¿Ofreces café excelente en tu tienda? ¿Tienes baristas excelentes? ¿Es un espacio acogedor en el que a la gente le gusta reunirse? Administrar una tienda de café exitosa significa controlar muchos elementos diferentes. Y siempre habrá lugar para mejorar. 

Al evaluar algunos aspectos fundamentales de tu tienda, puedes mejorar tu eficiencia económica y aumentar las ganancias. Sigue leyendo para conocer algunos consejos. 

Read this in English Tips to Improve Financial Efficiency in Your Coffee Shop

Trabajando desde una tienda de café. Crédito: Fernando Pocasangre

Trata tu Tienda Como un Negocio

Tal vez parezca obvio, pero no olvides que tu tienda de café es un negocio y la intención es generar ganancias. Esto no significa que debes bajar los costos en cada oportunidad que tengas de hacerlo. Pero toma decisiones teniendo en cuenta el balance final. Estela Cotes es copropietaria en Café do Moço, una tostaduría y tienda de café en Curitiba, Brasil. Ella dice: “Me he dado cuenta de que las personas abren tiendas de café solo porque les encanta el café, y eso es todo. Desafortunadamente, estas tiendas cierran luego de poco tiempo. Debes tratar una tienda de café como tratarías cualquier otro negocio”.

Esto significa estar preparado con un plan de negocios y dejar de lado algunas de tus preferencias personales, en favor de lo que tiene más sentido para el negocio. Tal vez te encante un cóctel a base de café en particular, o un té de especialidad, pero si no se vende, no debería estar en el menú. 

Mantén registros precisos y organizados, los cuales puedes usar para entender mejor tu negocio y planificar. Por ejemplo, crea hojas de cálculo que te ayuden a evaluar el margen de costos y ganancias de cada producto que ofreces. 

Asegúrate de incluir los gastos generales y el costo de la mano de obra en tus registros; no des por sentado que sabes cuáles son tus productos más populares. Un registro detallado puede brindarte datos útiles e indicar en dónde hay lugar para mejorar. 

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Un barista vertiendo arte latte. Crédito: Kristaps Selga

Mantén tu Enfoque

No uses tu tienda de café como una excusa para dar rienda suelta a tus pasatiempos. Debes mantenerte enfocado en lo que haces bien y saber cuándo llamar a expertos externos. 

“Me he dado cuenta de que luego de un año trabajando, muchos propietarios de tiendas de café quieren tostar su propio café”, dice Estela. “Pero no es tan sencillo. [Mi socio] Léo tardó dos años en aprender el oficio de tostar café, antes de abrir Café do Moço. Es mucho más que comprar una máquina y un poco de café verde. Si lo haces sin saber cómo llevarlo a cabo correctamente, el café tendrá un mal sabor”. 

Alexandra Glass es la directora de desarrollo de clientes y gerente de ventas de Eight Ounce Coffee, un proveedor de equipos para café de especialidad en Calgary, Canadá. Ella dice: “A menudo, veo que los nuevos propietarios de tiendas de café se dispersan demasiado e intentan hacer todo lo que creen que está de moda en el momento, perdiendo así el enfoque y la claridad de lo que están haciendo”. 

“Elige un enfoque y hazlo realmente bien. Básicamente, ejecuta las [acciones] que hacen que los clientes regresen siempre: productos excelentes y un servicio amigable”.

Una barista preparando café con un sifón. Crédito: Neil Soque

Realiza Las Inversiones Correctas

Cuando estés por abrir tu tienda o realizar mejoras, investiga y elige equipos y herramientas que hagan que tus operaciones cotidianas se ejecuten de manera fluida y eficiente. No elijas automáticamente la opción más barata; si una herramienta está fabricada de manera deficiente, a largo plazo podría costarte más debido a las reparaciones y repuestos necesarios. Pero tampoco te sientas tentado a comprar siempre el modelo más costoso. 

Alexandra dice: “Tener equipos que permitan al barista preparar café correctamente y de manera repetitiva es importante, pero tener el mejor de la gama o el más costoso no lo es. He visto a muchos gastar un montón de dinero en los que creen que son los mejores equipos, cuando apenas están comenzando y esto puede ponerlos inmediatamente en una situación difícil”. 

“Siempre sugiero comenzar lentamente, [mejorando a medida que avanzas] y crear un programa de café confiable mediante la capacitación y la consistencia. Esto puede hacerse sin los equipos más costosos. La gente regresará por la bebida, no por el equipo en que la preparaste”. 

Alexandra también recomienda algunas áreas en las que tiene sentido gastar un poco más. “Invierte en [objetos] de cerámica bien elaborados, que durarán. Invierte en comprar café bueno, fresco y de temporada. Invierte en capacitar a tus empleados. Invierte en tomarte el tiempo para crear una cultura de integridad, respeto y colaboración. Invierte en estas cosas y lo demás saldrá bien”, dice. 

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Una cliente disfruta un café filtrado en Mute café, en Riga, Latvia. Crédito: Kristaps Selga

Contrata a Las Personas Adecuadas e Invierte en su Capacitación 

Una de las maneras más fáciles de perder dinero para una tienda de café es contratar a las personas equivocadas. Esto no significa que debes emplear solo a baristas experimentados; algunos novatos pueden ser las personas más apasionadas. Pero asegúrate de entender lo que motiva a los miembros de tu personal y de que estén comprometidos con su función antes de firmar un contrato. Luego, dedica tiempo y recursos para capacitarlos correctamente y mantenerlos comprometidos. 

Un barista que no reconoce la importancia de medir las cantidades y a quien no le interesan las temperaturas, puede generar una gran cantidad de desperdicios. Puede ser que estés usando más leche y café de los que necesitas porque no diseñaste un programa de capacitación formal o no has brindado oportunidades para el desarrollo profesional. 

De la misma manera, un miembro del personal que se siente aburrido o frustrado puede ser una distracción para otros empleados y ofrecer un servicio al cliente deficiente. Todos estos factores pueden incidir en tu balance final. 

Asegúrate de tener un plan de capacitación y destaca claramente cómo preparar cada producto en tu menú, incluyendo las medidas de las cantidades necesarias y los tamaños de cada porción. Explica en detalle los procedimientos de preparación para la apertura y el cierre, en los que especifiques lo que se debe hacer con los desperdicios y los productos que están cerca de su fecha de caducidad.  Mantén una buena comunicación con todos los miembros de tu equipo, de manera que nadie sienta que lo han pasado por alto, o desempeñe su función sin sentirse contento.

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Un barista vierte arte latte. Crédito: Fernando Pocasangre

Evalúa tu Eficiencia Con Regularidad

Tu tienda de café puede estar bien establecida y funcionar fluidamente sin necesidad de que intervengas demasiado. Tal vez seas un buen administrador y tengas un excelente equipo de baristas. Pero no te sientas satisfecho. Programa evaluaciones regulares que te permitan saber en qué puedes mejorar.

Podrías comenzar con una reunión mensual del equipo, para conocer las ideas y sugerencias de los miembros del personal. Tal vez una reunión cada cuatrimestre con los empleados clave pueda funcionar mejor para ti. Sin importar la forma en que elijas hacerlo, asegúrate de recibir retroalimentación regularmente y analiza los datos que arrojan tus registros de ventas, así como los balances de pérdidas y ganancias.

Esta es una oportunidad para considerar los cambios que debes hacer para mejorar. Por ejemplo, analiza si podrías mejorar la programación de los turnos, retirar del menú los productos que se venden muy poco, o reducir la cantidad de leche que pides diariamente. Al realizar un análisis regular, no permitirás que ningún proceso poco eficiente dure demasiado tiempo y evitarás que se conviertan en una costosa inadvertencia.

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La barra en una tienda de café. Crédito: Neil Soque

Administrar una tienda de café económicamente exitosa requiere de arduo trabajo y dedicación. Simplemente amar el café no es suficiente, debes estar preparado para actualizar hojas de cálculo, entender los balances de pérdidas y ganancias y manejar las partes menos divertidas de administrar un negocio.

Pero si te empeñas en administrar operaciones económicamente eficientes, verás la recompensa. Una tienda de café bien organizada debería resultar en miembros del personal felices, clientes satisfechos y un balance final saludable. Así que, prepárate un café y da un vistazo a tus datos.

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Traducido por María José Parra.

PDG Español

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