diciembre 9, 2019

Cómo Abordar la Falta de Personal en tu Café en Temporada Alta

Durante la temporada de fiestas, la mayoría de tiendas de café se desborda de clientes. Si eres propietario o administrador de una tienda de café, puede ser uno de los períodos más rentables del año precisamente por esta razón. Sin embargo, es probable que sea también cuando te veas con menos personal del que necesitas. 

Esto puede llegar a causarte estrés, pero no necesariamente. Al realizar las preparaciones necesarias, el impacto en tu tienda de café y sus resultados finales se reducirá al mínimo.

Aquí te damos algunos consejos que te ayudarán a manejar los desafíos laborales en tu negocio durante la temporada festiva.

Read this in English: Managing Staff Shortages During Seasonal Peak Periods

Es común que los trabajadores soliciten tiempo libre durante períodos de alta demanda. Crédito: Devon Barker

¿Qué Hacer Con Las Solicitudes de Vacaciones?

Generalmente, las tiendas de café experimentan el mayor incremento en las ventas durante los meses de invierno y verano, lo cual generalmente coincide con las épocas festivas en todo el mundo. Tus trabajadores querrán tomar un descanso durante este periodo para ir de vacaciones, o para estar con amigos o familia. Entonces, ¿cómo puedes manejar este potencial conflicto de intereses? 

Primero, asegúrate de haber implementado una política de vacaciones, para que los trabajadores estén informados sobre lo que deberían esperar si solicitan un tiempo de descanso. Esta política debería enfatizar la importancia de no hacer planes definitivos antes de que se haya aceptado la petición de descanso. Esto hace que el proceso sea justo para todos y mantiene a todos al corriente.

Segundo, asegúrate de que tu política incluya un período de aviso suficiente para que puedas evaluar su solicitud. Aunque legalmente puedas negarles las vacaciones con razones justificadas, deberías considerar el bienestar de tu personal y la importancia del tiempo que te ha solicitado.

Tercero, concede las solicitudes de descanso según el orden de llegada y limita la cantidad de trabajadores que se pueden ausentar durante períodos específicos. Mantener un registro de las solicitudes de vacaciones y revisarlas constantemente a lo largo del año, te ayudará a llevar un control.

Andrea Allen es copropietaria de Onyx Coffee Lab en Arkansas, EUA. Ella cree que es importante crear un sistema justo en el que todos tengan una oportunidad para descansar del trabajo. Ella dice: “En Onyx, registramos nuestra disponibilidad y tratamos de hacer contrataciones adicionales para que todos puedan tomar vacaciones”. 

Además, agrega que muchas veces preguntan a los trabajadores si tienen “disponibilidad para cambiar sus días de viaje… [algunas veces les pedimos] ir antes o después de un día festivo, y así tratamos de equilibrar esto”.

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Las señales que orienten a los clientes pueden ser de gran ayuda para tu personal durante turnos muy ajetreados.  Crédito: Tasmin Grant

Consejos Para Solucionar la Falta de Personal

Puede ser estresante para ti y tus trabajadores tener que contar con menos manos en los períodos más ajetreados del año. Sin embargo, hay maneras para minimizar el impacto negativo que tiene esto sobre todos los miembros del equipo.

Estela Cotes es copropietaria de Café do Moço en Curitiba, Brasil. Su tienda experimenta el mayor aumento en ventas durante los meses más fríos en Brasil, que son entre mayo y agosto. 

Cuando se trata de turnos con poco personal, ella sugiere que “pidas a los trabajadores… que trabajen más horas”, para así maximizar la fuerza de trabajo ya empleada. Pero deberías tener en cuenta el bienestar de los trabajadores, ya que trabajar demasiadas horas extras puede ser mental y físicamente demandante.

También, sugiere que los propietarios de tiendas de café establezcan las actividades que se deberían completar, para optimizar el tiempo del personal en el trabajo. Esto puede ser: organizar las tareas pendientes según el orden de importancia. Por ejemplo, atender a los clientes debería ser siempre la prioridad, mientras que organizar el inventario debería ser de menor importancia.

Cuando se trata de lidiar con la escasez de personal, Andrea me cuenta que si tienen “turnos que normalmente comienzan a las seis, le podemos [pedir al trabajador llegar] a las ocho o nueve, para que se quede hasta más tarde y cubrir las horas más ocupadas”. Esto garantiza que haya suficiente personal disponible cuando más se necesita.

“Siempre publicamos una nota para agradecer a los clientes por la paciencia y para hacerles saber que tenemos pocos empleados y que nos estamos esforzando para atenderlos… En mi experiencia, muchas personas son comprensivas cuando saben que algo así sucede”, dice. 

Por ejemplo, se puede escribir una nota para pedir a los clientes hacer el pedido en la barra durante los días con poco personal.

Estas soluciones funcionan como medidas temporales. Sin embargo, si tu negocio enfrentando constantemente problemas de falta de personal durante ciertos períodos, quizás sea hora de que contrates empleados temporales.

Contratar trabajadores temporales puede ayudar a resolver los problemas de escasez de personal en tu tienda de café. Crédito: Ethan Covey

¿Cuándo y Por Qué Deberías Contratar Personal de Temporada?

Es importante que manejes bien los plazos cuando contrates empleados temporales.

A Land of A Thousand Hills es una tienda de café y tostaduría con múltiples tiendas en Georgia, EUA. Johnni Jesús, administrador de una de estas tiendas, habló conmigo sobre cómo y cuándo comienza a buscar personal de temporada. Él dice: “Nosotros tratamos de buscar [personal de temporada] con un mes de anticipación. Me dedico a pasar cerca de tres semanas con los nuevos trabajadores revisando la historia de la compañía, las expectativas, conociéndonos y preparando café”.

Esta es una buena manera de transmitir a los trabajadores temporales lo que esta tienda de café representa y lo que se espera de ellos. No solo es crucial para ayudarles a asumir fácilmente sus nuevas funciones, sino que también nos ayuda a descartar contrataciones erróneas.

Johnni explica: “Les doy todo mi tiempo para que estén completamente preparados y seguros de lo que están haciendo… Quizás puedan permanecer en la empresa ¡y trabajar en o incluso administrar una nueva tienda!”.

Es importante tener tales cuidados cuando se contrata trabajadores temporales, ya que pueden convertirse en trabajadores permanentes en el futuro. Por esta razón, es importante tratar a los empleados temporales con el mismo respeto y consideración que los trabajadores permanentes. Al hacerlos sentir valorados, serán más productivos y eficientes.

Estela recomienda tomarse el tiempo para buscar trabajadores temporales. “Recomendaría [comenzar la búsqueda] al menos dos meses antes. Tienes que considerar el tiempo [que necesitarías para] buscar al candidato adecuado, los documentos que necesitarías para emplearlo y…la capacitación [que necesitaría] antes de comenzar a trabajar”, explica. Esto permite tener mucho tiempo para preparar todo antes de que comience, lo cual facilita la etapa de transición.

Estela me informa que hay ventajas y desventajas al contratar personal de temporada. Me explica que, “las ventajas [incluyen] la energía que el nuevo empleado entrega al equipo. Las desventajas [son que] los nuevos trabajadores no están acostumbrados a tus clientes y muchas veces [se necesita] un par de días para entender el proceso de la tienda [y] acostumbrarse a todos los productos en el menú”.

Administradores y propietarios pueden revisar la información de años anteriores para definir cuántos trabajadores extra necesitarán para el año siguiente. Crédito: Tasmin Grant.

Planificar Las Contrataciones Temporales

Planificar involucra predecir las necesidades laborales futuras de tu negocio, basándote en la proyección de ventas, el crecimiento y otros factores. Resultará útil para predecir cuántos trabajadores extra necesitarás contratar durante las vacaciones. La información pasada, por ejemplo, las ventas del año anterior en los mismos períodos pueden entregarnos esta información. Saber esto te ayudará a llevar un registro del aumento o disminución de la cantidad de clientes que estás esperando. 

Al hacer las predicciones, considera las habilidades y la disponibilidad de tu fuerza de trabajo actual. Esto te ayudará a establecer un nivel de desempeño general que te indique qué volumen de ventas puede manejar tu equipo sin necesitar ayuda adicional.

Asegúrate de hacer esto continuamente para tener la mejor imagen posible de las necesidades de tu tienda de café. Necesitas proyecciones precisas, ya que si tienes números erróneos puedes terminar con demasiados o muy pocos empleados.

Para tiendas de café más pequeñas, las proyecciones se pueden basar tanto en “corazonadas” como en cifras anteriores. Los empleados permanentes que han trabajado en los períodos festivos te pueden dar una idea de cuántos clientes entrarán a tu tienda, o aproximadamente, cuántas bebidas se preparan cada día durante este periodo.

Anunciar y contratar trabajadores temporales con anticipación ayuda a asegurar el funcionamiento eficiente de una tienda de café. Crédito: Virginia Coffee Roasters

Encontrar y Contratar Empleados Temporales

Cuando se anuncian vacantes para trabajadores temporales, es importante que no te apresures por contratar a nadie.

Es de gran ayuda que comiences por redactar una descripción del puesto que quieres cubrir. Esto debería incluir el hecho de que el puesto es temporal, las fechas de inicio y fin, los horarios de los turnos y la experiencia que deseas que el candidato tenga. Ser directo con respecto a las expectativas para el puesto le comunicará al candidato exactamente lo que se espera de él o ella.

Andrea me explica que Onyx sigue procedimientos específicos cuando se anuncia la necesidad de contratar. Ellos mantienen las hojas de vida y candidaturas a mano cuando reciben una postulación, usan las redes sociales para anunciar vacantes y contratan antiguos empleados para puestos de temporada. 

Disponer fácilmente de las postulaciones (en lugar de archivarlas y olvidarlas) facilita el proceso, mientras que usar las redes sociales abre la oportunidad de postularse para un mayor número de personas. Finalmente, emplear antiguos trabajadores significa que te beneficiarás de alguien ya familiarizado con el modo en que opera tu tienda de café.

Si el tiempo es limitado o hay muchos postulantes, puedes entrevistarlos en grupo. Esto acelerará el proceso de postulación, te permitirá evaluar las habilidades individuales de los candidatos en un ambiente grupal y te mostrará si se adaptarán a la cultura de tu tienda de café.

Contratar a alguien con experiencia beneficiará a los administradores de tiendas de café, pero dependerá de sus necesidades y perspectivas. Estela aconseja que, “es muy importante tener baristas con algo de experiencia, porque vas a tener más clientes [y tú] probablemente no tengas mucho tiempo para supervisarlos”.

Pero por otro lado, puede ser más beneficioso trabajar con un lienzo en blanco. Johnni asegura: “Yo realmente busco una persona que esté dispuesta a aprender y se entusiasme con el trabajo. No creo que sea necesario tener las habilidades de un barista o demasiado conocimiento para comenzar a trabajar con nosotros”. 

Él explica que, “les puedo enseñar cómo preparar un café, pero creo que querer trabajar y servir a los clientes viene del candidato. Yo… Disfruto capacitando a quienes no tienen experiencia, porque me encanta verlos “enamorarse” de la industria del café de especialidad”. 

Las técnicas usadas para capacitar personal de temporada pueden tener un gran impacto en su desempeño durante la temporada de fiestas. Crédito: Rea Café

Capacitar al Personal de Temporada

El nivel e intensidad de la capacitación que los trabajadores temporales reciban dependerá de cuántas horas de trabajo tengan agendadas y las necesidades de tu tienda de café.

“Si voy a contratar a un trabajador temporal lo tendría trabajando [en] tareas muy simples, como [lavar] los platos, o quizás preparar comidas”, me dice Andrea. Esto también puede ahorrar tiempo y dinero en capacitación. Estela me informa que ella generalmente “les dará la misma capacitación que a un trabajador regular. Pero como no hay suficiente tiempo para esto…  tienes que enfocarte en las tareas específicas que realizará cada trabajador de temporada”.

Johnny dice que la primera semana de capacitación, “la llevamos a cabo en otras instalaciones especiales para la formación, donde trato de revisar [lo que] puedo”. Alejar al trabajador temporal de la tienda de café puede ayudar a la concentración y a retener más información, ya que hay menos presión en un ambiente donde no se esté frente a los clientes. 

También, agrega que, “en días lentos, puedo tomarme una hora [de] capacitación en ciertas áreas, como las catas, vertidos, arte latte [y] ventas”. Esto también puede ayudar a los trabajadores temporales entender los diferentes tipos de cargos que eventualmente pueden llegar a ocupar.

Finalmente, Johnni cree que “todos disfrutan preparar las bebidas y [yo] creo que cuando todos saben cómo hacer [esto] y se les da la oportunidad [de hacerlo], [ellos] comenzarán a poner atención a tareas menos interesantes, como reponer artículos”. Esto puede aumentar la eficiencia y productividad del personal de temporada, como cuando se sienten valorados y son iguales a un trabajador permanente, irán más allá de las expectativas de sus funciones.

La eficiencia de un trabajador se puede ver afectada en gran medida por la cantidad de personal que falta en la tienda de café. Crédito: Van Marty

Con un poco de organización y la preparación adecuada, puedes evitar tener que enfrentar los peores aspectos del caótico ajetreo de las fiestas.

Equilibrar las solicitudes de vacaciones de tu personal con una política integral de manejo del tiempo te ayudará a garantizar que tu tienda de café funcione sin problemas y sin falta de personal.

También, evitarás los contratiempos y tropiezos asociados con las contrataciones de último minuto y garantizarás que los trabajadores permanentes y temporales trabajen juntos en cohesión.

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Escrito por Tasmin Grant. Crédito de la foto principal: Tasmin Grant.

Traducido por Tati Calderón. Traducción editada por María José Parra.

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