Ser propietario de una finca de café no es tarea fácil. Con la crisis actual del precio del café, el riesgo constante de plagas y enfermedades y las condiciones meteorológicas impredecibles debidas al cambio climático, se deben considerar muchos factores.

Así que, es importante que te prepares lo mejor posible. Un plan de negocio es una herramienta que te puede ayudar a reconocer cómo destinar tus recursos y planificar para el futuro.

Descubre por qué deberías implementar un plan de negocios. Además, te damos algunos consejos sobre cómo crearlo.

Read this in English Tips to Create a Business Plan For Your Coffee Farm

Trabajadores en Guatemala lavan las cerezas de café. Crédito: Isabela Minondo

Los Beneficios de un Plan de Negocio

Tal vez crear un plan de negocio parezca algo tan formal, que resulta intimidante; pero en realidad solo es un documento que resume lo que quieres lograr con tu finca. Un plan de negocio te puede ayudar a proyectar los costos, identificar tus objetivos a largo plazo y detallar los pasos necesarios para alcanzar tus metas. Además, puede ser un requisito para obtener financiamiento, ya sea en forma de subvenciones o préstamos.

“Necesitarás un plan de negocio para saber hacia dónde va tu negocio”, dice Isabela Minondo, representante de ventas y mercadeo en Finca Santa Inés de Medina en Antigua, Guatemala.

“Un plan de negocio que tiene en cuenta todos los gastos, no solamente aquellos que son obvios, por lo menos le mostraría a los caficultores si están obteniendo ganancias o no durante un ciclo de cosecha”, dice Benjamin Weiner, primer ejecutivo y propietario de Gold Mountain Coffee Growers.

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Café de proceso natural secándose en patios en Mapache coffee en El Salvador. Crédito: Fernando Pocasangre 

Dependiendo de dónde te encuentres, tal vez existan organizaciones que te pueden ayudar a desarrollar un plan de negocio. Algunas organizaciones gubernamentales y ONG brindan ayuda, y las cooperativas también pueden ser un recurso útil a la hora de diseñar un plan. 

También podrías consultar con un profesional para que evalúe tu negocio y desarrolle un plan contigo, aunque esta probablemente sea una opción más cara.

Cafetos en Finca Vizcaya en Guatemala. Crédito: Ana Valencia

Qué Incluir en un Plan de Negocio

Los planes de negocio dependen de tus necesidades y recursos, así que no existe un modelo o fórmula que funcione para todos. En cambio, hay algunos puntos claves para tener en cuenta cuando preparas tu plan.

• Estrategia

¿Quién eres, qué ofreces actualmente y qué quieres ofrecer? ¿Tu café es de grado comercial o especial? ¿Dónde quieres venderlo? ¿Existen oportunidades realistas para hacerlo?

Piensa en el largo plazo: no consideres solo esta cosecha, sino pregúntate dónde quieres estar en los próximos cinco, diez y veinte años. Para obtener respuestas útiles, también es importante evaluar tus fortalezas y ser sincero con respecto a dónde te hace falta experiencia o confianza.

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• Mercadeo

¿Entiendes a quién le estás vendiendo, cuál es el mercado para tu café y cómo llegar a clientes potenciales? ¿Cómo puedes promocionar tu café ante nuevos compradores? ¿Cuáles son las propuestas únicas de venta de tu café? Es importante que conozcas bien tu producto para que puedas dirigirte a los compradores correctos y hablar de tu café con confianza.

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Tostadores visitando un beneficio húmedo en Guatemala. Crédito: Fernando Pocasangre 

• Finanzas

¿Qué tan bien conoces tus ganancias y tus pérdidas? ¿Llevas registros precisos y planificas para contextos diferentes? Tu plan de negocio debería incluir tus costos de producción, el estado de pérdidas y ganancias y una proyección del flujo de caja.

Llevar un registro de tus costos de producción te ayudará a entender mejor tu negocio y en qué gastas tu dinero. Saberlo te puede ser útil para diseñar planes realistas para el futuro y determinar en qué invertir. 

Si conoces tus costos de producción, puedes calcular tu umbral de rentabilidad. Esto es simplemente la cantidad de dinero que necesitas para cubrir tus gastos. Un umbral de rentabilidad significa que no estás ganando ni perdiendo. Para determinar este valor, divide el total de tus costos fijos de producción por el precio por unidad menos los costos variables que necesitas para producir un determinado producto.

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Un productor en su finca en Honduras. Crédito: Perfect Daily Grind

Un estado de pérdidas y ganancias registra simplemente tus ingresos y tus salidas durante un período determinado. Es una buena idea calcularlo al final de cada mes para ver cuáles son las categorías más costosas, dónde puedes reducir los gastos y cuánto dinero estás ganando en realidad. Este documento se basa en la simple fórmula de ingresos – gastos = ganancia/pérdida.

La proyección del flujo de caja muestra cuántos fondos se espera que ingresen y salgan de tu negocio. Es importante, porque indica cuándo tus gastos planificados son demasiado altos o cuándo podrías tener a mano un superávit. Esto te puede ayudar a decidir si solicitar un préstamo o buscar otra inversión. 

Cerezas de café en una despulpadora en Mapache Coffee en El Salvador. Crédito: Mapache Coffee

Tal vez vendas tu café a un buen precio, pero no veas el dinero que se pagó por él durante seis meses. Cuando llega el pago, quizás te parezca que recibiste una gran ganancia, pero es importante reservar dinero para los períodos en que no te ingresa efectivo.

Por ejemplo, quizás tengas que considerar el pago de préstamos, salarios y gastos diarios. Entonces, aunque necesites nuevas maquinarias y tengas el dinero para comprarlas, da un vistazo a tu proyección de flujo de caja y evalúa si tienes suficiente dinero para cubrir los gastos hasta que llegue tu próximo pago y si es mejor esperar antes de hacer cualquier inversión.

Para asegurarte de que tu proyección del flujo de caja sea exacta, incluye todas las obligaciones, como el pago de préstamos o impuestos que vencen en cierta fecha, así como el costo de vida.

No confundas la proyección del flujo de caja con tu estado de pérdidas y ganancias. En lugar de registrar lo que ocurrió en el pasado, la proyección del flujo de caja muestra los ingresos y los gastos que se esperan para un período específico en el futuro.

Moviendo los granos de café que se están secando en una finca en El Salvador. Crédito: SiCafe S.A de C.V. 

• Operaciones

¿Cómo se realizan las operaciones en tu finca? ¿Es posible mejorar los procesos o desarrollar nuevos emprendimientos? Asegúrate de entender plenamente las actividades en cada etapa de la producción y conocer los equipos y los suministros que posees.

¿Tus máquinas son viejas o se encuentran en mal estado? Tal debas incluir repuestos o reparaciones al calcular tus costos previstos.

• Recursos Humanos

¿A cuántas personas contratas y bajo qué términos? Considera cuántos trabajadores de temporada necesitas y qué salario les ofreces. Asegúrate de incluir los costos de la mano de obra en tus costos de producción para así poder planificar mejor para el futuro.

Una finca de café en Honduras. Crédito: Perfect Daily Grind

Sé Realista al Planificar

Cuando diseñes tu plan de negocio, sé sincero y realista en cuanto a tus habilidades y metas. El objetivo es hacer un seguimiento de los gastos y programas de la forma más exacta que puedas.

También deberías asegurarte de tener en cuenta tu costo de vida. Esto incluye la alimentación, la vivienda, los servicios y los suministros diarios para tu familia. Un plan de negocio que no considera los gastos diarios no refleja de verdad tu economía.

“Incluso cuando diseñas el plan de negocio más rudimentario, es importante considerar los costos ocultos”, dice Benjamin. Entre los ejemplos se incluye la alimentación y las instalaciones sanitarias para los recolectores, los costos del combustible para la maquinaria y el transporte, y las cestas o recipientes que se utilizan en la cosecha. Incluso los gastos que parecen ser pequeños suman y marcan la diferencia en el balance final.

Además, deberías incluir un cierto margen para los eventos inesperados, como una helada fuera de temporada o el brote de una enfermedad. Isabela dice: “Diseña un presupuesto considerando tus costos totales e ingresos previstos. Tu presupuesto debe tener un margen de error de entre el 20 y el 30%, dependiendo de tu capacidad económica”.

Un recolector de café en una finca en Honduras. Crédito: Perfect Daily Grind

Inversión y Crecimiento

Los planes de negocio también deberían incluir detalles acerca de dónde planeas invertir o expandirte. Es importante considerar con atención en qué invertir las ganancias para obtener los mejores resultados a largo plazo. Por ejemplo, tal vez quieras invertir en una nueva infraestructura o maquinaria. ¿Pero tendrás suficiente dinero a disposición en caso de que se presente una emergencia, como tener que comprar pesticidas o fertilizantes si hay un brote de plagas o enfermedades?

Utiliza tu proyección del flujo de caja para decidir si puedes costear las inversiones o si es mejor esperar. Considera cuánto dinero disponible necesitas para sentirte cómodo en caso de emergencia. Si tienes una buena idea de tu flujo de caja, puedes evaluar cuánto puedes invertir en una nueva infraestructura. También deberías tener en cuenta que, para gran parte de las inversiones, pasará mucho tiempo antes de percibir un ingreso positivo.

“En fantasilandia, todos deberíamos poder gastar lo que necesitemos en cualquier parte del proceso de producción del café para mejorarlo. En la realidad, sin embargo, debemos tener mucho cuidado en cómo y en qué gastamos el dinero durante el año”, dice Isabela. 

“Debes asegurarte de que estás cosechando ganancias. Así que, un plan de negocio realmente te puede ayudar a distribuir tus gastos adecuadamente, según los objetivos que tengas como productor”.

Camas elevadas en una finca en Honduras. Crédito: Perfect Daily Grind 

Mantente Abierto al Cambio Aprende a Adaptarte

Cuando sea posible, crea alternativas y planes de emergencia, en caso de que se presente un cambio. “Siempre crea un plan B y un plan C”, dice Juan Vargas, el cofundador y director de negocios de Fazendas Klem en Minas Gerais, Brasil.

Hay aspectos que no puedes controlar, como el mercado internacional, pero debes estar preparado para adaptarte a posibles variables. Por ejemplo, ¿sabes dónde encontrar nuevos compradores si el anterior no regresa este año? ¿Qué sucede si tu café recibe un puntaje de cata más alto de lo que esperabas? ¿Qué tal si tus cultivos contraen la roya del café o una plaga?

Todos estos eventos cambiarían tu panorama de ganancias y pérdidas, así que deberías revisar y actualizar tu plan de negocio. El objetivo final podría seguir igual, pero el método para alcanzarlo tal vez se tenga que modificar.

“En el mercado del café, los precios y los costos cambian constantemente e incluso las condiciones meteorológicas son impredecibles”, me cuenta Juan.

“[Utiliza] la estrategia emergente o bottom-up [desde abajo hacia arriba], donde involucras el nuevo conocimiento práctico de tu equipo para compartir diferentes perspectivas para ayudarte a resolver los problemas reales. Esto significa que los objetivos claves de tu plan de negocio quizás no cambien, pero el camino hacia ellos sí lo hará”. 

Un cafetal en Minas Gerais, Brasil. Crédito: Fazendas Klem

Incluso si no experimentas grandes cambios, es importante que te asegures de que tu plan de negocio siga siendo relevante. Marca una fecha en el calendario para hacer revisiones anuales o programarlas más seguido si lo consideras necesario.

“A medida que los tiempos cambian, los caficultores con planes de negocio formales o informales deberían adaptarse y volver a analizar sus acciones y estructuras de negocio”, dice Ben.

“Hemos tenido a caficultores que nos pedían variedades con puntajes de cata más altos, porque los tostadores les pagarán precios más elevados por esos cafés. Hemos visto caficultores invertir en una camioneta, para después darse cuenta de que la camioneta no era ideal para la parte de la montaña en la que se encontraban; un caficultor vendió un Jeep para comprar varios asnos. La clave es analizar y tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde”.

Una finca de café en las montañas de Espirito Santo, Brasil. Crédito: Ivan Laranjeira Petrich 

Diseñar un plan de negocio podría parecer complicado o intimidante, pero tómalo como un simple resumen de lo que es tu negocio y a dónde quieres llegar.

Ubion Terra es el director ejecutivo de O’Coffee Brazilian Estates. Él me cuenta que, “con un plan, definirás tu objetivo de negocio, tus metas a corto y largo plazo e investigarás como corresponde y entenderás mejor el entorno del mercado. [Te ayudará a] identificar los recursos y habilidades centrales que necesitas para gestionar la finca y te ayudará a prever panoramas económicos, [lo cual puede resultar] útil a la hora de solicitar préstamos”. 

Habla con otros productores, tu cooperativa local y cualquier otra organización relevante en tu zona. Juntos, podrían desarrollar un plan de negocio básico. A medida que te sientas más seguro, podrás agregar más información hasta que tengas un plan de negocio detallado, que te ayudará a comprender mejor tu finca y tener éxito.

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Traducido por Laura Fornero. Traducción editada por María José Parra.

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