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Año tras año, las ferias de café se multiplican en todo el mundo. Al sector en su conjunto le encanta asistir a ellas y con cada edición algunos eventos se hacen más y más grandes.

Una gran variedad de empresas cafeteras se presenta y participa en las ferias, desde las marcas más consolidadas hasta las más pequeñas. Con independencia del tamaño de la empresa, estos eventos ofrecen oportunidades interesantes para conectar con posibles inversores, socios y clientes.

A pesar de eso, los pequeños empresarios deben afrontar varios retos. Entre ellos, los costos de asistencia, que pueden ser elevados, la logística y los preparativos del viaje. En una industria dominada por las multinacionales y otras grandes empresas, las marcas más pequeñas pueden tener dificultades para rentabilizar su inversión en las ferias.

Para saber más, hablé con Josh Tarlo, fundador de Headstand, y David Donde, fundador de Truth Coffee Roasting. Sigue leyendo para conocer sus opiniones.

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Analizar los costos

El café es, ante todo, una bebida social: los amigos se reúnen en cafeterías, muchos negocios se concretan tomando espressos y las tiendas de café independientes suelen ocupar un lugar central en las comunidades locales. 

Por tanto, es lógico que la industria adore la oportunidad de establecer contactos y relacionarse con otros profesionales en ferias comerciales. El tipo de eventos del sector cafetero mundial varía mucho: desde ferias más informales y centradas en el consumidor hasta exposiciones B2B. 

Aunque el networking y las oportunidades de negocio son los dos objetivos principales de las ferias, algunas organizan competiciones pioneras e innovadoras, como los Campeonatos Mundiales del Café y los Coffee Masters.

En primer lugar, para participar en cualquier evento, las empresas deben registrarse como expositores y reservar un estand. Los costos varían considerablemente en función del tamaño y la ubicación del evento, así como de la demanda de puestos. Desde aproximadamente US $634 para certámenes regionales más pequeños hasta más de US $63 463 por los estands de las ferias más grandes y populares. 

Para las grandes empresas con presupuestos de marketing elevados, reservar un estand en una feria es un procedimiento relativamente sencillo. Las empresas más pequeñas, sin embargo, deben planificar el gasto con más cuidado. El retorno de la inversión para estas marcas es fundamental porque un estand en una feria de tres días puede llevarse una parte importante de sus gastos de marketing.

Contabilizar todos los gastos

Josh Tarlo es el fundador de Headstand, una empresa de café seltzer que vende hojas de café y mezclas herbales. También, tiene varios años de experiencia trabajando como comprador de café verde y en tostadurías, además de haber participado en campeonatos de café de Reino Unido.

“[El retorno de la inversión] depende de la feria en cuestión porque hay precios diferentes en cada sitio”, afirma. “Creo que algunas de las ferias regionales más pequeñas son interesantes porque, en teoría, puedes cubrir tus costos con las ventas al por menor”.

“Hace poco hablé con gente que exponía en el Festival de Café de Glasgow y me dijeron que es uno de los pocos eventos en los que realmente ganan dinero”, añade.

Los costos de asistir a una feria suelen acumularse rápidamente. Reservar y montar un estand ya es caro, y la mayoría de los eventos cafeteros empujan a los expositores a ofrecer muestras gratuitas a los visitantes.

David Donde es el fundador de Truth Coffee Roasting en Ciudad del Cabo, Sudáfrica, y un experimentado juez de concursos. “Si te aferras a la idea de que vas a cubrir gastos en una feria, es mejor pegarse un tiro en el pie, será menos doloroso”.

La importancia de asistir a ferias

Es poco realista creer que la mayoría de las pequeñas empresas cafeteras cubrirán los gastos de todos los eventos a los que asistan. Eso no significa, sin embargo, que su participación sea un esfuerzo infructuoso.

Las ferias comerciales básicamente proporcionan un público cautivo en un único espacio, lo que supone una oportunidad excepcional para muchos profesionales del sector, compradores potenciales y consumidores. Aprovechar tal visibilidad puede ser una buena inversión de tiempo y dinero.

“Lo único que busco en una feria es visibilidad”, afirma David. “Las ferias me han dado a conocer a los medios de comunicación internacionales, al público y a socios comerciales”.

“Las ferias son una de las pocas formas que tiene una empresa cafetera de relacionarse con el público directamente”, añade. “Pocas veces se puede mantener un diálogo con los clientes, no siempre es posible en un supermercado o en una cafetería. La feria es el lugar perfecto para escucharnos”.

Más allá de los consumidores y el público en general, las exposiciones son una de las formas más eficaces de encontrar nuevos socios comerciales. 

“Desde el punto de vista comercial, es una oportunidad para conocer compradores y grupos más grandes que quizá no conozcan tu negocio o asuman que tu empresa es demasiado pequeña para trabajar con ella”, afirma David, algo que no es habitual en otros sectores de la industria.

Tratar de destacar entre la multitud

Las ferias comerciales ayudan a reducir las llamadas en frío en los ámbitos de las ventas y el desarrollo empresarial, y ofrecen un terreno más neutral para que compradores y vendedores se pongan en contacto.

A pesar de eso, Josh insiste en que no siempre existe una igualdad de condiciones.

“Desde la perspectiva de la creación de marca, a menos que hayas desarrollado algún producto nuevo que estés tratando de publicitar, asistir no es realmente viable desde el punto de visto económico, a menos que seas una empresa clave en el mercado”, dice. 

“En los eventos, y sobre todo en los grandes, hay tantas cosas en marcha, hay tanto alboroto que es difícil causar impacto”.

“Conocer a los compradores puede resultar aleatorio”, añade. “Algunas ferias de otros sectores organizan presentaciones y reuniones con compradores de forma más estructurada. Los eventos de café son a veces un juego de dados: nos limitamos a poner un estand y a esperar a que pasen los compradores”.

Saber dónde y cómo invertir en recursos

Entonces, ¿cómo pueden las pequeñas empresas asegurarse de captar la atención en las ferias comerciales y en especial en los eventos más consolidados y relevantes? “El principal recurso a tener en cuenta es el tiempo”, explica David. “Si voy a asistir a una feria, tengo que plantearme si puedo invertir en ella a fondo”.

“Si no vas con una buena cantidad de información, con productos novedosos o dispuesto a mantener conversaciones nuevas e interesantes, todo está perdido”, añade.

Por su parte, Josh explica que centrarse en la relevancia del mercado y la proximidad es clave.

“El Festival del Café de Bristol es muy interesante para nuestra marca porque tenemos muchos clientes de venta al por mayor en la zona”, explica. “Nuestros clientes están físicamente cerca del recinto, así que es un ejercicio de desarrollo de marca que les sirve a ellos”.

Por último, atraer a muchos visitantes al estand no siempre es el objetivo principal.

“Quiero ir a las ferias más cercanas a mi mercado, no necesariamente a las más grandes”, dice David. “Exponer en una feria con 40 000 personas que pasan por delante de ti y a las que seguramente no les interesan tus productos tiene mucho menos valor que ir a una con tres personas que sí están interesadas y a las que no podrías llegar de ninguna otra forma”.

Consejos para principiantes en ferias

David y Josh tienen algo muy claro: con la excepción de unos pocos eventos, es extremadamente difícil para las pequeñas empresas recuperar las inversiones que hacen al participar en ferias de café. Los costos de exposición son elevados, regalar muestras es una necesidad y las ventas no siempre son significativas.

Por otra parte, las ferias ofrecen un público cautivo. La gente acude porque trabaja en el sector cafetero o tiene un interés específico en el café. Un estand atractivo puede llamar la atención, independientemente de la escala del evento.

Además, asistir a una feria junto a algunos de los nombres más importantes del sector crea el marco ideal para las pequeñas empresas que deseen crecer.

Alternativas a la participación en eventos

Dado que no todas las marcas pueden asistir con regularidad a ferias, sobre todo las de menor tamaño, ¿qué otras formas tienen de llegar al mercado objetivo y a los compradores potenciales?

Un ejemplo son las redes sociales, que han transformado las técnicas de mercadeo y permiten a las marcas llegar a más consumidores que nunca.

“Puedo gastar US $120-250 en redes sociales y generar muchas más impresiones en los consumidores que en una feria”, afirma Josh. “Además, podría incluir muestras y hacer un sorteo en un lugar que considere relevante o con mucho tránsito de personas”.

“Con este planteamiento mi inversión puede darme un rendimiento mayor, en términos de cifras o impresiones”, concluye.

Con tantos festivales y ferias que se celebran cada año, es importante que las empresas cafeteras estén presentes en un mercado en constante cambio. Al mismo tiempo, las empresas deben saber qué es lo que más les conviene.

Esto es particularmente importante para las marcas más pequeñas con presupuestos de marketing reducidos. Por eso, la clave está en encontrar un equilibrio entre los costos de participación y las posibilidades de venta.

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Traducido por Almudena Torrecilla Aznar. Traducción editada por Alejandra Soto.

PDG Español 

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