31 de agosto de 2021

Cómo prepararte para promocionar tu café en eventos y ferias comerciales

El café es susceptible a la volatilidad de los precios del mercado internacional. Esto ha obligado a los caficultores a incursionar en relaciones de comercio directo para reducir la vulnerabilidad al participar en un solo mercado y mejorar los márgenes de ganancias que perciben por su cosecha.

Las ferias comerciales y eventos de café se han convertido en una excelente oportunidad para visibilizar a los productores y sus cafés particulares, crear vínculos comerciales con clientes potenciales, hacer contactos, actualizarse sobre las tendencias del mercado y ¿por qué no? concretar una venta. 

Sin embargo, sin la preparación adecuada, se podrían reducir las posibilidades de obtener un resultado positivo. Por esta razón, dos caficultoras nos ayudaron a elaborar una guía para aprovechar al máximo las oportunidades que se presentan en las ferias comerciales, para aumentar tus ventas o acelerar tu ingreso a un nuevo mercado. Continúa leyendo para conocer sus consejos. 

feria de café

Define tus objetivos

Antes del evento, el caficultor debe establecer cuáles son los objetivos que pretende alcanzar durante su permanencia. 

Cinthya La Rue es caficultora de cuarta generación y propietaria de Finca La Plata, en Nicaragua. Ella me dice que tener objetivos claros es el punto de partida y lo que determina las acciones posteriores, las herramientas y la estrategia de venta que tendrá que desarrollar el productor para lograrlos. 

“Si uno va sin rumbo, llega a cualquier lado. Pero cuando uno ya va con un plan definido, con una estrategia de quiénes quiere conocer o ya tienes citas para conocer, qué es el objetivo de ir a esta feria y cuál es el resultado que tú quieres definir como un éxito”, apunta Cynthia. 

Necesitas conocer la razón por la cual asistes a un evento de café. ¿Deseas encontrar nuevos clientes, establecer una relación comercial o ingresar en un nuevo mercado?, ¿Identificar compradores o tostadores? ¿Visibilizar tu marca? ¿Aumentar las ventas de tu café? 

“En mi caso, mi objetivo es conocer gente, que me conozcan y que entiendan que hay fondo en lo que yo estoy proponiendo en mis canales de mercadeo, digitalmente o físicamente. Establecer una venta es muy difícil en una feria, lo que estableces es una relación”, cuenta Cynthia. 

Una vez definidos los objetivos, es importante que evalúes si son reales, cuantificables y alcanzables en relación con los recursos económicos, humanos y logísticos que tienes a disposición.

Adicionalmente, también te ayudarán a seleccionar la mejor feria o evento al cual asistir. Generalmente, estos eventos reúnen a un gran número de personas. El desafío consiste en que estas personas sean realmente quienes puedan ayudarte a lograr tu propósito.

Cinthya recomienda investigar con anticipación, identificar la razón social y qué tipo de compradores o tostadores participarán. 

caficultora Finca La Plata

Diseña una estrategia de venta

Luego de haber establecido tu objetivo y elegido el café o los cafés con los cuales deseas presentarte, necesitas idear una estrategia de venta, es decir, un plan o ruta que te permitirá llegar al comprador de una manera más significativa y diferenciada. 

Cynthia me cuenta que la estrategia que emplea comúnmente en los eventos es una mezcla entre conceptos del mercadeo tradicional, como las 4P (Precio, Producto, Punto de venta y Promoción) y el mercadeo digital. 

Además, debes incluir en tu estrategia los medios que piensas usar para abordar al comprador, el presupuesto que vas a destinar, las herramientas que utilizarás y las acciones a realizar. Durante esta fase, es importante que imprimas creatividad y ofrezcas un valor agregado, para diferenciarte y atraer la atención de los clientes.

En este contexto, es clave estudiar el tipo de compradores que asistirán al evento, los perfiles de café buscan y de qué manera puedes cautivarlos. Para ello, puedes informarte sobre las tendencias de consumo en los diferentes mercados.

Cynthia me dice: “Mi café no es para todo el mundo, porque en realidad no todo el mundo anda buscando las variedades que yo tengo o el perfil de la finca. Entonces, yo tengo que buscar en mi plan una manera de buscar a tostadores que busquen el perfil y el tipo de tazas que yo produzco”. 

Puedes revisar la lista de participantes, puestos, presentaciones y cursos en la página oficial del evento. Elabora una agenda con los posibles compradores y preséntate a través de una llamada, un correo electrónico, página web o red social y hazles saber que asistirás a la feria. 

“Busco quién va a atender la feria de la gente que yo conozco en la industria. Digamos en Nueva Orleans, la que viene, yo sé qué tostadores van a estar allí y ya comienzo a hablar de que yo voy (…) y que nos vemos allá”, explica Cynthia. 

“Yo llevo una serie de citas con las que quiero presentarme en persona, que me conozcan y que en realidad vean que hay fondo en lo que yo ofrezco en mensajes o digitalmente”, cuenta Cynthia. 

Necesitas crear también material promocional que será la carta de presentación de tu café. Generalmente, en el primer encuentro se utilizan formatos impresos, como folletos, tarjetas de presentación. Por otro lado, si te reunirás con personas o empresas que ya conoces, puedes apostarle a los canales digitales, como videos, presentaciones o un buen contenido en redes sociales. 

“Tú tienes que llegar con un arsenal de mercadeo, un perfil escrito, algo que dejarle a los compradores para que se acuerden de ti. [Debes] llegar con los instrumentos para vender tu finca, tienes que llegar con las muestras para que ellos [puedan catar el café] cuando regresen, o [en el evento hay un laboratorio] (…) entonces caten tu café”, aconseja Cynthia. 

“Tienes que llegar con los atuendos que tú quieres que ellos te recuerden. Si tu andas con un sombrerito siempre, llega con tu sombrero de finca. Si tú usas una gorra de béisbol, como yo la uso en todas mis fotos, que ellos te acuerden que eras la chica gorra de béisbol”.

evento de café

Conoce tu producto y fija un presupuesto 

Driana María Acevedo, administradora de la marca Café de la Cima, en Antioquia, Colombia, me dice que la persona que va a representar a tu finca y, por ende, a tu marca debe tener un muy buen conocimiento sobre el café que desea vender. Es necesario que pueda hablar con propiedad sobre el método de procesamiento al que fue sometido, su calidad en taza y tenga claros los objetivos de participar en el evento. 

“Que tenga todo el conocimiento, de toda la trazabilidad de su café, donde se cultiva quienes están atrás, cuánto empleo se genera en cada finca o con cada marca, porque eso es como bien importante. Todas las personas que hay detrás de una bolsa de café, esos recolectores”, indica Driana. 

En las ferias internacionales, el idioma puede ser una barrera a la hora de abordar a los compradores. Si no cuentas con estas habilidades, se aconseja solicitar el apoyo de otros participantes de la industria que manejen el inglés o acudir a los servicios de un traductor con conocimientos en el sector.

Otro aspecto a considerar, es el presupuesto que destinarás para el viaje, la logística y los materiales promocionales de tu producto, como las muestras de café verde, folletos, tarjetas de presentación, entre otros. 

En algunos países, podría estar prohibido el ingreso de muestras de café en el equipaje y es necesario que las autoridades sanitarias autoricen la entrada de los productos agrícolas. Se aconseja consultar con el Ministerio de Agricultura de cada país cómo obtener las licencias o permisos.

Además, Cynthia advierte: “No todas las muestras que tú envías van a tener resultados. Tienes que pensar en invertir en algo que tal vez no tiene retorno. Preparar muestras y enviarlas, si tú no estás dispuesto a absorber esos costos, allí comienza, para mí, el primer paso”. 

“El segundo paso, es el costo del viaje y el costo de invertir en el mercadeo que tienes que hacer para promover tu finca, tu marca, tu café. Si no estás dispuesto en invertir tu tiempo, tu esfuerzo y también los costos asociados en cómo hacer una marca alrededor de ti, entonces allí no hay un comienzo”, añade Cynthia. 

Si participar en un evento internacional de café te resulta costoso, puedes asistir a eventos y foros locales, en donde encontrarás compradores nacionales e internacionales. A menudo, las instituciones cafeteras, organismos de gobierno, cooperativas, exportadores y empresas representan a los caficultores en distintos eventos o les brindan la oportunidad de asistir.

café tostado a la venta en un evento

Prepara un guion corto y cautivador 

Una vez te encuentres en la feria comercial o evento de café, el reto será conquistar al comprador o tostador en el primer encuentro. Ten en cuenta que dispones de muy poco tiempo para hablarle sobre tu café, por esta razón se recomienda que prepares una historia breve, clara y concisa, en la que incluyas los valores de tu marca, los datos más relevantes sobre el café y narrar de manera que permita crear un vínculo emocional con el cliente. 

“Tengo una historia de 30 segundos, un elevator pitch, tengo una historia de un par de minutos, de 5 minutos. O si quieren hablar de café, yo me puedo sentar y con el mayor de los gustos entablar una conversación al nivel que la persona esté buscando”, explica Cynthia. 

“Tengo 30, 45 segundos para decirle a un tostador la esencia de quién es mi café, qué es mi café y quién soy yo (…). Tienes que ser un emprendedor cuando eres caficultor, no es de la finquita, sino que tienes que invertir tu tiempo, tu esfuerzo, tu energía para hacer algo que puedas replicar con cada persona”, añade Cynthia. 

Por ejemplo, durante un período de tiempo tan breve, Cynthia cuenta que es una caficultora de cuarta generación, que su finca ha estado en manos de mujeres por varias generaciones y que su objetivo es producir un café de alta calidad e innovar la caficultura de Nicaragua, no solo ofreciendo una buena taza, sino generando empleo a las mujeres rurales y mejorando sus condiciones laborales.

Adicionalmente, tu actitud debe ser cautivadora y auténtica, sin presionar a tu interlocutor. 

“Mi estrategia es ser entre más genuina, mejor. Lo que ven es lo que compran, mi personalidad, mi habilidad de manejar una finca del tamaño que yo manejo”, complementa Cynthia. 

Además de una buena taza, ofrece un valor adicional

Si bien es cierto que la calidad sensorial de tu café es crucial para venderlo, el comprador necesita que tu café tenga un valor diferencial para alimentar la estrategia de mercadeo que utilizará para atraer a sus consumidores.

Cynthia explica: “Si no puedes llevar el café, la calidad y el puntaje, bueno allí la cosa cambia. Si llevas eso a la mesa de catar, el resto es poder darles a ellos algo que puedan [posicionar en el mercado], porque tú estás vendiendo un producto no terminado, café oro a un tostador que lo tiene que [comercializar] con su mercadeo y darle el valor agregado a sus clientes”. 

Ese beneficio adicional puede estar relacionado con los valores de tu negocio, las iniciativas ambientales que estés implementando para mejorar las condiciones climáticas de tu zona cafetera, las acciones sociales e inclusivas; como el pago justo y trato digno a los empleados y los experimentos e innovaciones para aumentar la calidad del grano. 

“Mi café es un poquito Woman forward, en el sentido que a los tostadores que en realidad les gusta el perfil de taza, ellos encuentran un valor agregado en la historia de una mujer con las botas puestas”, agrega Cynthia. 

Por su parte, Driana considera que la calidad y la trazabilidad del café es la característica más importante para un comprador. “Como somos pequeños, podemos garantizar lo que tenemos empacado en una bolsa de café. Realizamos todo el proceso desde el cultivo, hacemos el tueste, nosotros mismos empacamos y tenemos todo el proceso dentro de la finca”.

Caficultor: Aprende a narrar tu propia historia

A medida que los eventos de café aplazados debido a la pandemia COVID-19 vuelven a realizarse, asistir a uno de ellos en tu país o a nivel internacional es una buena ocasión para crear oportunidades de negocios. Sin embargo, también requiere de una preparación previa para tener éxito y lograr tus objetivos. Esto implica el diseño de una estrategia de ventas, escribir la historia de tu finca e informarte sobre los requisitos que debes cumplir.

Si asistes por primera vez, puede ser que regreses a casa con tu equipaje lleno de muestras de café y sin haber concretado ninguna venta. Si esto te sucede, no lo interpretes como un fracaso, pues has alcanzado otros objetivos como la creación de contactos con posibles clientes, intercambiado información o has sacado a tu finca del anonimato. 

Y por último, Cynthia recuerda que: “Tienes que estar en modo de vender. (…) Si estás en modo ventas, pues vas a encontrar las ventas”.  

¿Lo disfrutaste? Lee nuestros consejos para expositores para tener éxito en eventos y ferias comerciales de café.

Crédito de las fotos: Finca La Plata, Café de la Cima.

PDG Español

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