Para las tostadoras, una recolección de datos puede mejorar las ganancias, eficiencia, calidad y más. Y con los costos en descenso de las computadoras y hardware de obtención de datos, y el aumento de programas especializados para operaciones de tueste de café, es mucho más fácil que nunca recolectarlos.

Ya sea que se trate del clasificación, desarrollo de productos, producción, garantía de calidad o ventas, los datos están disponibles, pero eso no garantiza que sean útiles.

Soy el autor de Typica, una aplicación gratis, con recursos disponibles (recientemente actualizada a versión 1.8) para tostadores de café y casas tostadoras que ofrece desde la recopilación de datos hasta la impresión de etiquetas por lotes (batch). Aquí está mi consejo sobre los datos que las casas tostadoras  deben recoger, qué métodos de recolección de datos utilizar y cómo evaluar la eficacia de estos.

English Version: Effective Data Collection for Coffee Roasters

Captura de pantalla de Typica 1.8. El costo del grano verde por libra de café tostado. La variación se debe a las diferencias en la pérdida de peso% a través de lotes tostados.

¿Qué Datos Puedes Recolectar?

Hay cuatro grandes categorías de datos que son útiles para operaciones de tueste: tueste, producción, laboratorio y ventas.

1.Datos de Tueste

Esto incluye medición de la temperatura a lo largo del tiempo, cambios de control realizados y la cantidad de tiempo que esto toma para que la temperatura pase a través de los rangos de temperatura relevantes. También se refiere a los datos que se pueden calcular a partir de estos, como el índice de cambio o la diferencia entre las medidas tomadas en diferentes partes del tostador.

También se pueden registrar otros datos del sensor, como color, presión de aire o velocidad, si tu equipo tiene esa opción.

2. Datos de Producción

Esto incluye información sobre compras de café verde, así como detalles como quién tostó un lote, cuándo se tostó, cuánto se usó de un café verde en particular y cuánto se produjo de un café tostado en particular.

3.Datos de Laboratorio

Se trata de cualquier tipo de análisis realizado sobre el producto verde, tostado o terminado. Esto puede incluir: formas de catación, formas de calificación de verdes, medidas físicas tales como contenido de humedad, densidad aparente, color, distribución de tamaño de  las partículas, triangulación, comparación de café preparado con una especificación sensorial y más.

4.Datos de Ventas

¿Quién compra qué? ¿Con qué frecuencia se realizan las compras? ¿Hay algún tipo de promoción o evento que pueda afectar las ventas?

Los tostadores minoristas también deben considerar los cafés usados ​​en la barra.

Bolsas de café verde listas para tostar. Crédito: Honeybee Coffee Company

Herramientas del Mercado:  Cómo Recolectar Datos

Antes de profundizar en estos cuatro tipos de datos, analicemos rápidamente de qué forma puedes registrarlos. Formularios de papel, aplicaciones  y sistemas de datos son posibilidades con distintas ventajas y soluciones

Los formularios se pueden personalizar fácilmente para tus necesidades específicas y pueden hacer la recolección de datos muy eficiente. Sin embargo, usar esos datos más adelante implica copiar la información a una computadora – una tarea aburrida y propensa a errores. También es importante considerar de forma adecuada las diferentes maneras en las que puedes filtrar y agregar los registros antes de la recopilación de datos. Si no lo haces, podría ser difícil realizar análisis específicos.

Las herramientas para un uso en específico, como las aplicaciones para catación, registros de datos de perfil de tueste y puntos  de venta, pueden reemplazar los formularios físicos de registro. También pueden facilitar la obtención de estos datos en una forma utilizable, pero a menudo no están diseñados para integrarse con sistemas fuera de su área de enfoque. Esto hace que sea difícil combinar datos de diferentes aplicaciones. Como resultado, es posible que tengas que introducir la misma información en varios sistemas.

Los programas que integran datos desde múltiples tareas pueden resolver estos retos. Sin embargo, pueden presentar sus propios retos si no requieres la gama completa de características ofrecidas. También suelen ser más complicados de usar que otras opciones.

Café tostado, listo para enfriarse.

Datos de Tueste

Usar una computadora para la recolección de datos, en lugar de registrarlos manualmente, es una de las mejoras más fáciles y significativas que se pueden hacer en actividades de tueste.

En los Estados Unidos, un hardware básico de adquisición de datos se puede instalar en la mayoría de las máquinas por alrededor de US $ 100, aunque opciones más especializadas o sistemas de automatización son más costosas. Incluso, sin automatización, esto permite a la gente enfocarse más en el tueste y menos en documentar esta acción.

Las computadoras pueden mostrar un lote (batch) actual contra un plan de tueste apropiado, realizar cálculos del índice de cambio en tiempo real, realizar ajustes de calibración para diferentes máquinas y aislar partes más significativas del tueste. Todo esto puede resultar en mejoras medibles en la consistencia de la producción – especialmente para el personal menos experimentado – .

Existen varias opciones de software, y algunas de ellas facilitan la conexión de datos de tueste al seguimiento de inventario, métricas de producción y procesos de aseguramiento de calidad.

Captura de pantalla de Typica 1.8. Gráfico de la línea que muestra el aire, el grano y el índice de cambio de la temperatura del café.

Datos de producción

Uno de los desafíos que enfrentan los tostadores de café de especialidad es cómo equilibrar la eficiencia de la producción con la frescura del producto. El seguimiento de los datos de producción facilita la elección de tamaños de lotes óptimos basados ​​en la demanda actual y reciente de cada café.

La variación en el porcentaje de pérdida de peso puede ayudar a identificar qué lotes podrían merecer un control adicional en el aseguramiento de la calidad o quién podrían beneficiarse de una capacitación adicional.

Además, si un café se tuesta de múltiples maneras o se utiliza en mezclas, entender la demanda de estos productos es útil para la creación de planes de compra.

Almacenar esta información en una base de datos permite una amplia gama de informes y proyecciones. También puede simplificar las auditorías que podrían ser requeridas por certificaciones de terceros.

Captura de pantalla de Typica 1.8. Uso diario promedio (en libras) y costo por origen del café.

Datos de Laboratorio

Las propiedades físicas de un café influyen en cómo se comporta este en el tostador. Como tal, pueden sugerir diferentes enfoques para el tueste de ese café. También pueden indicar los problemas de la cadena de suministro que influyen en una decisión de compra.

El análisis después del tueste es clave para asegurar que el café coincida con tus intenciones, así como para diagnosticar la causa de cualquier variación o falla. Recuerda que las condiciones de almacenamiento del café verde o la duración pueden requerir ajustes en el tueste o en la mezcla a lo largo del tiempo. La calidad de la molienda afecta la extracción en la preparación. El equipo de empaque puede fallar de manera que comprometa la integridad del empaque.

Probar los productos terminados y comparar los resultados de la prueba con el tiempo de forma regular, hace posible corregir los problemas antes de que lleguen a un cliente.

Captura de pantalla de Typica 1.8. Promedio de las puntuaciones de catación  agrupados por muestra, se destaca la muestra de mayor puntuación.

VER TAMBIÉN: Efectivos Métodos de Experimentación para Gente de Café

Datos de Ventas

Una comprensión básica de lo que tus clientes están comprando significa que puedes observar las tendencias debido a los cambios demográficos y las variaciones estacionales. También te permite medir el impacto de los cambios en una línea de productos, diferentes eventos y promociones.

A su vez, esto facilita hacer ajustes de línea del  producto a lo largo del tiempo, planificar las promociones y los eventos para mejorar las ventas y crea contingencias realistas en los planes de compra, algo que te ayudará a disminuir el impacto de imprevistos, como retrasos en los puertos, sin comprometerse en cualquiera de los cafés que compras.

Café en proceso de enfriamiento después del tueste

Medir la Opciones

Es importante basar las decisiones de recolección de datos, desde herramientas hasta categorías, sobre cómo vas a utilizar los datos. El uso de un formulario diseñado para evaluar la calidad del café verde no se va a ajustar para documentar el diseño del plan de tueste ni medir la consistencia de la producción. Si estás pensando en adaptar tus procesos de producción a lo que un software lo puede hacer más fácil, puede tener más sentido encontrar un programa diferente o diseñar un nuevo formulario.

También es posible personalizar sistemas para tus necesidades. Algunas ofertas comerciales tienen opciones de personalización y también hay disponibles aplicaciones de código abierto que pueden modificarse según sea necesario. Si no tienes las habilidades técnicas para personalizarlos, está la posibilidad de pagarle a un desarrollador para que cree el sistema que necesitas de las herramientas que ya existen.

Registro de datos de tueste con Typica. Crédito: Wilson’s Coffee and Tea

Evaluar Efectividad

Revisa periódicamente tus métodos de recolección de datos y su uso. A medida que  crece tu negocio, enfrentarás diferentes desafíos que pueden requerir información diferente. Los cambios tecnológicos pueden permitir enfoques que antes eran inasequibles.

También es posible que los datos que parecen una buena idea recopilar no han sido tan útiles como esperabas. Si los datos no son útiles, o si se correlacionan fuertemente con algo que es más fácil de medir, es posible quieras dejar de recopilarlos. Es improbable que se realice una recolección de datos excesivamente onerosa con la precisión y consistencia necesarias para obtener información útil.

Es poco probable que la excesiva recopilación de datos se realice con la precisión y consistencia que se necesita para obtener resultados útiles.

Recuerda que toda esta recolección y análisis de datos es útil sólo en la medida en que proporcione beneficios operacionales reales. Efectivas prácticas de datos deben resultar en mejoras en la eficiencia operativa, la consistencia de la producción, el flujo de caja y las ventas, al mismo tiempo que facilitan la planeación de compras y producción. Además, la integración de la entrada de datos y el análisis en las tareas se debe hacer de una manera que hace que el trabajo sea más fácil de hacer de forma correcta.

La recopilación de datos es una herramienta valiosa, siempre que la utilices bien.

Traducción Alejandra M Hernández y Editado por Karla Ly

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