Ser un tostador de café profesional es mucho más que perfeccionar tu perfil de tueste. Un elemento importante para seguir teniendo una tostaduría eficiente y rentable es realizar con precisión tus pedidos de café verde. No lograr acertar en este punto puede significar que te quedarán granos rancios y pagarás demasiado dinero por un suministro de último momento o pelearás para entregar un pedido.

Para aprender más sobre lo que implica hacer pedidos de café verde, hablé con algunos tostadores acerca de cómo manejan la compra de café. Sigue leyendo para descubrir más.

Read this in English How Much Green Coffee Should You Order For Your Roastery?

Sacos de granos de café verde. Crédito: Sofía Newton

Lleva Registros

El primer paso para pedir granos de café verde es conocer tus necesidades. No hagas una estimación de los volúmenes que usas. En lugar de esto, lleva un registro de cuánto compras, tuestas y vendes de una forma organizada.

Kelleigh Stewart es la propietaria de Big Island Coffee Roaster, una tostaduría galardonada de Hawái. Ella recomienda crear una hoja de cálculo para anotar la información de los granos que compras, así como los precios de compra y venta, y la información de tueste, como el porcentaje de encogimiento.

Ella dice: “Los datos se pueden ordenar según el tipo de café; como espresso de origen único, café de proceso natural, comercio directo, por origen, etc.”. Esto te ayudará a controlar lo que es popular y a saber qué pedir la próxima vez.

Además, Kelleigh recomienda llevar un registro del nombre de la finca, el mes de cosecha, la altura a la que se cultivó el café y, de ser posible, el porcentaje de humedad. Registrar toda la información que puedas te ayudará a establecer si hay problemas con tu tueste y crear un registro completo que te ayudará a planificar tus próximos pedidos.

Es importante considerar la reducción de la densidad cuando pides granos verdes. Recuerda que la densidad del café disminuye durante el proceso de tueste y que los granos tostados pesarán menos que cuando eran verdes. En general, cuanto más oscuro es un tueste, más densidad perderá. Pero no adivines. Llevar un registro preciso del encogimiento en una hoja de cálculo te ayudará a saber cuánto café verde pedir.

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Granos de café tostado. Crédito: Sofía Newton

Calculando Cuánto Café Necesitas

¿Qué fórmula deberías usar para establecer cuánto café pedir? Desafortunadamente, no es tan sencillo. La cantidad correcta de granos verdes es específica de tu tostaduría. Pero puedes efectuar unos cálculos básicos para tener un punto de partida. Antes de hacer un pedido, considera lo siguiente:

• Tus volúmenes de ventas en promedio. Para determinar esto, revisa las ventas de los últimos tres meses y considera cualquier anomalía. Si recién empiezas, intenta predecir una cantidad realista para el primer mes a partir de cualquier pedido que hayas confirmado y las ventas que esperas realizar por semana.
• El espacio de almacenamiento. ¿Tienes suficiente espacio para la cantidad de granos que piensas pedir o estorbarían y disminuirían la eficiencia de tu tostaduría?
• El flujo de caja. Gracias a las economías de escala, tal vez sea más barato comprar una cantidad más grande, ¿pero te quedarías en números rojos o no podrías pagar con puntualidad las cuentas? Si es así, esos granos en granel podrían resultar más costosos a largo plazo.
• La frescura. Quizás tengas un depósito enorme y fondos ilimitados, pero aun así no es una buena idea comprar una gran cantidad de granos, a menos que vendas tanto que mantienes en movimiento tu inventario. Los granos rancios tendrán un impacto en el sabor y el perfil.
• La demanda del consumidor. ¿El tipo de grano que estás considerando es popular? Si es así, tal vez sea bueno que te aprovisiones. Pero si es un sabor más sofisticado, quizás sea mejor comprar pequeñas cantidades para evitar que los granos se echen a perder.

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Granos de café de Chiapas, México. Crédito: Sofía Newton

Considera tu Modelo de Compra

Si estás comprando granos directamente de un productor, dependes de su cronograma de cosecha. Entonces, es una buena idea tener una tabla con las temporadas de cosecha y tal vez tener a dos o más productores en regiones diferentes con épocas de cosecha distintas. Esto también te brindará un poco más de seguridad si hay mal tiempo o se produce otro tipo de evento inesperado en una región.

Si estás trabajando directamente con un productor, establece una buena relación y anímalos a que te hagan saber si hay retrasos o problemas con la cosecha. Si conoces cualquier problema previsto con antelación, puedes planificar mejor las fuentes alternativas de inventario.

Deberías estar preparado para hacer un pedido entre tres y seis meses antes de necesitarlo, dependiendo de dónde estás situado y de dónde se encuentran ellos, para disponer de tiempo para procesar el café, resolver cualquier problema en la aduana y enviar los granos.

Tal vez prefieras adquirir granos de un intermediario del café. La ventaja de comprar granos de esta manera es que un intermediario tendrá probablemente una fuente de suministro fiable durante todo el año y puedes hacer un pedido con menos antelación de la que necesita un productor, a veces solo con unos días por adelantado. Si no estás seguro de tus necesidades o solo estás empezando, esta podría ser la mejor forma para comprar granos de café verde.

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Café recién tostado cae de una tostadora. Crédito: Sofía Newton

Haz un Plan Para Los Eventos Inusuales

Incluso si prefieres trabajar directamente con los productores, tal vez valga la pena establecer una relación con un intermediario en caso de emergencia.

Nicolas Cabrera es el fundador de Lost Sock Roasters, una tostaduría en Washington, DC. Él me cuenta que “debes tener en cuenta los imprevistos. Podría tener lugar un evento, aparecer un nuevo cliente, llegar repentinamente un pedido enorme por única vez y debes estar preparado para esto con un inventario de café verde de reserva”.

Esto significa pedir más granos de los que necesitas, pero no demasiados, que se desperdiciarían. Es imposible sugerir cuántos granos adicionales pedir; al igual que con tu pedido básico, deberás resolverlo tú a partir de los volúmenes de ventas, la cantidad de espacio para el almacenamiento y el flujo de caja.

Kelleigh dice: “[Pide] más de la cantidad que piensas que necesitarás. Si tienes más de lo necesario, puedes usarlo para las mezclas, la formación, las ventas, los experimentos de tueste, etc.”.

Granos de café recién tostados. Crédito: Sofía Newton

Comprar café verde puede ser un poco más complicado de lo podría parecer al principio. Pero si llevas registros exactos, evalúas regularmente tu consumo y forjas buenas relaciones de negocios con intermediarios y productores, puedes mantener la cantidad correcta de granos en tu inventario.

Recuerda estar al tanto de los cronogramas de cosecha y haz tus pedidos con la debida antelación. Y si estás pendiente de las noticias y las condiciones climáticas en la región de origen, estarás mejor informado sobre cualquier demora inesperada en la llegada de tu café.

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Traducido por Laura Fornero. Traducción editada por María José Parra.

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