¿Se aprovecha bien el espacio en tu tostaduría de café y puedes trabajar sin obstáculos? Tal vez estés planificando tu nueva zona de tueste y no estás seguro de cómo deberías organizar el lugar.

Ya sea que tengas una tostaduría establecida o recién estés empezando, hay algunas formas de organizar tu área de trabajo que darán como resultado operaciones más eficaces y disminuirán el estrés. Sigue leyendo para conocer algunos consejos prácticos.

Read this in English How to Design Your Coffee Roastery for Maximum Efficiency

Tostadora vacía. Crédito: Miguel Regalado

El Flujo De Trabajo Conduce A La Eficacia

El uso inteligente de un espacio y una disposición lógica son fundamentales para tener una tostaduría eficiente. El objetivo es aumentar la productividad en cada etapa de tus operaciones. Entonces, ¿cómo puedes lograrlo?

El primer paso es asegurarse de que cada una de las diferentes etapas tenga un lugar definido. Las zonas de almacenamiento de los granos verdes, de tueste, de empaque y de almacenamiento de los granos tostados deberían estar claramente definidas y fluir en un orden lógico para crear una cadena de producción.

Francesco Impallomeni es cofundador y maestro tostador en Nordhavn Coffee Roasters en Copenhague, Dinamarca. Él dice: “El flujo de trabajo necesita una dirección clara para eliminar la sobreposición del trabajo y las vueltas”.

“Una distribución adecuada de las tareas previene que los trabajadores choquen entre sí y permite mantener más fácilmente bajo control los distintos insumos de producción”.

“Los productos deberían circular hacia adentro y hacia afuera del edificio con fluidez”, dice Andy Sprenger, fundador de la tostaduría de café Sweet Bloom en Lakewood, Colorado. “Esto garantiza que cada paso del proceso no interfiera con otro”.

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Granos recién tostados listos para enfriarse. Crédito: Neil Soque

Organiza Tu Tiempo

Prepara un programa o plan de trabajo para evitar pérdidas de tiempo. Lukasz Jura es el propietario de Coffee Proficiency, un proveedor de granos verdes y tostados en Cracovia, Polonia. Él me dice que “una vez que planifiques correctamente tu día, puedes maximizar tu eficiencia”.

“Cuando empezamos, tostar seis lotes suponía un reto de siete horas. Ahora, trabajamos mucho más rápido. Una vez que no debes enfocarte en las cosas simples, puedes dedicar tu tiempo a cosas verdaderamente importantes. Nosotros tratamos de optimizar la automatización, para no tener que gastar energía en cosas innecesarias”.

Considera hacer un plan diario destinando un tiempo específico para cada tarea. Al final del día, evalúa cuánto trabajaste siguiendo el plan y qué cambió. ¿El proceso de empaque tardó 15 minutos más de lo que esperabas? ¿Una entrega te desmontó el programa?

Revisa tu plan todos los días hasta que logres que sea lo más exacto posible. Esto te ayudará a planificar por adelantado y descubrir cualquier patrón. Si parece que estás tardando más haciendo una tarea que otra, considera la posibilidad de automatizarla o investiga si existe una herramienta en la que puedes invertir para acelerarla.

Un tostador trabajando con un software de tueste en una tostaduría. Crédito: Devon Barker

Elige Un Espacio Lo Suficientemente Grande

Cuando recién empiezas, puede parecer lógico establecerte en el espacio más barato. Pero ten cuidado con elegir un lugar demasiado pequeño o mal organizado que no satisface tus necesidades. Podrías estar reduciendo la eficiencia de tu proceso o limitando tu crecimiento.

“Operar en un espacio de trabajo bien diseñado debería considerarse como una prioridad, sin importar la magnitud del negocio”, dice Francesco. “Una tostaduría bien diseñada simplifica las operaciones diarias, incluso para los microtostadores y puede ayudarlos a ahorrar metros cuadrados, y esto disminuye el costo del alquiler”.

Si los miembros de tu personal se estorban unos a otros o necesitas mover cajas para hacer más espacio para empaquetar, podrías estar perdiendo más dinero por la ineficiencia que si te hubieras mudado a un espacio más grande y más costoso.

“Si quieres enfocarte por completo en tu trabajo, necesitas tener mucho espacio en tu tostaduría”, dice Lukasz.

Tostadora vacía. Crédito: Devon Barker

Incluso si tus objetivos son pequeños, ten en consideración un posible crecimiento. ¿Hay lugar en tu tienda para almacenar una mayor cantidad de granos si te llega un pedido grande? Si de repente te haces más popular, ¿puedes aumentar tu producción con facilidad?

“Un aspecto para considerar es si hay suficiente espacio para crecer”, dice Andy. “Además, ¿estás estableciendo tu primera tostaduría de una forma que se podría añadir fácilmente una segunda o una tercera? Obviamente, no podemos predecir el futuro, pero planifica la expansión y el espacio teniendo en cuenta el futuro”.

Lucasz dice que optimizar el diseño de la tostaduría se vuelve esencial a mayor escala. “Cuando se trata de volúmenes más grandes, cada paso inútil o cada error supone un costo en energía, tiempo y dinero”, me dice.

Nordhavn Coffee Roasters en Copenhague. Crédito: Francesco Impallomeni

Crea Un Depósito Apropiado

Es importante que tengas un depósito lo suficientemente grande y que este espacio esté bien organizado. Almacena los granos verdes y tostados cerca de la zona de tueste para no perder tiempo. Pero dado que las temperaturas y la humedad en una tostaduría pueden fluctuar mucho, intenta crear una zona separada, fresca y oscura para asegurarte de que la calidad no disminuya.

“Nosotros somos una tostaduría relativamente pequeña, así que nuestro espacio de almacenamiento es limitado”, me dice Lucasz. “Trabajamos con productores e importadores que pueden entregar una parte de la cantidad establecida en el contrato a la vez, así que no tenemos que alquilar espacio extra [pero igualmente compramos a precios de mayorista]”.

“Los cafés que usamos más seguido están junto a la tostadora sobre palés de plástico y mantenemos lleno nuestro depósito a mano, así no tenemos que detener la producción para traer más sacos de café. Ambos depósitos y la tostaduría tienen aire acondicionado y no entra luz solar en la habitación, así que nuestros cafés están resguardados en un ambiente controlado”.

“El almacenamiento depende mucho de la tostaduría y de la magnitud del negocio”, dice Francesco. “En Nordhavn, almacenamos granos verdes en un depósito más fresco, separado de donde tostamos. Hasta ahora, el almacenamiento del café tostado no ha sido un problema debido a que enviamos generalmente el café unos días después de haberlo tostado”.  

Sacos de café verde en una tostaduría, listos para tostar.

Selecciona Los Equipos Correctos

Si compras una tostadora que es demasiado grande, puede representar un desperdicio de energía y resultar costosa. Pero una que es demasiado pequeña puede ser menos eficaz. Antes de comprar una tostadora, investiga y crea un plan de negocios con proyecciones de los volúmenes de producción. Y ten en mente que puedes no aprovechar la capacidad de una tostadora grande, pero no puedes llenar demasiado una tostadora pequeña.

“Para las tostadurías de producción, es conveniente comprar máquinas cuya capacidad supera la necesidad inicial”, dice Francesco. “Para las empresas emergentes en rápido crecimiento, esta inversión adicional en capital fijo les permite expandirse velozmente y tener la capacidad de satisfacer la demanda en aumento”.

Andy aconseja planificar para el crecimiento y considerar qué sucedería si se daña tu tostadora. “Nosotros elegimos San Franciscan Roasters, porque este era el tipo de máquina con la que me capacité. El hecho de que las máquinas se fabriquen en los EE. UU., todas las partes estén aquí, y el servicio técnico esté disponible enseguida también influyeron en nuestra decisión”.

No se debería subestimar el tema de los repuestos y el acceso al servicio. Si tu tostadora está fuera de servicio, estás perdiendo dinero. “En caso de emergencia, deberás encontrar a un profesional quien te pueda ayudar”, dice Lucasz. “Dos días de mal funcionamiento pueden realmente desmontar tu programa para las siguientes dos semanas”.

Así que, examina los costos de los repuestos e investiga si hay soporte técnico en tu zona antes de comprar una tostadora.

El cartel de una tostaduría.

Además de la tostadora, hay otras máquinas que pueden afectar la eficiencia. Por ejemplo, si estás produciendo grandes volúmenes o quieres automatizar todo lo que puedas, tal vez necesites una máquina de embalaje, es decir, un sistema completo que llena y sella los empaques.

Lucasz dice: “Si produces menos de 3000 kg por mes, puedes tranquilamente usar el sistema manual. Pero si tu producción es más grande, quizás debas considerar agregar máquinas de embalaje”.

“Además, recuerda que si tienes vecinos, deberías considerar tener un quemador auxiliar”, añade. Los quemadores auxiliares son máquinas que reducen las emisiones y los olores. Si estás cerca de otros negocios, es probable que lo necesites.

Asimismo, deberías controlar la calidad para evitar desperdicios o la cancelación de pedidos. “Si tienes una tienda de café, puedes obtener críticas y comentarios de ahí”, dice Lucasz. “Si no, debes comprar el equipo [para medir la calidad]. Se recomiendan los aparatos para medir la humedad y el color del café”.  

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Granos recién tostados enfriándose. Crédito: Pete Willis

Aprende Sobre Negocios Y Finanzas

La eficiencia de una tostaduría no depende solo de su distribución física, sino también de cómo está establecido el negocio. Crea un plan de negocios que incluya la cantidad de producción proyectada. Saber cuánto produces te ayudará a decidir la cantidad de granos verdes que es bueno comprar, qué cantidad de empaques pedir y cuánto invertir en equipos y personal.

Francesco dice: “Una mejor comprensión del flujo de ingresos y gastos, incluyendo los costos fijos y variables, aumentará las probabilidades de sobrevivencia de un negocio en los primeros años”.

Él me cuenta que cuando empezó Nordhavn, se centró en mantener los costos fijos lo más bajos posible. “Los costos variables, aunque son menos predecibles, son, por definición, variables en función del nivel de producción, así que se pagan por sí mismos. Fue solo cuando entramos en la fase de consolidación que nuestra tostaduría comenzó a usar la economía de escala para disminuir el costo por unidad de producción, aumentando la eficiencia general de la tostaduría”, dice.

Taza llena de granos tostados.

Lucasz recomienda a los nuevos tostadores atenerse a lo que de verdad necesitan. “Tienes que invertir mucho, pero no te enfoques en el interior. No necesitas una lámpara de araña italiana sobre tu bandeja de enfriamiento. Invierte en personas y equipos”, dice.

“Una vez que empiezas, no ganarás nada por un tiempo y, aun así, tendrás que pagar el alquiler, la electricidad, el gas, las entregas, los salarios de los trabajadores y el espacio de almacenamiento adicional, si eres pequeño…Deberías estar preparado para pagar todo esto por un par de meses sin obtener ganancias. La cosa más importante es fijar metas reales y planificar cómo alcanzarlas”, me dice Lucasz.

Tostadores trabajando en una tostaduría en Colorado. Crédito: Devon Barker

Se necesita una planificación minuciosa para diseñar una tostaduría que funcione con la máxima eficiencia y también se requiere de tiempo, esfuerzo y dinero. Pero si tienes en cuenta la distribución, tus objetivos futuros y dónde invertir, tendrás más probabilidades de lograr que tu tostaduría sea eficiente y rentable.

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Traducido por Laura Fornero. Traducción editada por María José Parra.

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