificar o seu menu apropriadamente. “Esse também é um meio que você poderia adotar para rastrear desperdícios”, segundo Jim. “Eu sei exatamente o que um item me custará para produzi-lo; Eu [também] sei quantos [itens] vendemos. [Se] o meu custo alimentar ideal fosse 22%, e o meu CPV fosse 24%, eu sei que tenho exatamente 2% de desperdício”.

Retorno sobre o Investimento (ROI): é uma medida de ganhos/perdas gerada sobre um investimento relativo ao montante de dinheiro investido. “Você quer ter certeza que cada decisão de negócios realizada – compra de uma peça de equipamento, descontos etc. – valerá a pena e se você terá de volta cada dólar investido”, diz Mark.

Custo do crescimento: é o custo para financiar seu crescimento e expansão, geralmente sustentado em um certo período.

Declare Guerra Contra o Desperdício

Localizar, gerenciar e minimizar o desperdício é a parte principal do sucesso financeiro. Porém, em que devemos focar para reduzir o desperdício, especialmente perecíveis a granel como café, leite e, em alguns casos, comida?

Todos os meus entrevistados concordam que é importante gerenciar bem o seu inventário. “Você deve manter o controle das entradas e saídas no seu inventário e basear o quanto você tem na prateleira com o quão rápido pode movimentá-lo”, afirma Chris. “Super abastecer o estoque amarrará todo o capital que poderia ser usado para suprir outras necessidades da cafeteria que podem aparecer.”

“[Com] o gerenciamento do inventário, há muitas nuances que você deve entender, particularmente, ‘qual é o tempo de prateleira de todos os meus produtos?”, acrescenta Jim. “Se meus alimentos duram dois dias, ter um estoque para uma semana desses alimentos é um grande erro; o café dura duas semanas, mas ter o suficiente para dois meses é um problema”.

Chris diz, “mantenha o controle do quão rápido você consome uma sacola de cinco libras (2,26 kg) na operação e das sacas do varejo também”. Quando se trata de re-abastecer o bar, procure nas suas prateleiras de varejo por pacotes (de café) que estão envelhecendo para vendas ao consumidor (duas semanas é uma boa regra geral). Então prepare esse café no balcão no lugar de pedir um novo pacote de cinco libras dos mesmos grãos.

“O pior que pode acontecer é você terminar com uma tonelada de café muito velho para preparar no balcão porque você não tem rotatividade e, assim, terminar doando-o ou entregando de graça”, reforça Chris.

Adicionalmente, é importante balancear o custo da estocagem versus o custo de manter sempre um inventário fresco e enxuto. “Você não quer muito estoque a menos que economize mais dinheiro a longo prazo”, de acordo com Jim.

Por exemplo, talvez haja uma cobrança para a entrega do leite. “Se eu estou pagando uma taxa de entrega e realizar que o leite custará $5 o galão ao invés de $3 em toda entrega, de repente começarei a pensar que poderia ter uma entrega por semana (no lugar de duas)”, acrescenta.

Saiba a quantidade de leite que precisa ter em estoque – e quanto está indo pelo ralo.

Identifique os Custos Ocultos de Pessoal

Rastrear a maioria do desperdício de produtos é relativamente fácil. No entanto, o que acontece quando você desperdiça itens que são menos tangíveis ou difíceis de identificar? É possível rastrear o quanto esses fatores estão indiretamente corroendo sua margem de lucro? Quais são alguns desses custos ocultos e como mitigá-los da melhor forma possível?

Alguns custos ocultos são causados por uma falta de treinamento da equipe. Os custos podem aumentar como resultado de um controle ruim das porções – pequenas quantidades de leite, comida, e café, se somam com o tempo. “[Frequentemente] você terá alguém fazendo um latte e [eles usarão] tanto leite quanto precisam, o aquecerão, encherão a xícara e… ali deixarão duas ou três onças (59,14 a 88,72 ml) que simplesmente irão ralo abaixo”.

“Problemas que resultam de falta de treinamento e, por consequência, de precisão, são [desperdício de café quando] calibrando, preparado em excesso, café de reserva, quebra de jarras, não manter em dia a manutenção preventiva dos equipamentos, e etc.,” adiciona Chris. A resposta dada por ele é treinar a si e sua equipe para se tornarem informados, meticulosos e deliberados. É fácil não ter uma cafeteria de sucesso com uma equipe mal treinada.

“Os custos com a equipe são um dos maiores fatores a considerar quando se busca a rentabilidade de uma cafeteria”, ele destaca. “A equipe de treinamento precisa seguir um sistema robusto de iniciação que investe significativamente de antemão, com o objetivo de equipar os baristas para o sucesso a longo termo. Cortar custos mediante o corte de treinamento nunca funciona a longo prazo”.

Uma equipe bem treinada pode resultar em um uso eficiente do tempo e dos recursos atrás do balcão.

Crie Turnos de Forma Inteligente

Um outro culpado típico é o excesso de pessoal, que Chris brinca ao dizer que é um custo oculto que não é tão oculto assim. “Os proprietários, nem sempre olham para o número de pessoas em dado turno porque seu fluxo de trabalho é construído em torno de um número em particular”, diz ele. “Porém, se os números não justificam três pessoas, você precisa se adaptar e ajustar”.

“Quando as pessoas estão ocupadas, elas tendem a ultrapassar o horário no começo e no fim de [períodos movimentados]”, segundo Jim. “Todavia…se são 15 minutos na frente, e 15 minutos depois, são 30 minutos no total. 30 minutos de trabalho extra de três pessoas [se somam a] 1.5 horas. Se isso acontece cinco vezes na semana… fará uma diferença maciça para você”.

Mark também acautela contra deixar seus sentimentos ditarem o número de membros em sua equipe em dado momento. “Nós temos visto isto bastante: antes e depois dos períodos de grande movimento, [os gerentes da cafeteria] mantêm níveis altos para os membros da equipe porque eles se sentem ocupados, mas na realidade não o estão”. “Eles precisam começar a deixar as pessoas irem para casa”.

Isso pode ser difícil por diversas razões, especialmente para os donos de pequenas cafeterias. Frequentemente, proprietários e baristas têm um relacionamento margeando a amizade, e os proprietários sabem que sua equipe precisa das horas extras. Adicionalmente, talvez haja leis que restrinjam os empregadores de cortar horas que tenham sido previamente contratadas.

Além disso, o corte de horas extras tem um impacto negativo adicional de aumentar a insatisfação da equipe. Isso pode exacerbar a rotação em uma indústria já notória pelo seu alto nível de rotatividade na mão de obra.

A solução, segundo Mark e Jim, é um estabelecimento de turnos inteligente e preditivo. Isso permite à equipe prever períodos movimentados e tranquilos, e ao proprietário, ser transparente sobre quando os baristas possam ser solicitados a ficar até mais tarde ou partirem mais cedo. Isto permite um maior nível de flexibilidade para mitigar custos ocultos de mão de obra.

Adicionalmente, uma compensação justa, canais de comunicação claros e uma cultura que tanto se importa quanto desafia os empregados a crescerem pode reduzir a rotatividade.

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Mesas vazias e nenhuma fila de espera significa poucos atendentes são necessários atrás do balcão.

Administre Seu Menu & Preço

Não importa o quão eficiente é a operação de sua cafeteria, você não terá uma cafeteria de sucesso se não tiver uma margem de lucro suficiente por item ou um menu que atraia clientes.

De acordo com Chris, é essencial que sua cafeteria ofereça variedade – mas não tanto que o obrigue a sacrificar a qualidade. “Há atrativos pelos quais as pessoas virão diariamente, como café, grãos e chá. Esses são os principais condutores do negócio e precisam ser tanto de alta qualidade como de alta rentabilidade.

“Não aumente a oferta tentando agradar a todos. Você não conseguirá”, ele aconselha. “Foque em simplicidade e excelência”.

Ainda assim, não diminua tanto o seu menu: ainda é uma boa ideia oferecer itens que agregam valor, como comida, que também atrai pessoas. Você pode ainda optar por vender itens de varejo.

Como regra geral, Chris acredita que uma margem de lucro aceitável para bebidas deve ser em torno de 70% após contabilizado todos os custos dos materiais. Para itens de varejo, ele recomenda começar dobrando o valor pago e, então, adicionar um pouco mais para ter lucro na venda.

Quando considerar sua estratégia de preços, Jim e Mark enfatiza que também é importante implementar pequenos aumentos de preço de forma incremental, pelo menos anualmente. “É simplesmente uma forma saudável de gerenciar seu negócio”, afirma Jim.

“Isto quase não impacta sua perda de clientes. A maioria das cafeterias têm medo do aumento de preços por causa daquele único cliente furioso e acabam pensando que os demais pensam da mesma forma. Porém, a verdade é que 95% dos clientes provavelmente sequer notaram.”

Jim e Mark contaram-me sobre um dos seus clientes que usava a tecnologia do PerfectCube: o cliente aumentou seus preços em 5% e, como resultado, perdeu 1% de sua clientela. No entanto, isso ainda resultou em um acréscimo de $ 1,300 de lucro.

“O que estamos tentando demonstrar é que mesmo se você chatear 1% de sua clientela e eles nunca mais voltarem – o que não irá acontecer – você sabe que ainda fará dinheiro porque é assim que a margem de lucro funciona”, disse Mark. “Nós queremos que as pessoas entendam que é seguro aumentar os preços em pequenas quantias, anualmente”.

Chris adverte contra a tentação de manter o preço baixo para atrair mais negócios. “Isso irá matá-lo ao final”, diz ele. “Você precisa de lucro para sustentar o negócio e fazê-lo crescer. O preço é o que você precisa para gerar lucro o suficiente e assim servir bem os seus clientes no futuro.”

Considere aumentar o preço dos itens de melhor venda ou dos sazonais. Mark recomenda talvez tentar o aumento de preços com uma promoção ou mudanças de estação. E ele enfatiza ainda que, “a maioria dos consumidores ou nunca nota, ou não se importa, pois entende que os custos sobem.” 

Selecione o seu menu e preços cuidadosamente para assegurar uma margem de lucros saudável.

Calcule o Seu Tamanho Ideal de Cafeteria & Layout

Finalmente, o layout e o tamanho de sua cafeteria têm um impacto direto no seu sucesso financeiro. Evitar gargalos e elementos de design frustrantes é fundamental, visto que esses fatores podem fazer com que as pessoas busquem café em outro lugar. O seu fluxo de clientes deve ser intuitivo e sem dor, do começo ao fim.

A disposição do produto é algo essencial. Os produtos de varejo precisam estar em áreas visíveis onde as pessoas naturalmente se aglomeram e observam, como quando entram pela primeira vez, enquanto elas esperam na fila, e no caixa.

Se você tem uma cafeteria maior, provavelmente pagará mais no geral. Projetar o seu café para lhe dar (ao menos) o número aproximado de consumidores diários, que você precisa para lucrar, é essencial. Não considere apenas o número ideal de substitutos, ou de clientes pedindo e consumindo comidas e bebidas, mas também a taxa de rotatividade de sua clientela.

Você não quer uma cafeteria tão cheia que afaste clientes, e que te afaste do sucesso. Você também não quer ter muitos substitutos em relação à sua equipe principal, o que pode ser prejudicial ao serviço ao cliente.

“Para isso, você precisa saber ou projetar o que cada cliente gasta ou precisa gastar”, segundo Chris. “Você pode encontrar relatórios sobre o número médio de vendas, o valor médio das notas, e o número médio de itens comprados nos relatórios da maioria dos sistemas de ponto-de-venda.” 

A taxa de rotatividade das suas mesas pode afetar o tamanho da cafeteria que você precisa para ter lucro.

Administrar um café financeiramente viável não é apenas sobre ter uma boa marca, um bom café, e um boa experiência como consumidor. É também sobre fazer um planejamento cuidadoso, entender as margens de lucro, e reduzir os custos. Assim, certifique-se que realmente conhece o negócio. Planeje o quanto precisa fazer, o quanto precisa servir, e quanto estoque e empregados realmente precisa.

Pois conhecimento e planejamento são, verdadeiramente, a chave do sucesso na indústria do café.

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Traduzido por Sandra Sousa

Nota: a versão originial deste artigo publicada no Perfect Daily Grind foi patrocinada por Coffee Fest

PDG Brasil

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