Hay varias formas de adquirir café para tu tienda. Puedes comprar sacos de café según tu necesidad a un tostador mayorista, tostar tus propios granos en la tienda o establecer una asociación a largo plazo con un proveedor.

Las asociaciones con proveedores suelen ofrecer una serie de ventajas, las cuales pueden incluir precios reducidos, equipos gratuitos, mantenimiento regular y mucho más. Sin embargo, a veces también hay restricciones que los propietarios de tiendas de café deberán tener en cuenta.

Pero, ¿cómo se inicia una asociación? ¿Quién es el socio adecuado para ti? ¿Y cómo funcionará todo? Para responder a estas preguntas y otras, hablé con tres profesionales del café ubicados en Estados Unidos, Alemania y Sudáfrica. Sigue leyendo para saber lo que dijeron. 

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¿Qué es una asociación con un proveedor?

En pocas palabras, una asociación con un proveedor es cualquier tipo de relación comercial acordada entre un proveedor de bienes y un comprador, generalmente en un contexto de empresa a empresa (o B2B).

Esto puede manifestarse de muchas formas, pero para las tiendas de café suele significar asociarse con un tostador. La asociación en sí generalmente implica el suministro de café tostado, pero también puede abarcar todo, desde siropes y tazas, hasta equipos y capacitación. También puede requerir que ambas partes firmen un contrato, a veces denominado “acuerdo de suministro”.

Sin embargo, es importante recordar que no hay dos proveedores iguales y, por lo tanto, no habrá dos asociaciones iguales. Los ejemplos de este artículo pueden ser un buen punto de partida, pero cada posible colaboración debe abordarse de manera independiente.

Encontrar el proveedor adecuado para tu tienda de café

Una asociación “adecuada” con proveedores para tu tienda de café dependerá de las necesidades específicas de tu negocio. Además del café tostado, es posible que también quieras acordar las condiciones de alquiler de una nueva máquina de espresso, por ejemplo. Lo importante es encontrar un acuerdo que funcione para ti.

Erica Piedmonte forma parte del equipo de ventas de Higher Grounds Trading Co., un tostador con sede en Traverse City, EE. UU. Me explica que Higher Grounds suministra café tostado a diferentes tiendas de café, restaurantes y supermercados de la zona. 

Ella dice que, según el cliente, su equipo tiene diferentes formas de trabajar. Erica me cuenta que, por lo general, no trabajan con contratos para sus asociaciones, a excepción de los clientes que alquilan equipos. En algunas circunstancias, me dice que también piden un pedido mínimo de café para utilizar el equipo y obtener el envío gratuito. 

Nicole Battefeld fue la campeona alemana de barismo de 2018 y trabaja en Röststätte, en Berlín, desde hace más de cinco años. Ella me cuenta que tienen diferentes tipos de asociación. 

Aunque Röststätte suministra café tostado a sus propias tiendas de café y a otras de todo el país, la marca es también distribuidora de las máquinas Victoria Arduino en Alemania. Por lo tanto, ofrece “paquetes” que suelen incluir máquinas de espresso, asistencia técnica y café tostado.

Shaun Aupiais es consultor de café e instructor de barismo en Red Band Academy, en Sudáfrica. Él explica que ha trabajado en diferentes asociaciones, concretamente con marcas de café importadas.

“Para las marcas importadas, ofrecemos un suministro constante de café, al igual que accesorios con logos, tales como tazas y platos, otros insumos e incluso otros artículos con marca, como relojes, cajas luminosas y contenedores para los sobres de azúcar”, afirma. 

Él también dice que el contrato que utilizan varía en función de las necesidades de cada tienda de café. “En el caso de los equipos, utilizamos un contrato a largo plazo”, dice Shaun. “Eso incluye una cláusula en la cual se indica que solo se puede comprar y utilizar el café de esa marca en particular en el equipo en cuestión”.

Ventajas para las tiendas de café

De esa manera, sabemos que las asociaciones a largo plazo con los proveedores pueden adoptar distintas formas en función de las necesidades particulares de cada tienda de café.

Pero, ¿cuáles son las ventajas de asociarse con un proveedor a largo plazo?

El café adecuado en el momento adecuado

Para las tiendas de café y otros negocios de hostelería, podría decirse que una de las áreas más importantes en las cuales centrarse es en el café que se utiliza. 

Al asociarte con proveedores expertos, tales como tostadores, puedes tomar una decisión informada sobre la compra de café de mayor calidad para mejorar la satisfacción del cliente.

Los propietarios de tiendas de café pueden entonces elegir entre una amplia gama de opciones, desde mezclas para espresso ricas y achocolatadas, hasta cafés de origen único con tuestes más claros para preparar cafés filtrados. Nicole añade que una buena relación con tu proveedor facilita el poder comunicar sabores o perfiles específicos que tus clientes puedan estar buscando.

Erica también señala que el café suele ser más fresco. “Lo tostamos y luego lo enviamos, lo cual lleva dos días”, dice. “Si un cliente llama el lunes y hace un pedido, normalmente lo vamos a enviar el martes o el miércoles”.

Más rentable

Estas asociaciones a largo plazo también pueden ayudarte a mejorar tu flujo de caja. Por ejemplo, comprar café en el marco de una asociación suele ser más económico a largo plazo que al hacer un pedido general aislado a un tostador. También, es posible que los socios existentes estén más dispuestos a ser flexibles si lo necesitas.

Nicole dice que Röststätte también “combina” los precios para los propietarios de tiendas de café. “Puedes llevarte una máquina o un molino, pero si te llevas ambos, junto con nuestro café, entonces te daremos un mejor precio por el café en sí”, dice. 

Esto reduce el costo unitario del café tostado y puede contribuir en gran medida a crear una relación comercial sólida y rentable entre el comprador y el proveedor.

Impulsar tu imagen de marca

“Una de las principales ventajas del mercadeo es el profesionalismo que aporta a tu tienda de café”, me dice Shaun. “Hace que [la tienda de café] sienta que está obteniendo más valor por su dinero”.

En otras palabras: si trabajas con un tostador o proveedor reconocido por su calidad e imagen de marca, los clientes asociarán tu tienda de café con él. Esto puede impulsar la autoridad de tu marca a largo plazo.

“Cuando una tienda de café hace un pedido a alguien con experiencia en el tueste, los clientes suelen conocer ya la marca”, añade Erica. “Puede que incluso sepan que les va a gustar el café”. 

¿Cuáles son los desafíos?

Aunque sobre el papel parece que las ventajas no faltan, asociarse con un proveedor a largo plazo no es sencillo y no debe ser una decisión que se tome a la ligera.

Por ejemplo, hay que empezar por estudiar dónde se encuentra el proveedor o el tostador con quien te quieres asociar. Si la distancia es demasiado grande, los plazos de entrega y los tiempos de envío pueden aumentar. Esto puede repercutir en la calidad del café, ya que mientras más tarda en llegar a tu tienda de café, el café tostado se vuelve menos fresco y vibrante.

Shaun afirma que otro de los principales problemas que surgen al trabajar con proveedores de otros países es el tipo de cambio. 

“Esto puede ser un reto constante”, dice. “De un pedido a otro, tu precio de venta al por mayor puede dar muchos rebotes; abastecer tu tienda de café con un precio constante se convierte en un desafío, y entonces puede afectar el costo de los artículos e incluso a los precios del menú”.

Las asociaciones también pueden incluir cláusulas de exclusividad en el contrato. Esto suele manifestarse como un acuerdo para utilizar únicamente un determinado café durante un periodo de tiempo determinado a cambio de un equipo (a menudo una máquina de espresso) que, de otro modo, sería costoso.

Aunque esto puede ser adecuado para algunos, ten en cuenta tu plan de negocio y mira dónde quieres estar en los próximos meses y años. Por ejemplo, la falta de libertad y flexibilidad en las primeras etapas de tu negocio puede ser una dificultad, y no será la solución para todos.

Asegúrate de que tu identidad de marca esté en línea con la de tu proveedor. Esto facilitará el establecimiento de una relación de trabajo sólida. Examina el modelo de negocio de tu posible proveedor y pregúntate si sus valores coinciden con los tuyos. ¿Estás contento con su forma de hacer negocios?

Esto también puede aplicarse a los proveedores; algunos son más exigentes que otros en lo que respecta a los criterios de asociación. Por ejemplo, Nicole dice que Röststätte evalúa regularmente las tiendas de café a las cuales suministra, para asegurarse de que su marca esté representada de forma adecuada.

Erica también dice que suelen capacitar a las nuevas tiendas de café cuando piden su café, con el fin de ayudarles a entender mejor la marca. Higher Grounds es una empresa con certificación “B Corporation”, y cuenta con una serie de proyectos que ayudan a retribuir a las comunidades cafetaleras. 

“Queremos que las tiendas de café entiendan nuestro propósito principal”, dice. “Y a su vez, queremos que transmitan el mensaje del propósito de Higher Grounds a las personas que los visitan”.

¿Por dónde comenzar?

Un buen punto de partida es simplemente investigar. Nicole dice: “[Las tiendas de café pueden] buscar todas las tostadurías en el área, otras de las que han oído hablar o las que les han recomendado”, dice. 

También puedes visitar la compañía con la cual estás interesado en trabajar. Así tendrás la oportunidad de probar sus cafés, hacerte una idea más amplia de lo que ofrecen y comprender si sus productos se adaptan a los gustos de tus clientes.

En cuanto a los contratos, Shaun dice que es importante asegurarse de que las condiciones sean adecuadas tanto para el comprador como para el proveedor.

“Ambas partes deben estar contentas con el prospecto que tienen por delante”, dice. “Asegúrate de que tus planes a corto y largo plazo para la tienda de café estén en línea con su marca y su modelo de negocio, especialmente con el contrato y las condiciones que estás firmando”.

Cada tienda de café tiene sus propias necesidades. Cuando quieras establecer una asociación a largo plazo con un proveedor, ten en cuenta las necesidades de tu tienda de café y asegúrate de que el contrato te convenga. Esta será la mejor base posible para una relación comercial sólida y saludable a largo plazo. 

En última instancia, establecer una asociación no consiste únicamente en conseguir el mejor trato. Busca un proveedor con quien estés contento de trabajar, con un equipo que comparta valores similares. Esa será la mejor fórmula para el éxito de tu tienda de café a largo plazo.

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Crédito de las fotos: Nicole Battefeld, Higher Grounds Trading, Collections from Him

Ten en cuenta Higher Grounds Trading es patrocinador de Perfect Daily Grind.

Traducido por Tati Calderón. Traducción editada por María José Parra.

PDG Español

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