A tu pequeña tostaduría de café le está yendo muy bien, y estás pensando en expandir tu negocio. Te sientes en una buena posición para hacerlo; además, nunca paras para poder entregar todas las órdenes; manejas cantidades de clientes, y ya tienes el capital y los recursos necesarios.

Sin embargo antes de seguir adelante y hacer público tus planes de expansión, lee estos consejos que Joe Bean Coffee Roastery amablemente nos compartió. Recientemente ellos se expandieron de un modelo de negocio pequeño a uno mediano. Así que, acá está todo lo que han aprendido de esta transición.

Read this in English What You Should Know Before Expanding Your Coffee Roastery

Janine Melnick, tostadora principal de Joe Bean Coffee, trabaja con una tostadora nueva  Probat. Crédito: Cris Van Grol Photography

1. Planeación & Preparación

“Las cosas siempre serán más difíciles de lo que parecen y siempre tendrán una curva de aprendizaje más prolongada”, me dijo Kathy Turiano, socia y fundadora de Joe Bean Coffee Roastery.

Para ella, nada es más importante que la etapa de planeación y preparación. Debes tomarte tu tiempo, haz tus investigaciones, construye relaciones, encuentra el personal adecuado, ajusta tu estrategia de marketing… ¡y más!. Crea una estrategia en la que te veas a través de este duro periodo de transición, y recuerda siempre asignar tiempo para los problemas inesperados que puedas enfrentar.

“Ha sido realmente un proceso de tres años” dijo Kathy. Y explicó que gastaron mucho tiempo en analizar hacia donde iba la empresa y hacia dónde les gustaría llevarla.

El hacer esto, le permitió al equipo no solo manejar los riesgos de expansión, sino que también, al mismo tiempo, les permitió ampliar sus ofertas. Sabían que iban a tener espacio adicional y, eventualmente, tendrían tiempo extra debido a que la tostadora nueva es más grande; lo que antes tomaba diez horas de tueste ahora tomará dos. Así que decidieron  añadir una cocina comercial y también empezar un programa nuevo de cold brew con nitrógeno, para el cual, justo ahora están buscando distribuidores mayoristas.

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Estas oportunidades no hubieran sido posibles sin una planeación a fondo.

Ben Turiano, copropietario de Joe Bean, hace parte del equipo de jueces en una competencia de micro lotes en Colombia. Crédito: Ben Turiano.

2. Espacio Físico

Es posible que tu tostador nuevo ocupe más espacio, así como los nuevos miembros del tú personal. Además, están los otros artículos que deben almacenarse en alguna parte, como las bolsas de café verde adicionales… y las de café tostado; los empaques; los documentos y archivadores; una sala de descanso y , bueno, ya entiendes el punto. Expandir tu tostaduría requiere más que solo comprar una máquina más grande.

Calcula el espacio que tienes actualmente y el que vas a necesitar. Recuerda, este no es el momento de hacer cálculos moderados.

Adicionalmente, considera tus opciones. Si ya estás en una unidad grande, es posible que no necesites cambiar nada. Sin embargo, si necesitas más espacio, investiga si debes mudarte o si puedes expandirte al espacio comercial que bordea el tuyo. Afortunadamente, para Joe Bean Coffee Roastery, el espacio de al lado se desocupó en el momento justo. Pudieron obtener el permiso para derribar la pared y convertir las dos unidades en una.

Una vez que hayas calculado qué espacio tendrás, puedes planear la mejor manera de ocuparlo. Joe Bean Coffee Roastery no solo añadió un tostador más grande, sino que también trasladaron la tostaduría y pusieron es ese espacio una cocina detrás de la barra. “Tiene mucho más sentido tener la cocina allí”, dijo Kathy.

Tener más espacio no es solo una necesidad: es una oportunidad. Así que, invierte tiempo y esfuerzo en la planeación de tu nuevo diseño, ya que será difícil cambiarlo después de que ya te hayas expandido.

Janine Melnick, tostadora principal de Joe Bean, inspecciona el nuevo tostador Probat de la compañía. Crédito: Cris Van Grol

3. Personal Y Estructura De La Empresa

Al expandirse, es importante contar con empleados dedicados que compartan tu visión. Dena Jones, gerente de operaciones me dijo que Joe Bean contrató nuevo personal durante la expansión, y que fueron fundamentales para el éxito de la compañía.

“Tener a todas estas otras personas en la mezcla ha sido tremendo”, dijo, “y debo reconocer que todas tienen algo que aportar. Veo que nuestro mayor crecimiento ha sido en nuestro recurso de personas”.

A medida que tu negocio evoluciona, no solo necesitarás más personas: también necesitarás personas para diferentes roles. Dependiendo de las operaciones planeadas, puede que estés buscando un tostador, un gerente de desarrollo comercial o un comprador de café verde.

No te olvides de tu personal actual. ¿Cambiarán sus roles? ¿Tendrán más o menos trabajo del que tenían antes y, cómo vas a ayudarlos a gestionarlo?

Y, quizás lo más importante, ¿cómo vas a asegurarte de que el equipo funcione sin problemas? Kathy me dijo que, como la tostaduría está ahora en un área diferente de la cafetería y el restaurante, la comunicación entre las diferentes secciones se hizo más difícil.

“Tuvimos que volver a pensar un poco en cómo podríamos asegurar la comunicación entre los departamentos”, explicó. “Ahora programamos más nuestro tiempo, asegurándonos de tener una reunión sobre producción de manera regular, habitualmente tenemos una reunión con las partes de la barra y la tostaduría, solo para asegurarnos de que la comunicación realmente se esté ejecutando”.

Como siempre, la planeación es clave para garantizar un período de transición sin problemas y un éxito continuo.

Ben Turiano, copropietario de Joe Bean, , habla con productores en Nicaragua. Crédito: Joe Bean

4. Equipamiento

Con una nueva tostaduría viene una nueva máquina tostadora. Joe Bean comenzó con una máquina Ambex de 10 kilos que hacía aproximadamente 60-80 lb/hora. Cuando se expandieron, invirtieron en una máquina Probat de 25 kilos que hace aproximadamente 250-300 lb/hora.

Sin embargo, no fue tan fácil como simplemente comprar una máquina nueva. También hubo una curva de aprendizaje exorbitante. Janine Melnick, me dijo: “Cuando cambias de un tostador pequeño a un tostador más grande, la transferencia de calor cambia y el grosor de la sonda de temperatura cambia, por lo que la masa de tostado debe cambiar”.

Dominar los procesos de una nueva máquina lleva tiempo, y los tostadores deben atravesar una fase de ensayo y error (así como tiempo significativo de investigación). Janine me dijo: “Cada tostador tiene su propia teoría personal sobre el tueste que se compone quizás de libros que han leído o tostadores con los que han hablado”.

En otras palabras, si piensas comprar una máquina nueva debes planear pasar algún tiempo aprendiendo cómo usarla.

Janine Melnick, tostadora principal de Joe Bean. Crédito: Cris Van Grol

5. Considera a Tus Nuevos Clientes

A medida que amplíes tu tostaduria, quizás pienses en acercarte a diferentes clientes. Esto requerirá cambiar tu modelo comercial cuando empieces a comprender sus necesidades.

Kathy me dijo que Joe Bean Coffee Roastery comenzó a diversificar sus ofertas. Ahora venden los mismos cafés especiales de alta calidad que solían usar, pero también agregaron cafés especiales más económicos al menú. Me dijo que, si bien todavía son de especialidad, son “lotes combinados” en lugar de orígenes únicos, lo que les permite tener un precio más competitivo para los clientes mayoristas y los distribuidores que desean pedidos más grandes. A su vez, esto logra poner su café en los estantes de los supermercados.

También tuvieron que reconsiderar su técnica de ventas. “Incluso nuestro departamento de ventas”, dijo Kathy “[teníamos que] adaptarlo al tipo de cliente al que apuntábamos... Nos ha tomado un poco de tiempo volver a imaginar y cambiar nuestra forma de pensar y cómo nos acercamos, y  a quién nos acercamos, en cuanto a nuestros clientes mayoristas”.

Y no solo tuvieron que ajustar su menú y adoptar nuevas prácticas de ventas, sino que también tuvieron que construir nuevas relaciones, algo que nos lleva al punto número 6…

La directora mayorista de Joe Bean, Katie Hagstrom, con algunos de los cafés de la empresa. Crédito: Rachel Liz Photography

6. Promoción Y Construcción De Relaciones

Muchas de las relaciones comerciales de Joe Bean Coffee Roastery llevan años tejiéndose. Se han logrado en exhibiciones, programas de capacitación y otros eventos de la industria. “Una de nuestras relaciones comerciales directas más fuertes”, me dijo Kathy, “Ben los conoció… probablemente hace unos siete años en un evento de café, y simplemente mantuvieron la relación”.

Cuando comiences a pensar en expandirte, busca nuevos socios y clientes potenciales. Considera si podrías trabajar con cualquiera de tus contactos actuales. Y siempre dedica tiempo a realizar conexiones.

Sin embargo, expandir tu tostaduría no solo requerirá de nuevas relaciones, también puede facilitar la promoción de tu negocio y ayudarte a construir nuevas relaciones para el futuro. Con su tiempo adicional, recursos y personal, Joe Bean Coffee Roastery ha estado enviando miembros del equipo a eventos, fincas de café y más.

Por ejemplo, Janine, la tostadora principal, ha estado compitiendo, algo que recompensa su arduo trabajo y que a su vez promueve la marca. La compañía también envió a uno de sus baristas a un país cafetero. Esto motivó al barista y benefició a Joe Bean Coffee Roastery, ya que los conocimientos adicionales del barista podrían compartirse con el equipo y utilizarse en los ingredientes que se les ofrecen a los clientes. Ben Turiano, copropietario, también fue juez en una competencia de micro lotes en Colombia.

Kathy me dijo que estas han sido oportunidades valiosas “que realmente nos abrieron la puerta”. El equipo planea enviar a su personal a más eventos como este en el futuro.

Por supuesto, estas no son tus únicas opciones. Puedes pensar que los viajes de origen no se ajustan a tu estrategia. Pero pase lo que pase, es importante que tengas un plan para crear conciencia sobre tu marca y sobre cómo crear nuevas relaciones comerciales.

Ben Turiano, copropietario de Joe Bean, en Nicaragua con Don Roger, productor de Gold Mountain Coffee. Crédito: Ben Turiano

Expandir una tostaduría nunca es fácil. Sin embargo, con trabajo duro y estrategias sólidas, puedes tener éxito. Considera el espacio, el personal y el equipo. Invierte tiempo y esfuerzo en hacer relaciones. Y lo más importante de todo, planea, planea y luego planea un poco más.

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Escrito en colaboración con Brendan Nemeth.

Traducido por Alejandra M Hernández. Traducción editada por Ricardo Gallopp R.

Ten en cuenta: este artículo fue patrocinado por Joe Bean Coffee Roastery.  

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