Darte cuenta de que necesitas trasladarte a una tostaduría más grande es un buen problema. Esto demuestra que tu negocio va bien y que estás vendiendo una cantidad de café suficiente para ser rentable.

Sin embargo, una vez que alcanzas ese grado de éxito, tienes que pensar cómo sería un entorno más adecuado. Muchos tostadores empiezan en entornos sencillos o modestos. No es nada raro encontrar una tostadora pequeña o mediana en la parte trasera de una tienda de café, y esto puede funcionar durante bastante tiempo. 

Pero si tu deseo es seguir vendiendo más café y aumentar tus ingresos, al final, tendrás que trasladarte.

Para saber más sobre los retos a los cuales se enfrentan los tostadores cuando quieren ampliar su tostaduría, hablé con dos expertos del sector. Sigue leyendo para conocer lo que dijeron.

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¿Cuáles son las señales de que necesitas un nuevo espacio?

Aunque algunos tostadores empiezan con un local exclusivo, muchos utilizan un espacio ya existente por necesidad (en casa o junto a una tienda de café, por ejemplo). Esto significa que pueden tener dificultades para darse cuenta de las señales de que necesitan expandirse, o de que deberían buscar un nuevo espacio.

Kyle Ramage es el fundador de Black & White Coffee Roasters en Raleigh, Estados Unidos. Él me cuenta la situación que les llevó a trasladarse a un espacio más grande.

“En aquel momento, operábamos en la parte trasera de una de nuestras tiendas de café; era la única tienda que teníamos en funcionamiento, durante casi dos años, quizás más”.

“Llegamos a un punto en el cual necesitábamos almacenar más café verde, pero no teníamos espacio para nuestros artículos de papel. Tuvimos que alquilar un almacén para todo tipo de cosas, como sacos de café y demás”.

Por muy creativo que puedas ser con un espacio pequeño, en algún momento será insostenible si tu negocio sigue creciendo. Los sacos de café verde (60 kg) son grandes. Ocupan mucho espacio, sobre todo si estás diversificando constantemente para ofrecer una gama más amplia de variedades y orígenes.

Las consecuencias de esto no son solo un lugar de trabajo desordenado; con el tiempo, puede provocar dificultades y una mayor ineficacia en todo el equipo. 

Por ejemplo, Kyle dice que simplemente la tarea de recibir las entregas de café verde requería mucho más esfuerzo y planificación de lo necesario. “El camión llegaba al final de nuestra calle y el conductor necesitaba que el café saliera del camión lo antes posible.  

“Así que lo poníamos todo en nuestra furgoneta, íbamos hasta la puerta de la tienda y luego llevábamos el café a través de la tienda de café, pasando por delante de los clientes y hasta el espacio de tueste. Solo mover el café verde era mucho trabajo”.

¿Qué esperas de un nuevo espacio?

Para los tostadores, siempre resulta atractivo abrir un nuevo local en una zona de gran afluencia, sobre todo si vendes café tostado directamente al consumidor o tienes una tienda de café anexa. 

Sin embargo, no siempre es tan sencillo. La ubicación ideal para, por ejemplo, una tienda de café de gran afluencia será probablemente menos adecuada para una tostaduría de mayor tamaño.

En primer lugar, es una buena idea asegurarse de que el edificio tenga un fácil acceso de carga para las grandes entregas regulares de café verde. Además, hay que asegurarse de que haya espacio suficiente para una posible expansión. Encontrar ambas cosas en zonas de gran afluencia de público a un precio razonable es difícil, si no imposible.

Kyle dice: “Realmente queríamos un espacio de [370 a 470 metros cuadrados]. Pero no estaban disponibles en nuestra zona. Todo tenía [140 o 9.300 metros cuadrados]. Y la mayoría de las veces, los más pequeños estaban en lo que llamaban un espacio de “uso flexible”. 

“Ahora estamos junto a unas oficinas, una iglesia y otros negocios… muchos de ellos son espacios de uso flexible más recientes. Esto significa que el alquiler está mucho más cerca del [precio] comercial por metro cuadrado [en lugar de los costos de un] almacén, que era lo que necesitábamos”.

La libertad adicional que conlleva el espacio extra puede significar que también podrás añadir nuevos equipos a tu instalación. A medida que las tostadurías crecen, requieren mayor espacio, no solo para la máquina en sí, sino para los equipos auxiliares, el suministro de gas, los conductos de ventilación, etc.

“Básicamente, estábamos operando con una Loring S15 Falcon (capacidad de 15 kg) y eso es todo en términos de equipamiento”, me dice Kyle. “Ahora, en el nuevo espacio, hemos añadido un clasificador óptico, un Loring S35 Kestrel, al igual que un cargador al vacío con un enorme compresor, y la máquina llenadora por peso”.

Nicholas Flatoff es el director de proyectos especiales en Usonian Systems. Él dice que, cuando se busca un nuevo local, hay que tener en cuenta algunas cosas antes de hacer una elección.

“Nueve de cada diez veces, la gran mayoría de los tostadores necesitan más espacio”, dice Nicholas. “El primer detalle obvio que hay que tener en cuenta es el aspecto financiero, si sales a firmar un contrato de alquiler que puede ser cinco o diez veces más costoso que tu contrato actual”. 

“Hay que tener en cuenta que esos alquileres comerciales van a ser generalmente de un mínimo de tres a cinco años, a veces más”.

Además, Nicholas señala que montar una tostaduría es un reto incluso en el mejor de los espacios. Él dice que hay ciertos tipos de locales que los tostadores deberían evitar, especialmente, quienes están aumentando su superficie.

“El tipo de espacios que no es buena idea elegir son los sótanos o los edificios de varias plantas. Los edificios de más de treinta pisos no son ideales, sobre todo cuando se corta una pared y básicamente se mete una tostadora por una ventana”.

En cuanto a otras características que hay que tener en cuenta, Nicholas dice: “[Si te trasladas a un local más grande], llegas a un punto en el cual necesitas un muelle de carga. Tienes que tener una entrada a nivel, para poder meter y sacar [el café] verde con un montacargas con mucha facilidad, o tener un muelle de carga o un espacio para camiones, para poder sacar los palets con facilidad”.

“Deberías [efectivamente] tener un espacio abierto [para instalar] una línea de montaje definida desde el café verde hasta [el llenado de bolsas de café tostado]”.

Aspectos para considerar a la hora trasladarse

Encontrar el espacio adecuado es solo el principio. Una vez que se ha elegido, hay que preparar el traslado. Nicholas explica que Usonian cuenta con una gran experiencia que aprovecha para apoyar a los clientes en esta fase. 

Durante los traslados de tostaduría, retirar los equipos de un espacio existente puede resultar tan difícil como la instalación, a veces incluso más.

Nicholas me cuenta que Usonian apoyó a Kyle y a Black & White en el traslado. Él explica que pudieron resolver una serie de obstáculos que se presentaron cuando empezaron a trasladar los equipos de la antigua ubicación a la nueva. 

“[Black & White tenía un] espacio en el cual no podíamos entrar un montacargas… como acceso solo había dos puertas del tamaño de una persona. Además, había ángulos difíciles que teníamos que sortear”, explica Nicholas. “También, había una carga muy desigual en una pendiente (fuera del local original), la cual era la única forma de meter la tostadora en el camión”.

Él dice que la creatividad y la capacidad de adaptación que exigía la situación fue lo que hizo que la experiencia de Usonian fuera muy útil. “Completar el trabajo requirió mucho pensamiento creativo y un poco de anticipación en la visita al lugar”, añade Nicholas. “Pudimos colocar el montacargas debajo de la parte delantera y trasera de la tostadora, lo cual nos permitió girarlo 360° en el lugar”. 

“Pudimos maniobrar a través de esas puertas porque teníamos un punto central de giro bajo la tostadora, con dos operarios a cada lado que podían guiarlo”.

En última instancia, Nicholas afirma que la preparación de los traslados de las instalaciones consiste en estar listo para aceptar cualquier obstáculo que pueda surgir y afrontarlo a medida que surja. “Cuando se trata de colocar una tostadora de café en un espacio reducido, hay que estar preparado para situaciones muy complicadas, en las cuales hay que sortear obstáculos.

“[También realizamos varios] trabajos internacionales, en los cuales tenemos que [adaptarnos a] situaciones logísticas o cadenas de suministro nuevas y desconocidas”.

Tomar la decisión de mejorar tu espacio y trasladarte a unas instalaciones más grandes suele ser algo que surge por necesidad, más que por elección. Sin embargo, para las empresas en crecimiento, una vez que surge esta necesidad, trasladarse a un lugar más grande puede resultar una decisión muy beneficiosa a largo plazo. 

Pero cuando decidas mudarte, considera tus objetivos y cualquier posible obstáculo o barrera. Busca un espacio que se adapte a tus necesidades y que no te cause problemas logísticos a largo plazo. La clave es estar preparado para el futuro.

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Crédito de las fotos: Usonian Systems, Black & White Coffee Roasters.

Ten en cuenta: Usonian Systems es patrocinador de Perfect Daily Grind

Traducido por Tati Calderón. Traducción editada por María José Parra.

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